Maintenir l’équilibre budgétaire

Gérer efficacement les finances des services sociaux
En définitive, ce sont les citoyens qui importent. Quels services reçoivent-ils? Que coûtent ces services? Sont-ils utiles? Les réponses à ces questions permettent de gérer les finances, de respecter le budget et d’aider les citoyens de la meilleure façon qui soit, à l’intérieur des limites fixées par le cadre financier.

Au départ, AS2007 se voulait une solution de mise en place de services sociaux dans les municipalités et leur accès entre les différentes municipalités; elle offre aujourd’hui bien davantage. AS2007 fournit un aperçu financier, une possibilité de suivi budgétaire et une base de statistiques et d’information de gestion.

La municipalité d’Odense, au Danemark, est l’une des 21 municipalités qui utilisent AS2007. Tous les coûts relatifs aux enfants et aux jeunes en situation de marginalisation sociale sont saisis dans AS2007. Helle Damgaard Pedersen, conseillère financière au ministère des Enfants et de la Famille, résume ainsi les retombées d’AS2007 : « Nous respectons le budget ».

AS2007 pour investir la courbe de crédit
La municipalité de Horsens avait des objectifs semblables. « À long terme, nous pourrons utiliser les renseignements contenus dans AS2007 pour créer une “boîte à outils” destinée aux travailleurs sociaux pour les aider à demeurer à l’intérieur des limites du cadre financier lorsqu’ils combinent les services conçus à partir de cette “boîte à outils” », explique Søren Grotkær, directeur des finances et chef de l’administration, qui utilise AS2007 pour la gestion financière.

« La solution AS2007 nous a permis d’inverser la courbe de crédit. Les coûts liés aux services sociaux spécialisés sont en baisse. Afin de repérer immédiatement tout problème, nous assurons un suivi continu du budget en fonction de nos hypothèses budgétaires. Il existe différents niveaux d’accès dans divers services de la municipalité. De plus, la production de rapports détaillés a changé les conversations au sein du comité. Auparavant, les politiciens pouvaient accorder 10 millions de couronnes danoises supplémentaires pour le déneigement puisqu’il fallait de toute façon déneiger. Il leur était cependant difficile de comprendre pourquoi nous ne pouvions pas simplement ajouter certains citoyens à la liste d’attente malgré le droit aux services que leur confère la loi de consolidation des services sociaux », ajoute Søren Grotkær.

Une approche holistique
En ce qui concerne le suivi du budget, Søren Grotkær est enthousiaste à propos du module de suivi des factures d’AS2007, que CGI a développé en collaboration avec les municipalités qui utilisent le système. Lorsqu’une facture est reçue, elle est transférée dans AS2007 afin que l’utilisateur puisse vérifier qu’elle correspond au bon de commande, auquel cas elle est payée. Si les documents ne concordent pas, l’utilisateur a la responsabilité de déterminer si l’erreur provient de la facture ou du bon de commande.

Établir un budget deux ans à l'avance grâce à AS2007
Antonio Barahona, chef d’équipe des finances et du contrôle de gestion pour la municipalité de Herning, présente des moyens supplémentaires de tirer parti d’AS2007 : « nous utilisons entre autres le système pour élaborer des prévisions sur 12 mois, assurer le suivi du budget ainsi que l’établir deux ans à l’avance. De plus, nous avons réalisé de grandes économies dans le secteur des services sociaux aux handicapés, où nous devions trouver un million de couronnes danoises pour l’aiguillage », précise-t-il. AS2007 a servi à documenter les actions : tous les changements ont été inscrits dans le système et utilisés à des fins de production de rapports financiers.

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