Ihre Lösung für die digitale Zusammenarbeit

Wenn es um die Zukunft unserer Verwaltungen geht finden sich Schlagworte wie Digitale Strategie 2025, Digitale Verwaltung in allen analogen, digitalen und sozialen Medien. Das E-Government-Gesetz verpflichtete bereits 2013 Behörden, ab dem Jahr 2020 auf elektronische Verwaltungsarbeit umzustellen – mehr Kunden und Bürgernähe sollen durch schlankere und schnellere Bearbeitung von Vorgängen erreicht werden.

Auch in vielen privatwirtschaftlichen Unternehmen besteht - beispielsweise aufgrund juristischer oder sicherheitsrelevanter Anforderungen - oftmals der Bedarf, Dokumente einheitlich zu erzeugen, zu bearbeiten und revisionssicher abzulegen. Dabei erfolgt die Erzeugung und Bearbeitung meist in formalisierten Prozessen und die Ablage in definierten Strukturen. Nur eine standardisierte Verwaltung elektronischer Dokumente ermöglicht den sicheren und schnellen Austausch von Dokumenten und Informationen über alle Abteilungen, Geschäftsstellen oder Standorte hinweg.

Die Lösung von CGI hierfür ist CGI eGov360. Es kann sowohl von Behörden und öffentlichen Verwaltungen (E-Government), aber auch von Unternehmen jeglicher Größe als Enterprise Content Management (ECM) genutzt werden, um sich für die digitale Zukunft fit zu machen.

CGI eGov360 basiert auf Microsoft SharePoint und ist daher ideal geeignet, um sich nahtlos in vorhandene informelle Kollaborationslösungen wie Microsoft SharePoint My- oder Team-Site zu integrieren. Es kann mit überschaubarem Aufwand als verwaltungskonforme Erweiterung (OKeVa) vorhandener Kommunikations- und Kollaborationslösungen genutzt werden.

CGI eGov 360 besteht aus den 3 Modulen :

Modul E-Arbeitsbereich

In dem Modul E-Arbeitsbereich findet die kollaborative Arbeit der einzelnen Elemente einer Dienststelle bzw. einer Organisationseinheit statt. CGI eGov360 bietet die Möglichkeit, verschiedene Arbeitsbereichstypen mit verschiedenen vordefinierten Inhalten, Funktionen und Darstellungen zu erstellen. Damit können z.B. sowohl statische Arbeitsbereiche für Organisationseinheiten als auch temporäre Arbeitsbereiche für Projekte erstellt werden.

Die Arbeitsbereiche stellen virtuelle Arbeitsräume für die digitale Zusammenarbeit auf der Ebene der Organisationsstruktur einer Dienststelle dar. Jedes Element der Aufbauorganisation erhält einen eigenen Arbeitsbereich. Darüber hinaus können dynamisch beliebige Arbeitsbereiche z.B. für Projektgruppen, Gremien etc. erstellt werden.

Ein Arbeitsbereich enthält eine flexible Ablagestruktur für Dokumente, E-Mails, Termine und Ankündigungen. Ferner werden Dokumentenmanagementfunktionen sowie Versionierung, Aufgabenverteilung und -überwachung bereitgestellt. In den Arbeitsbereichen stehen darüber hinaus Schnittstellen zur Vorgangsbearbeitung zur Verfügung. Hierzu gehören die Übersicht aktive Vorgänge der Organisationseinheit sowie die Möglichkeit, aus Dokumenten und E-Mails eines Arbeitsbereiches Vorgänge zu erstellen.

Modul E-Vorgangsbearbeitung

In dem Modul E-Vorgangsbearbeitung findet die Bearbeitung eines Vorgangs von der Eröffnung eines Geschäftsvorfalls bis zur Verfügung „zu den Akten“ statt. Die Bearbeitung wird durch standardisierte Arbeitsprozesse („Workflows“) sowie Aufgaben- und Terminverwaltung unterstützt. Automatische und manuelle Versionierung sowie Protokollierung stellen die Nachvollziehbarkeit des Verwaltungshandelns sicher. Es besteht die Möglichkeit, verschiedene Vorgangstypen mit verschiedenen vordefinierten Inhalten, Funktionen und Darstellungen zu erstellen.

Die Vorgangsbearbeitung stellt Architektur und Funktionen für die Verwaltung und Bearbeitung von aktiven Geschäftsvorfällen einer Dienststelle bereit. Für jeden Geschäftsvorfall wird eine Ablagestruktur (Vorgang) erstellt, in der die relevanten Informationen des Geschäftsvorfalls (Dokumente, E-Mails, Kalender und Geschäftsgänge) abhängig vom Vorgangstyp abgelegt werden können. Jeder Vorgangtyp ist mit einem eigenen Satz von Metadaten ausgestattet, wobei zwischen globalen und lokalen (optional) Metadaten unterschieden wird. Globale Metadaten bilden den Metadatensatz, der über alle Vorgangstypen hinweg gleich ist und im Vorgangsverzeichnis abgebildet wird. Lokale Metadaten haben einen, den globalen Metadatensatz ergänzenden Umfang und werden nur im Vorgang selbst abgebildet.

Vorgänge können weitere Untervorgänge enthalten. Somit ist eine beliebige Strukturtiefe abbildbar.

