Wie Behörden der Schritt in die Cloud gelingt – und warum er alternativlos ist

Immer mehr IT-Abteilungen in der öffentlichen Verwaltung entscheiden sich, Teile ihrer IT in die Public Cloud zu verlagern. Das hat viele gute Gründe, warum moderne öffentliche Verwaltungen in die Cloud gehen.

Die Welt dreht sich immer schneller und es vergeht kaum ein Tag ohne tiefgreifende Veränderungen. In anderen Worten: Wir leben in der VUKA-Welt – ein Akronym für Volatilität, Unsicherheit, Komplexität und Ambiguität. Die damit verbundenen Herausforderungen gehen auch an der öffentlichen Verwaltung nicht spurlos vorbei. Im Gegenteil, diese ist in Zeiten extremer Dynamik des Wandels zunehmend gefordert.

In keinem Bereich ist das stärker spürbar als in der IT. Dort gibt es ständig neue Entwicklungen, Technologien und Möglichkeiten. Um mit den rasanten Veränderungen der IT-Landschaft mitzuhalten, sind auch die öffentlichen Verwaltungen gefordert, ihre herkömmlichen IT-Modelle in den lokalen Rechenzentren zu überdenken und neue Wege zu gehen. Viele Anwendungen werden zukünftig ausschließlich in der Cloud zur Verfügung stehen. Daher wird die Frage, ob man Public Cloud Services nutzen möchte oder nicht, mittel- bis langfristig obsolet.

Eine moderne Verwaltung, die mit der Zeit gehen und junge Fachkräfte gewinnen möchte, kommt nicht umhin, Neues zu wagen. Die vielfältigen Anforderungen aus den Fachbereichen und Referaten lassen sich mit anforderungsgerechten Cloud Services schneller und wirtschaftlicher abdecken. Damit lässt sich die Vision einer modernen, innovativen Verwaltung mit einer zukunftssicheren IT langfristig und nachhaltig umsetzen.

Welche Chancen bieten Public Cloud Services?

Die Integration externer Cloud Provider schafft Handlungsräume, denn die Cloud-Technologien ermöglichen eine flexible und schnelle Reaktion auf neue Anforderungen. Ein aktuelles Beispiel ist ein Chatbot für Wahlen, der mobil genutzt werden kann. Die Modelle der Public-Cloud-Provider ergänzen die Kapazitäten der eigenen IT durch ihre Skalierbarkeit und Flexibilität. Dadurch wird die Time-to-Market deutlich verkürzt und es gibt geringeren Modernisierungsbedarf, da sich die Zahl eigener Anwendungen reduziert. Die IT-Mitarbeitenden haben dadurch mehr Kapazitäten frei und können sich auf die Anwendungen fokussieren, die nicht am Markt verfügbar sind. Dadurch wird das IT-Portfolio erweitert. Die öffentliche Verwaltung wird somit zu einer attraktiven Arbeitgebermarke, die auch zukünftig qualifizierte Fachkräfte aus der IT anzieht und gleichzeitig einen sicheren und sozialen Arbeitsplatz bietet.

Was bedeutet der Schritt in die Public Cloud für die Mitarbeitenden?

Die betroffenen IT-Mitarbeitenden sehen allerdings nicht nur Vorteile. Vielmehr weckt der Wandel – wie jede Veränderung – auch Ängste und Widerstände. Wir von CGI beobachten immer wieder große Unsicherheiten hinsichtlich der neuen Aufgaben, Rollen und Verantwortlichkeiten. Im Zusammenhang mit den Cloud Services entstehen Ängste vor Kontrollverlust und Abhängigkeiten von Cloud Providern. Auch die Befürchtung steht im Raum, dass die eigenen Aufgaben wegfallen könnten. Die Wahrnehmung der internen Tätigkeiten im eigenen Rechenzentrum ist gefühlt schlechter. Diese Arbeit scheint weniger wertgeschätzt zu werden als die innovativen neuen Public-Cloud-Services. Darüber hinaus gibt es auch große Bedenken im Hinblick auf Datenschutz und Datensicherheit.

Wie kann der Weg in die Cloud gut umgesetzt werden?

Um diesen Vorbehalten und Ängsten adäquat zu begegnen, ist es nach Erfahrung von CGI entscheidend, diese Risiken von Anfang an in die Planung der Cloud-Projekte einzubeziehen. Die Transformation in die Cloud kann nur gelingen, wenn es einen Dreiklang gibt aus Technologie, Organisation sowie End-to-End-Prozessen mit klaren Governance-Strukturen und Leitlinien. Einige bewährte Bausteine für den Weg in die Cloud:

• Die digitale Souveränität ist ein wichtiges Ziel in der öffentlichen Verwaltung. Sie erfordert klare Rahmenbedingungen für Cloud Services, insbesondere im Hinblick auf Datenschutz und Datensicherheit. Hierbei ist in der Umsetzung insbesondere eine Exit-Strategie für Cloud Services relevant.
• Eine Multi-Cloud-Strategie trägt dazu bei, die Abhängigkeit von einem Cloud Provider zu verringern. Sie erweitert darüber hinaus das verfügbare Portfolio innovativer Services.
• Um die Sicherheit und Kontrolle über die eigene IT zu gewährleisten, muss genau betrachtet werden, wann eine Anwendung in der Cloud betrieben werden kann, welche Daten wo gespeichert werden und wie diese geschützt sind.
• Die Cloud-Spezifika müssen im Rahmen eines integrierten Prozessdesigns in einer ganzheitlichen Betrachtung in den IT-Prozessen abgebildet werden.

Für diese Compliance-Aufgaben und für das Management der externen Cloud Services sind neue Strukturen zu schaffen und neue Prozesse zu definieren. Daher empfiehlt sich für die Orchestrierung aller Cloud-Aktivitäten und die Beratung rund um Cloud-Themen die Etablierung eines Competence Centers als zentrale Anlaufstelle für alle betroffenen Mitarbeitenden – mit unserer umfassenden Expertise können wir dabei ganzheitlich unterstützen.

Eines wird oft übersehen: Der Erfolg kann sich nur einstellen, wenn neben der IT und den Prozessen die betroffenen Menschen mit einbezogen und in den Mittelpunkt gestellt werden. Entscheidend für die Akzeptanz sind das Verständnis der Nutzerrealität und die aktive Einbindung aller betroffenen Stakeholder durch zielgruppengerechte Kommunikation und Beteiligung. Deshalb ist die Unterstützung durch ein umfassendes strategisches Change Management für alle Betroffenen und Beteiligten unabdingbar.