Eine Frau sitzt an einem Tisch und lacht mit ihren Kollegen

 

It’s time: Eröffnen Sie Ihren Mitarbeitenden jetzt neue „Freiräume“

Die Arbeitswelt ändert sich derzeit gravierend – viele Unternehmen möchten ihre Arbeitsabläufe daher ganz flexibel gestalten können. Unsere Lösung Door James vereinfacht Ihnen die smarte Verwaltung Ihrer Workspaces und Ressourcen, sorgt für Transparenz im Hinblick auf die tatsächliche Nutzung Ihrer Räumlichkeiten und ermöglicht es Ihnen gleichzeitig, die Begegnungen vor Ort zu koordinieren und zu dokumentieren.

Transformieren Sie Ihre Arbeitsplätze und passen Sie Ihre Ressourcen optimal der Auslastung an!

Unsere Lösung besteht aus einer Door James App, mit denen Ihre Mitarbeiter schnell und zuverlässig von zuhause oder unterwegs über ihre Handys einen Arbeitsplatz buchen, sowie dem Door James Admin Panel, mit dem Sie oder Ihre Rezeptionsmitarbeiter effizient über eine Website die Arbeitsplatzbuchungen verwalten und die Kapazitäten im Unternehmen managen.

Zwei Hände liegen auf einer Steuerungszentrale

Transparenz und Flexibilität

Gewinnen Sie mit dem Admin Panel Klarheit über Ihre Ressourcen und die Nutzung. Passen Sie die Anzahl der Mitarbeitenden, die Zugang zum Office haben, nach Bedarf einfach an.

Sicherheit

Durch die Verifizierung über unseren digitalen Member Badge erhöhen Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter automatisch die Sicherheit im Unternehmen. So kann sich jede Person digital ausweisen und das Office (trotz vergessener Karte) nutzen. 

Übersicht

Door James macht es Ihnen leicht, die Kapazitäten Ihres Office im Blick zu behalten und dem realen Bedarf anzupassen. Nutzen Sie die Daten, um Ihre Büroflächen zu vergrößern oder zu verkleinern – und möglicherweise Ihre Mietkosten zu senken.

Freiraum

Door James bietet Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Möglichkeit, spontan einen Arbeitsplatz zu reservieren oder im Office Buchungen zu tätigen: Arbeiten im Homeoffice und Arbeiten vor Ort werden optimal miteinander verbunden.

 

Eine Frau ist in einem Büro lacht und schaut auf ihr Ipad

Vereinfachung und Effizienz

Erleichtern Sie sich die Verwaltung Ihrer Räumlichkeiten mit dem Admin Panel und entlasten Sie Ihre Mitarbeitenden in der Rezeption.
 

Entlastung

Über das einfache zu bedienende Admin Panel verwalten Sie flexibel die relevanten Unternehmensressourcen und verfolgen den Buchungsstatus in Echtzeit.

Workflow

Optimieren Sie die Prozesse in Ihrem Unternehmen: In Door James können Ihre Mitarbeitenden direkt Tickets schreiben, die dann unverzüglich bearbeitet werden.

Anpassung

Entscheiden Sie sich auf Grund einer klaren Datenlage gezielt für die Vergrößerung oder Verkleinerung Ihres Office-Space – und reduzieren Sie u. U. Ihre Kosten.

 

Mehrere Mitarbeiter sitzen unter Corona Schutzmaßnahmen in einem Büro

Covid-19-Features

Praktische Features vereinfachen bei Door James die Kontaktverfolgung und gezielte Desinfektion der Arbeitsplätze – so gewährleisten Sie ein sicheres Umfeld für Ihre Mitarbeitenden.

Nachverfolgung

Regulieren Sie die Anzahl der Mitarbeitenden anhand des Check-in- und Check-out-Verfahrens für gebuchte Ressourcen. Darüber hinaus lassen sich Anwesenheitslisten erstellen, Infektionsketten nachvollziehen und bei Bedarf betroffene Mitarbeitenden kontaktieren.

