Big Lottery Fund (BIG) est le plus important distributeur de fonds issus de la loterie nationale vers les bonnes causes au Royaume-Uni. L’organisme a pour mission d’apporter des améliorations tangibles aux collectivités et dans les vies des plus démunis. Afin d’atteindre cet objectif, l’organisme utilise l’argent amassé par la National Lottery pour financer des projets liés à la santé, à l’éducation, à l’environnement et à des activités caritatives.
Chaque année, BIG reçoit des milliers de demandes de financement, et choisit surtout celles provenant d’organisations du secteur bénévole et communautaire, puisqu’elles sont bien placées pour l’aider à remplir sa mission. Parmi l’éventail de programmes de financement par lesquels BIG apporte sa contribution financière, certains s’appliquent à tout le Royaume-Uni, tandis que d’autres sont conçus et gérés par les conseils d’administration en Angleterre, en Écosse, au Pays de Galles ou en Irlande du Nord. En 2011- 2012, BIG a fait 13 652 promesses de financement à des groupes du Royaume-Uni, dont la valeur s’élevait de 150 £ à plus de 150 millions £, pour un total de 877 millions £. Au cours de cette période, BIG a reçu plus de 24 000 demandes et géré 26 000 dossiers liés à des montants octroyés dans les années précédentes.
Les besoins de BIG Lottery Fund
La gestion des subventions a facilité les choses.
BIG pénètre au cœur des collectivités du Royaume-Uni et apporte son aide, sous forme de subventions, aux plus démunis. Ces dons pourraient offrir une visite paralympique à un jeune handicapé, aider des communautés rurales d’Écosse à devenir plus résistantes et durables, encourager un studio de musique pour jeunes financé par l’État, ou encore contribuer à la création de collectivités locales solides grâce à des projets à saveur sociale ou environnementale.
Les organisations du secteur bénévole et communautaire qui comptent sur les subventions que BIG octroie sont de plus en plus nombreuses. En 2007, BIG a décidé de renforcer son processus de gestion des subventions. Ils souhaitaient un résultat qui permettrait non seulement de s’occuper du volume croissant de demandes, mais aussi de gérer la répartition des fonds et l’environnement de travail changeant, sans incidence majeure sur les demandes en cours. La solution devait être facile à utiliser, résiliente et efficace en matière de coûts et d’évolution des fonctionnalités.
Notre solution
De grands changements en vue
Nous avons conçu, élaboré et mis en œuvre la suite logicielle Merlin, qui est désormais le portail officiel de BIG. Il s’agit de l’outil professionnel le plus utilisé par les responsables des subventions et les gestionnaires de BIG. D’autres services, comme les finances, s’en servent également, en particulier pour allouer et verser des subventions. Les utilisateurs tirent parti de l’accès rapide au système, de la possibilité d’autoconfigurer le flux des travaux des programmes de financement et de la résilience obtenue au moyen d’un hébergement du système en deux emplacements.
Les utilisateurs peuvent accéder à l’application grâce à des parcs de serveurs dupliqués situés en des endroits physiques différents : ils n’ont qu’à cliquer sur un autre lien du menu démarrer. Cette stratégie augmente la robustesse en cas d’interruption de service.
Un aperçu de notre intervention
Nous avons mis à niveau l’application principale Merlin en la déplaçant d’un client-serveur vers une application Web dont l’accès est possible à partir du portail. Nous avons ensuite effectué une migration réussie des données présentes dans d’autres bases de données de financement vers la base de données Merlin.
L’ensemble des applications Merlin qui soutiennent le processus de financement constitue, pour BIG, l’application principale de gestion des subventions. Les attributions de subventions sont traitées en fonction de modèles axés sur les données et comprennent les avantages ci-dessous.
- Une approche des demandes de financement fondée sur le flux des travaux, de la capture de données à l’évaluation, et de l’attribution à la surveillance (c’est-à-dire le cycle de vie complet) des fonctionnalités de l’assistant afin de guider la saisie de données sur des chemins particuliers – ces derniers dépendent du type de programme de financement et sont personnalisés selon le formulaire de demande
- Des outils de production de rapports financiers et de gestion
- Une intégration facile des produits afin de soutenir l’accès aux TI, comme JAWS, destiné aux personnes souffrant de troubles de la vue
Pour les demandes
- Une interface sur mesure pour la création de rapports ponctuels à partir d’une capture d’écran prise la veille en fin de journée
- Une intégration des outils MS Office pour des analyses avancées à l’aide de graphes et de tableaux croisés dynamiques
Pour le suivi des équipes
- Un outil de soumission de tâche et d’autorisation par courriel, fondé sur le flux de travaux
- Une gestion de la configuration
- Un contrôle programmé pour tous
Pour l’administration
- Une zone d’accès pour CGI (suivi et soutien)
- Une zone libre-service pour les utilisateurs
Fonctionnalités du portail
- Aucune ouverture de session (l’authentification de l’utilisateur n’est plus nécessaire)
- Adaptées aux rôles des personnes selon leur groupe : les zones de formation, les zones d’utilisation en direct et les zones de test, par exemple
- S’intègrent bien aux mises en œuvre liées aux technologies de l’information et des communications (TIC) de BIG à l’échelle de l’entreprise, ce qui procure certains avantages, notamment l’authentification unique
Une véritable réussite
Aujourd’hui, cinq ans plus tard, BIG ne peut qu’être satisfaite de la manière dont le processus de gestion des subventions a été refondu et uniformisé.
En somme, le système a remplacé les listes dans le quotidien de nombreuses personnes issues de divers services. Par exemple, grâce à la fonctionnalité de paiement que nous avons mise en place, le service des finances est en mesure de déterminer et de gérer la répartition des subventions entre les demandeurs retenus. Les responsables des subventions peuvent aussi transmettre des données sur les demandes de financement afin d’accélérer le processus décisionnel. Il est maintenant facile pour les gestionnaires d’avoir accès à un éventail de fonctionnalités liées à la production de rapports (prédéfinis ou ponctuels) en utilisant une application réservée aux requêtes.
« Au cours des cinq dernières années, BIG a su élargir ses horizons et devenir le principal organisme d’attribution de subventions en gérant des fonds au nom d’autres organismes. Le système de gestion des subventions de CGI a joué un rôle crucial dans cette évolution. Certaines des innovations mises en place par CGI, comme le soutien de système pour la prise de décision, ont été qualifiées de solutions de classe mondiale. » Miranda Collett Responsable de la gestion des données BIG Lottery Fund
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