Die Vorgangsbearbeitung bietet alle für die Geschäftsvorfallbearbeitung erforderlichen Funktionen an und kann damit den gesamten Lebenszyklus eines aktiven Geschäftsvorfalls von der Entstehung bis zu dessen Verfügung „zu den Akten“ abbilden. Somit ist auch die Verschiebung in den passiven Datenbestand der Aktenhaltung elektronisch abgebildet: Vorgangserstellung, Geschäftszeichenvergabe für Schriftgutobjekte, sogenannte Ad-hoc-Workflows zur Durchführung von Geschäftsgängen (Aufgaben), Verfügungen, Protokollierung, Schließen des Vorgangs („zu den Akten legen“).  

Das Vorgangsverzeichnis (auch Vorgangsliste) bietet den Überblick über alle Vorgänge einer Dienststelle. Die Zugrifferlaubnis auf einen einzelnen Vorgang ist abhängig von der Berechtigung des individuellen Nutzers.

Modul E-Akte

In dem Modul E-Akte werden die zu den Akten verfügten Vorgänge in Akten gegliedert, nach einem Aktenplan strukturiert und archiviert. Das System bietet die Möglichkeit, die digitalen Unterlagen bis zur Erreichung der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht revisionssicher zwischenzulagern, bis sie an ein Langzeitarchiv (bspw. das Bundesarchiv) übergeben werden können. Bis zur Übergabe an ein Langzeitarchiv können die digitalen Unterlagen noch bearbeitet werden; bspw. kann noch lesend darauf zugegriffen werden. Es besteht die Möglichkeit, verschiedene Aktentypen mit verschiedenen vordefinierten Inhalten, Funktionen und Darstellungen zu erstellen.

Die Aktenhaltung stellt Architektur und Funktionen für die geordnete Ablage und Aufbewahrung von Akten einer Dienststelle bereit. Das System ermöglicht die Verwaltung von zweistufigen (Akte – Dokument) und dreistufigen (Akte – Vorgang – Dokument) Aktentypen gemäß OKeVA-Baustein E-Akte. Vorgänge und Dokumente in diesem Baustein unterliegen den besonderen Anforderungen der Revisionssicherheit von Anwendungen und sind grundsätzlich unveränderbar.

Gleich einem Vorgangstyp ist auch jeder Aktentyp mit einem Satz von globalen und lokalen (optional) Metadaten ausgestattet. Globale Metadaten bilden den Metadatensatz, der über alle Aktentypen hinweg gleich ist und im Aktenverzeichnis abgebildet wird. Lokale Metadaten haben einen, den globalen Metadatensatz ergänzenden Umfang und werden nur in der Akte selbst abgebildet.

Die Aktenhaltung bietet alle Funktionen die für die geordnete und strukturierte Aufbewahrung erforderlich sind (Aktenplan, Aktenzeichenvergabe, Protokollierung).

Das Aktenverzeichnis (auch Aktenliste) bietet den Überblick über alle Akten einer Dienststelle. Der Zugriff auf einzelne Akten ist jeweils abhängig von der Berechtigung des Nutzers.

Jede Akte verfügt über ein eigenes Vorgangsverzeichnis, das alle in der Akte registrierten (in der Vorgangsbearbeitung aktiven) und in der Akte befindlichen (abgeschlossenen) Vorgänge aufführt.

Zur zentralen Bereitstellung von Informationen werden diese Module durch die zusätzlichen Bausteine Portale und die Nutzer- und Lösungsspezifische MySite ergänzt. Auf diesen Seiten werden organisations- bzw. nutzerbezogen die für die Nutzer jeweils notwendigen Informationen zusammengefasst und kontextspezifisch aufbereitet angezeigt.

Die Portale sind die zentralen Ankerpunkte der Navigation, da der Nutzer von hier aus zu allen anderen Bereichen gelangen kann.

Grafik eGov360 Vorgangsbearbeitung
Abbildung: Grafische Darstellung der Funktionen der Vorgangsbearbeitung und das Zusammenwirken der drei Module

CGI eGov360 vereinfacht die moderne Verwaltung und bietet Ihnen erhebliche Mehrwerte:

  • Leicht in bestehende Microsoft SharePoint-Struktur integrierbar
  • Intuitive Handhabung durch Nähe zu Microsoft 365
  • Hohe Individualisierung, da alle Module selektiv ausgewählt, konfiguriert, geändert oder ergänzt werden können
  • Maximale Skalierbarkeit
  • Bestätigte Übereinstimmung mit den Vorgaben des E-Government-Gesetzes
  • Revisions- und manipulationssichere Dokumentenablage

 

  • Zeit- und ortsunabhängige Zusammenarbeit über Verwaltungsgrenzen hinweg
  • Mehr Flexibilität und kürzere Reaktionszeiten bei sich verändernden Prozessen und Aufgaben bei gleichzeitig optimierter Nutzerfreundlichkeit
  • Regelbasierte Berechtigungssteuerung
  • Reduzierte Kosten, z. B. durch papierlose Archivierung
  • Beschleunigte interne und externe Arbeitsabläufe
  • Betrieb und Support ist in Netzwerken mit VS-Einstufung wie unsere Solution GSN möglich (CGI im Geheimschutz-Abkommen)

Grafik: CGI eGov360 Vorgang erstellen

 

Der Einstig CGI eGov360 ist sehr einfach. Informieren Sie sich bei uns, wie Sie in wenigen Schritten in das moderne Kollaborations-Framework einsteigen.

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