Hygiene

Über Door James können Sie Ihrem Reinigungsteam ganz einfach eine Liste aller an einem Arbeitstag benutzten Tische und Meetingräume übergeben: Ohne unnötigen Aufwand werden Ihre Räumlichkeiten wieder in einen hygienisch einwandfreien Zustand gebracht werden.

Abstand

Mit einem Klick blocken Sie ausgewählte Arbeitsplätze, um die Mindestabstände im Office einzuhalten und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Sicherheit zu gewährleiten – auch bei einer Anwesenheit vor Ort! 

 

Die App ermöglicht Ihren Mitarbeitenden, sich selbst für einen bestimmten Zeitraum einen freien Arbeitsplatz zu buchen. Sie erkennen auf einen Blick, wann welche Flächen frei sind und wie diese ausgestattet sind. So lassen sich passende Meetingräume oder Tische bequem von zuhause oder unterwegs aus reservieren. Darüber hinaus wissen Ihre Mitarbeitenden im Voraus, wo sie sitzen werden und finden sich vor Ort besser zurecht.

Drei Handybildschirme mir der Door James App auf dem Display
Digitaler Member Badge

Mit dem persönlichen digitalen Member Badge weisen sich Ihre Mitarbeitenden zuverlässig aus. Zudem bietet die App eine digitale Visitenkarte und einen LinkedIn-Zugang, um sich schnell und unkompliziert mit Kunden vernetzen zu können.

Interaktiver Grundriss

Ein individuell auf Ihre Bürofläche angepasster interaktiver Grundriss ermöglicht Ihren Mitarbeitenden die Übersicht über alle Buchungen in Echtzeit. Verschiedene Farben signalisieren dabei den Status des jeweiligen Arbeitsplatzes: belegt, frei oder reserviert. 

Office-Kapazität

Eine tagesaktuelle Statistik zeigt die wahrscheinliche Auslastung des Offices – basierend auf Vergleichsdaten vergangener Tage. So können sich Ihre Mitarbeitenden leichter entscheiden, wann sie das Büro am besten besuchen und einen Tisch buchen möchten.

Automatische Benachrichtigungen

Ob Buchungserinnerung oder Mitteilungen über eine potenzielle Begegnung mit einem Infizierten – alle automatischen Benachrichtigungen durch die App lassen sich individuell auf die Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen. 

Check-in via QR-Code 

Für das unkomplizierte und schnelle Einchecken an einen gebuchten Tisch müssen Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter lediglich mit ihrem Handy den QR-Code scannen, mit dem jeder Tisch von uns ausgestattet wird.

 

Mit dem Admin Panel können Sie in Ihrem Unternehmen alle Buchungen einsehen, freie Kapazitäten überprüfen oder auch bestimmte Räume und Tische blocken. Darüber hinaus sorgen mehrere Analyseoptionen dafür, dass Sie Ihre Räumlichkeiten optimal nutzen beziehungsweise entsprechend anpassen und die Sicherheit Ihrer Mitarbeitenden gewährleisten können.

Ein Bildschirm mit dem Admin Panel auf dem Bildschirm
Covid – 19

Im Admin Panel steht Ihnen eine individuell auf die COVID-19-Regeln jedes Office anpassbare Seite zur Verfügung. Sie können zum Beispiel selbst entscheiden, ob Sie mit einem Fragebogen die Sensibilität Ihrer Mitarbeitenden für dieses Thema noch einmal stärken. Sollte eine Infektion in Ihrem Unternehmen auftreten, können alle Kolleginnen und Kollegen, die sich gleichzeitig mit dem betreffenden Mitarbeitenden im Office aufgehalten haben, automatisch und anonym benachrichtigt werden.

