Wie unkompliziert und schnell könnte die dienstliche Beurteilung erfolgen, wenn sie digitalisiert wäre! Für erste Ministerien und Ämter ist dies bereits Realität: Mit der dienstlichen Beurteilungsdatenbank (BUDB) hat für sie ein neues digitales Zeitalter begonnen.
Die Herausforderung
Auch heute noch ist die dienstliche Beurteilung von Beamtinnen und Beamten in vielen Behörden mit einem enormen Aufwand verbunden. Dies liegt vor allem daran, dass die dienstliche Beurteilung in der Regel noch vollständig analog erfolgt. In den vorhandenen Systemen wie EPOS oder SAP sind die notwendigen Arbeitsschritte nicht praxisgerecht abgebildet. Hinzu kommt, dass die Beurteilungsrichtlinien behördenspezifisch sind.
Unsere Antwort
In der dienstlichen Beurteilungsdatenbank (BUDB) werden alle Regel- und Anlassbeurteilungen zentral verwaltet. Benötigte Stammdaten werden aus Fremdsystemen importiert. Angepasst auf die spezifische Organisationsstruktur, bildet die Datenbank den gesamten Workflow ab und gibt Auskunft über den Fortschritt der einzelnen Beurteilungen. Die Ergebnisse werden entsprechend der Maßstabskonferenz normiert. Wichtig ist zudem, dass sich das System leicht an behördenspezifische Richtlinien anpassen lässt.
“CGI unterstützt konsequent die Digitale Transformation der öffentlichen Verwaltungen. Wir entwickeln Lösungen zusammen mit unseren Kunden mit dem Anspruch: Aus der Praxis für die Praxis.”
Andreas Wachtel, Leiter Competence Center “Digitale Lösungen Public”, CGI
Die Praxis steht im Vordergrund
Die Personenübersicht ist die Startseite sowohl für die Mitarbeitenden als auch für die Beurteilenden. Der gezeigte Umfang an Informationen ist an die jeweilige Rolle angepasst. Mit einem Klick stehen die Personendaten sowie die aktuell offenen Beurteilungen zur Verfügung.
- Unter „Personendaten“ sind alle relevanten Informationen zu der oder dem Beurteilten zu finden. Sämtliche Beurteilungen der jeweiligen Person sind aufgelistet, sodass eine Historisierung möglich ist. Der Informationsumfang auf der Seite ist je nach Rolle sicht- und bearbeitbar. Beispielsweise können ausschließlich die Mitarbeitenden des Personalreferats administrative Daten einsehen.
- Der Beurteilungsbogen enthält eine Navigationsleiste, die für jeden Abschnitt den Bearbeitungsstatus und Links zum jeweiligen Abschnitt zeigt. Neben vielen Features wie Upload, Download von Erkenntnisquellen oder Angabe des Beurteilungszeitraums gibt es eine Punktematrix mit beliebig vielen Beurteilenden.
Zusätzlich sind alle administrativen Features an einem zentralen Ort versammelt und aufrufbar. Je nach Rolle gibt es dort neben der Möglichkeit der Rechte- und Abteilungszuordnung die Option, eine Maßstabskonferenz zu hinterlegen und eine neue Regelbeurteilung auszulösen. Eine Exportfunktion erlaubt es, die aktuellen Daten zu allen Beurteilungen als Exceldatei abzuspeichern.
Die gesamte Beurteilung in nur einer App
- Individuelle Konfiguration der Textbausteine, Kompetenzkategorien und Bewertungsskalen
- Import der Stammdaten über Schnittstellen
- Mehrstufiger Prozess (Erst-, Zweit- und Schlussbeurteiler)
- Berücksichtigung aller Interessenvertretungen
- Berücksichtigung von Teilzeitregelungen und Freistellungen
- Vorläufige und finale Prüfung durch das Personal
- Revisionsmodus: Änderung nach Abschluss einer Beurteilung
- Generierung eines Abschlussdokuments im Format MS Word
- Single-Sign-On, Client-Java-Anwendung, barrierefrei verschlüsselt
Der Erfolg
Die dienstliche Beurteilungsdatenbank hat sich bei unseren Kunden bewährt und als unerlässliches Werkzeug im Beurteilungsprozess etabliert. Wo früher Akten hin und her getragen wurden, gibt es jetzt ein zentrales Portal, über das sämtliche Arbeitsabläufe rund um die dienstliche Beurteilung erfolgen, was für die öffentlich Bediensteten eine erhebliche Arbeits- und Zeitersparnis bedeutet. Sie fokussiert sich auf den Beurteilungsprozess und integriert sich in die vorhandenen Personalprozesse – unsere App für die Praxis!
