La gestion transparente d'un produit sensible
À propos du ministère néerlandais de la défense
Le ministère néerlandais de la Défense assume trois responsabilités principales :
- protéger le territoire du Royaume des Pays-Bas;
- promouvoir la primauté du droit international et la stabilité;
- soutenir les autorités civiles dans leurs efforts d’application nationale et internationale de la loi, leurs interventions en cas de catastrophes et leurs activités d’aide humanitaire.
Le ministère compte environ 60 000 employés, ce qui en fait l’un des plus importants employeurs aux Pays-Bas.
Les besoins du ministère de la défense
Le ministère de la Défense devait gérer et surveiller de façon transparente l’ensemble du cycle de vie des munitions – de l’approvisionnement à l’utilisation et à la destruction. Il avait également besoin d’obtenir des renseignements complets sur le statut de ses munitions et de gérer l’intégralité du processus logistique, dont les autorisations, le suivi et la traçabilité ainsi que les flux de retour. De plus, les systèmes de l’Armée et des Forces aériennes royales néerlandaises atteignaient la fin de leur cycle de vie.
Au cours des dernières années, le ministère de la Défense a effectué une normalisation des processus et des structures des diverses branches des forces armées. Il avait besoin d’une solution unique et intégrée pour gérer les munitions, qui remplacerait les différents systèmes existants de chaque branche
Le défi
La nouvelle approche de gestion des munitions a nécessité des changements en matière de droits et de responsabilités. En plus de définir les autorisations au sein du système, le ministère devait également effectuer quelques changements organisationnels. La relation entre l’entrepôt et le peloton, par exemple, est devenue une relation de fournisseur à client.
Le processus relatif aux munitions représentait un défi en soi. L’emballage des munitions à retourner ainsi que le retour de munitions partiellement usagées sont compliqués. L’emballage de retour requiert la gestion de plusieurs éléments, dont les étuis vides, les conteneurs et le matériel d’emballage. Le ministère exige que toutes les munitions restantes soient retournées (ce qui n’est pas toujours possible lors du déploiement opérationnel) et que les flux de retour soient enregistrés.
Notre solution
Nous avons analysé les processus relatifs au cycle de vie des munitions. En collaboration avec le ministère de la Défense, nous avons créé un processus qui a été accepté par toutes les parties concernées. Nous avons porté une attention particulière aux normes existantes pour les logiciels prêts à l’emploi, en insistant sur l’aspect pratique et efficace de l’approche à adopter.
Nous avons conçu un système de gestion d’entrepôt, nommé WMS Class V, qui coordonne le flux des marchandises à l’intérieur et autour des entrepôts de munitions pour l’ensemble des forces armées. Un seul système gère maintenant plus de 50 entrepôts, tandis que chaque entrepôt possédait auparavant son propre système. Grâce à WMS, toutes les parties utilisent un système unique qui soutient plusieurs fonctionnalités, y compris l’achat, le contrôle des stocks, la configuration et la gestion de la qualité.
Une véritable réussite
Au cours de ce projet, la collaboration dans le domaine opérationnel a été fructueuse. L’Armée, les Forces aériennes et la Marine royales des Pays-Bas ont synchronisé leurs processus relatifs aux munitions afin de créer une solution intégrée, réalisant ainsi un tour de force en accomplissant ce qui ne pouvait auparavant être fait à grande échelle.
Au sein d’une vaste organisation, il existe toujours des exceptions. Nous avons examiné les possibilités plutôt que d’envisager les idées qui n’étaient pas réalistes. Lorsqu’une idée nous semblait irréalisable, nous avons exprimé nos doutes clairement et avons suggéré d’autres options. Nous avons fait preuve de persévérance et d’une compréhension approfondie du système. Avec l’aide de professionnels expérimentés du domaine de la défense, nous avons expliqué les avantages du système aux employés.
Ce projet a donné naissance à un portail Web sécuritaire à partir duquel seuls les employés autorisés peuvent commander des munitions. Les utilisateurs de WMS Class V peuvent accéder instantanément à l’information relative à leurs autorisations, le statut de leurs demandes et leurs commandes. La chaîne est hautement transparente et réduit considérablement le volume de demandes téléphoniques. Le système a amélioré la gestion du débit des retours et offre une souplesse accrue aux utilisateurs.
Un des avantages du système WMS Class V est qu’il permet de toujours disposer de munitions sécuritaires lors d’une mission. Le matériel est choisi en fonction de la durée de la mission et peut en principe être utilisé jusqu’à la fin de celle-ci. Le système s’assure également que le personnel participant à une mission n’utilise que les meilleures munitions à sa disposition et effectue une rotation fondée sur la méthode du premier périmé, premier sorti.
Le ministère de la Défense sera dorénavant en mesure d’accélérer son temps de réaction aux contingences liées aux munitions. Si une cartouche présente un problème, le personnel peut localiser les munitions pertinentes simplement en appuyant sur un bouton et, dans les cas extrêmes, empêcher leur utilisation. Puisqu’une gestion efficace prolonge la durée de vie des munitions, le système WMS entraînera également des économies de coûts. Grâce à WMS, le ministère néerlandais de la Défense se trouvera à l’avant-garde sur le plan international.
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