Detaillierte Analyse 

Erhalten Sie detaillierte Informationen zur Nutzung, zum Beispiel über die Stoßzeiten der Offices, die Anzahl der täglichen Besucherinnen und Besucher und die am häufigsten besuchten Bereiche. Damit können Sie Ihre Büroflächen optimal an den Bedarf anpassen.

Ticket-System

Über ein integriertes Ticket-System in der App können die Nutzer mit wenigen Klicks direkt Schäden am gebuchten Arbeitsplatz melden, zum Beispiel einen defekten Stuhl, einen fehlenden QR-Code oder einen wackelnden Tisch.

Mitarbeitende auffinden

Je nach Konfiguration können Sie Ihre Mitarbeitenden schnell in einer Listen- oder Grundrissansicht Ihrer verschiedenen Standorte ausfindig machen. Dies erleichtert die Zusammenarbeit und verbessert die Kommunikation in Ihrem Unternehmen.

Office-Überblick

Mit dem Office-Überblick von Door James behalten Sie und Ihre Rezeption alle Ressourcen genau im Blick. Wählen Sie dabei zwischen der Listenansicht oder der Grundrissdarstellung. In der detaillierten Listenansicht sehen Sie den Status jeder buchbaren Einheit und können genau nachvollziehen, welcher Tisch wann von welchen Mitarbeitenden genutzt oder reserviert wurde und welche Einheiten trotz Buchung dann doch nicht benötigt wurden. Die Grundrissansicht zeigt durch klare Farbgebung der Tische (rot = besetzt; grün = frei; grau = geblockt) eine genaue Übersicht über die momentane Office-Nutzung.

 

Der Door James Kiosk ist ein intelligentes Besuchermanagement-Tool, das eine neue, einfachere Form der Registrierung ermöglicht. Die Check-in-Kiosk-App wird auf einem Tablet angezeigt, welches überall an der Rezeption eingesetzt werden kann. Ihre Gäste registrieren sich einfach und papierlos vor ihrem Besuch. Dieses innovative Tool bietet Ihnen einen besseren Überblick, neue Optionen und anpassungsfähige Lösungen, um das Besuchermanagement zu einem besseren Erlebnis für alle Beteiligten zu machen.

Fünf Schritte für ein modernes Besuchererlebnis

  1. Wenn ein Meeting erstellt wurde, erhält der Gast eine E-Mail mit der Bestätigung des Meetings.
  2. Für den Check-in wird ein individueller QRCode oder eine Meeting-ID verwendet, welchen externe Gäste mit allen weiteren Meeting-Informationen 24 Stunden vor dem Termin per E-Mail vom Door James System erhalten.
  3. Auf dem Tablet, am Kiosk wählt der Besucher die Option zum Einchecken oder Auschecken. Zum Einchecken wird der QRCode auf dem Tablet gescannt oder der Einladungscode eingegeben. Ein Fragebogen wird angezeigt, um sicherzustellen, dass die Covid-19 Vorschriften eingehalten werden.
  4. Sobald der Besucher auf Weiter klickt, erhält er die Benachrichtigung, dass der Ausweis gedruckt wird. Gleichzeitig erhält der Gastgeber, der den Termin erstellt hat, eine Benachrichtigung über die Ankunft des Besuchers und kann diesen Willkommen heißen.
  5. Nach dem Meeting checkt der Gast mit einem einfachen Klick wieder aus dem Door James System aus.

Door James ist rechtlich geprüft und entspricht den Security-Bestimmungen. Da das Portal von uns als Cloud-Lösung entwickelt wurde, lässt es sich an allen Standorten mit nur wenigen Klicks implementieren. Nach der Anmeldung erhalten Sie von uns dann noch ein Welcome-Package und eine persönliche Einweisung für Ihre Admin- und Rezeptionsmitarbeitende.

Wir freuen uns darauf, Sie in Ihrem neuen Arbeitsalltag zu unterstützen. Lassen Sie uns gemeinsam Ihre individuellen Anforderungen definieren und Door James optimal auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens ausrichten.