Wie muss ein Client in Zeiten von New Work beschaffen sein, um eine optimale User Experience zu bieten? Diese Frage haben wir mit und für die Landeshauptstadt München beantwortet, lange bevor die Pandemie den Arbeitsalltag überall schnell und grundlegend änderte. Ein Konzept für modernes digitales Arbeiten ist gerade für eine Stadtverwaltung komplex. Häufig müssen bei der Gestaltung der IT-Arbeitsplätze auch politische Entscheidungen mitberücksichtigt werden – zum Beispiel, wenn ein Umstieg von Open-Source- auf Kauf-Produkte beschlossen wurde.
Eine umfassende Literaturrecherche zeigte die grundsätzlichen Konsequenzen von New Work für die IT:
- Die Art des Betriebssystems tritt in den Hintergrund – die Anwendung und ihre Anwendbarkeit steht im Vordergrund.
- Der Betrieb von mehreren Plattformen wird billigend in Kauf genommen, um die User Experience zu verbessern.
- Anwendungen müssen plattformübergreifend und mit einem einheitlichen Look and Feel dem Endgerät angemessen zur Verfügung stehen – und nicht nur das, sie müssen immer und überall verfügbar sein.
- Die Art der Zusammenarbeit wird sich (auch bedingt durch sich ändernde Arbeitsinhalte) verändern und kollaborativer werden.
Doch wie können diese Konsequenzen so verankert werden, dass sie bei allen IT-Entscheidungen Berücksichtigung finden? Gemeinsam mit der Landeshauptstadt München erarbeiteten wir in mehreren Iterationen 13 Maximen, mit denen sich die Nutzerfreundlichkeit in den Mittelpunkt stellen lässt. Hierzu führten wir Design-Thinking-Workshops sowie Umfragen durch und entwickelten Use Cases.
Die definierten Maximen adressieren unter anderem die folgenden Themen:
- Orientierung an Arbeits- bzw. Nutzerprofilen
Die IT-Ausstattung orientiert sich an den Anforderungen und am Arbeitsstil der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – nicht an technischen Möglichkeiten. - Generationen- und nutzerabhängige Gestaltung von IT-Arbeitsplätzen
Der IT-Arbeitsplatz wird nach dem Motto weiterentwickelt: Vielfalt erkennen, akzeptieren und unterstützen. - Flexibler und plattformübergreifender Anwendungszugriff
Anwendungen unterstützen den Geschäftsprozess und stehen plattform-übergreifend bei gleichem „Look and Feel“ zur Verfügung. - Bereitstellung digitaler Arbeitsmittel als Attraktivitätsmerkmal
Im Rahmen eines CYOD-Prozesses („Choose Your Own Device“) bestimmt die Mitarbeiterin bzw. der Mitarbeiter, welche Hardwareoptionen für die eigene Arbeit zum Einsatz kommen. - Schnelligkeit und Agilität
Die Arbeitsweise im Client-Umfeld ist schnell und agil („fail fast, fail cheap, learn fast“). Agile Prinzipien erhalten Vorrang vor wasserfallartigen Projektumsetzungen. - Supportoptionen
Die Landeshauptstadt München bietet verschiedene IT-Supportstrukturen, die den unterschiedlichen Bedürfnissen der Endanwender gerecht werden, von Self-Services bis hin zum Vollservice.
Eine weitere Maxime geht darauf ein, dass auch die Nutzerinnen und Nutzer ihren Beitrag leisten müssen. Es ist die „Maxime zur Bereitschaft, technische Innovationen am Arbeitsplatz mitzutragen“. Die Voraussetzung hierfür sind Einfachheit und Durchgängigkeit der IT-Arbeitsplatzhardware, der Anwendungen und des IT-Supports. Auf diese Weise fördert die IT der Stadtverwaltung schnelle und agile Verwaltungsprozesse – und unterstützt damit unmittelbar die Realisierung der Digitalisierungsstrategie der Landeshauptstadt München.
Die Erkenntnisse aus diesem Projekt haben durch die Pandemie weiter an Bedeutung gewonnen. Die Landeshauptstadt München verfügt über eine solide Basis, um weitere Themen wie beispielsweise „Hybrid Work“ anzugehen.
