Fra fysisk arkiv til digital sagsbehandling
Tusindvis af arkivkasser stod imellem et pensionsselskab og dets mål om et papirløst kontor. CGI hoppede ombord i papirbunkerne og hjalp med at transformere forretningen fundamentalt. Digitalisering af de mange sagsakter har effektiviseret sagsbehandlingen, nedbragt udgifterne til arkivering og i sidste ende højnet servicen for pensionskunderne.
De rette dokumenter til rette tid. Det lyder som en simpel opgave, men er kompliceret, når millioner af sider er opbevaret fysisk på et fjernarkiv. CGI’s kunde led under et stort tidsforbrug, hver gang en sagsakt skulle transporteres fra arkiv til kontor. Pensionsselskabet bad derfor CGI om hjælp til at forvalte arkivet og digitalisere tusindvis af dokumenter.
”Når vi designer en scannings- og arkivservice, er det et vigtigt element i vores arbejde, at det er de rette data, der når ud til systemer og medarbejdere. Vi sætter ikke bare strøm til papir, men digitaliserer det, der skaber værdi”, fortæller Mogens Graversgaard Christensen fra CGI. Han er Subject Matter Expert inden for dokument- og dataservices og har de seneste 10 år arbejdet med digitalisering af forretningsprocesser.
For den aktuelle kunde betød det, at CGI overtog det fulde ansvar for den samlede sagsmængde på ca. 8 mio. sider. En del af dokumenterne havde mange år på bagen og skulle ikke umiddelbart bruges i sagsbehandlingen, men stadig opbevares. Resten af dokumenterne blev nøje udvalgt, klargjort, scannet, tolket og gjort tilgængelige digitalt.
Mere kundeservice, færre ’rugbrødsopgaver’
Værdien af digitaliseringen er helt konkret. Alle aktuelle dokumenter er umiddelbart tilgængelige, og selskabets medarbejdere kan begynde sagsbehandlingen straks. De har nu bedre tid til at fokusere på kundeservice frem for trivielle rekvirerings- og arkiveringsopgaver. Samtidig er udgiften til arkivplads faldet drastisk.
”Der er reelt tale om et forretningsprojekt frem for et it-projekt, for digitaliseringen har ændret selskabets måde at arbejde på. Vi har ’sat proppen’ i, så der ikke bliver skabt nye, fysiske dokumenter. Samtidig har vores hold af operatører manuelt valideret scanningen af de eksisterende dokumenter. Selskabets medarbejdere modtager derfor strukturerede data af høj kvalitet og kan levere værdi til deres kunder fra første dag”, meddeler Mogens Graversgaard Christensen.
Forberedt til den nye persondataforordning
Dokumenterne er ikke blot gjort tilgængelige – de er også blevet nemmere at forvalte. Det er yderst vigtigt med den nye EU persondataforordning på trapperne, der medfører strengere krav til behandling af data. Som selskab skal man fx kunne håndtere, at det skal være lige så let at trække et samtykke tilbage som at afgive det. Data skal derfor nemt kunne findes og slettes igen.
”I fysiske arkiver er det helt lavpraktisk kompliceret og omkostningstungt at finde frem til gamle dokumenter. Alene det at skulle holde styr på, at man ikke opbevarer personfølsomme oplysninger unødvendigt længe, er svært i et traditionelt arkiv. Digitaliserede dokumenter giver helt andre muligheder for umiddelbar søgning og sletning”, fastslår Mogens Graversgaard Christensen.
Digitalisering med mening
CGI’s scannings- og arkivservices understøtter pensions- og forsikringsselskabers vej mod digital transformation. Der er nemlig en vigtig pointe i at gøre noget mere og ikke bare, ’som man plejer’, ved hjælp af digitalisering. En PDF i en e-mail tilfører fx ikke den samme værdi som strukturerede og validerede data.
”Vi anerkender fuldt ud, at transformation tager tid. Man vi bestræber os på, at vi med vores services optimerer vores kunders forretning, så de kan lægge papirbunkerne bag sig. For os er det digitalisering med mening”, slutter Mogens Graversgaard Christensen.
Vil du høre mere om CGI’s scannings- og arkivservices?
Kontakt: Mogens Graversgaard Christensen
T: 21 71 73 08
E: mogens.christensen@cgi.com
