Overtidsdommen har skapt betydelig oppmerksomhet i HR-, lønns- og arbeidsrettsmiljøene. Diskusjonen har i stor grad handlet om hvordan arbeid utover avtalt stillingsprosent skal behandles, og hvilke økonomiske konsekvenser dette kan få for virksomheter. Det er viktige spørsmål.
Men for mange virksomheter er kanskje det mest interessante ikke selve dommen. Det er hva den forteller oss om utviklingen i arbeidslivet og hvilke krav som stilles til arbeidstidsstyring fremover.
For dommen er ikke et enkeltstående fenomen. Den er del av en utvikling der kravene til dokumentasjon, sporbarhet og etterlevelse blir stadig tydeligere.
Arbeidstiden har blitt mer individuell
Mange virksomheter har historisk håndtert arbeidstid gjennom standardiserte regler og etablerte praksiser. Det har fungert godt i et arbeidsliv preget av mer ensartede arbeidstidsordninger. I dag ser situasjonen annerledes ut.
Virksomheter håndterer i økende grad:
- deltidsstillinger
- graderte sykmeldinger
- fleksible arbeidstidsordninger
- skift og turnus
- individuelle avtaler
- ulike tariffbestemmelser
Jo større variasjon det er mellom ansatte, desto vanskeligere blir det å håndtere arbeidstid gjennom generelle regler og manuelle vurderinger. Det som tidligere kunne løses gjennom praksis og skjønn, krever i dag langt større presisjon.
Dokumentasjon like viktig som beregningen
Debatten etter dommen har i stor grad handlet om hvordan overtid skal beregnes. Men for mange virksomheter er det egentlige spørsmålet et annet: hvordan dokumenterer vi at beregningen er riktig?
Når virksomheter møter krav, revisjoner eller tilsyn, holder det sjelden å vise til etablert praksis. De må kunne forklare hvilke regler som er lagt til grunn, hvordan beregningene er gjennomført og hvilke data som ligger bak. Dette stiller nye krav til sporbarhet. Evnen til å dokumentere beslutninger blir i mange tilfeller like viktig som selve beslutningen.
Arbeidstid har blitt virksomhetsdata
Arbeidstid ble tidligere først og fremst betraktet som et grunnlag for lønn. I dag brukes de samme data til langt mer.
Arbeidstidsdata påvirker blant annet:
- ressursstyring
- bemanningsplanlegging
- sykefraværsoppfølging
- økonomistyring
- internkontroll
- etterlevelse av regelverk
- revisjon og rapportering
Dermed blir kvaliteten på dataene viktigere enn tidligere.
Dersom registreringer, beregninger eller regelverkshåndtering ikke er konsistente, påvirker det ikke bare lønn. Det påvirker også beslutningsgrunnlaget som ledere og virksomheter styrer etter.
Les også: Ansvarlig tidsregistrering gir kontroll, og hvorfor autostempling er en dårlig idé
Den nye risikoen: Når dårlige tidsdata fører til feilbeslutninger
Tradisjonelt har risikoen ved mangelfull arbeidstidskontroll vært knyttet til feil lønn eller manglende etterlevelse. Disse risikoene er fortsatt relevante. Men i dag handler risiko også om kvaliteten på virksomhetens styringsinformasjon. Når arbeidstidsdata brukes som grunnlag for bemanning, budsjettering, sykefraværsarbeid og ressursplanlegging, får feilregistreringer og mangelfull dokumentasjon konsekvenser langt utover lønnskjøringen.
Arbeidstid har blitt en del av virksomhetens styringsgrunnlag.
Hva kjennetegner virksomheter som er rigget for endring?
Det er vanskelig å forutsi hvordan rettspraksis, lovverk og tariffbestemmelser vil utvikle seg de neste årene. Likevel ser vi at virksomheter som håndterer endringer godt ofte har noen fellestrekk:
- Arbeidstid registreres løpende og etterprøvbart.
- Regelverk håndteres konsekvent på tvers av organisasjonen.
- Beregninger kan dokumenteres og forklares.
- Data er tilgjengelig for HR, ledere og lønn.
- Endringer i regelverk kan implementeres kontrollert og sporbart.
Fellesnevneren er ikke at de kjenner fremtidens regler. Fellesnevneren er at de har kontroll på dataene som gjør det mulig å håndtere endringer når de kommer.
