À propos du Crown Office and Procurator Fiscal Service (COPFS) 

Le COPFS s’occupe des poursuites judiciaires en Écosse, des enquêtes sur les morts subites ou suspectes, ainsi que des enquêtes sur les plaintes portées contre le corps policier.

Le COPFS travaille en étroite collaboration avec d’autres membres de l’appareil judiciaire pénal afin de faire de l’Écosse un endroit sécuritaire. La divulgation est une composante absolument essentielle du système de justice pénale écossais. Elle doit être efficace et effectuée en temps opportun pour assurer que la justice soit rendue et pour éviter des procès et des délais inutiles. La Couronne a l’obligation de divulguer tout renseignement important favorable ou défavorable à l’accusé (s’applique à toute affaire d’intérêt public).

Les responsabilités de la Couronne en matière de communication de l’information s’appliquent à toutes les étapes d’un dossier, à partir du moment où il y a possibilité de procès jusqu’à la conclusion de celui-ci. Elles valent pour toute procédure d’appel subséquente et restent en vigueur après la fermeture finale du dossier. Si la Couronne ne remplissait pas ses obligations de divulgation envers la partie défenderesse, il pourrait en résulter une grave violation des droits de la personne.

Les besoins du COPFS 

Chaque année, les employés du COPFS traitent approximativement 350 000 dossiers. Ils produisent donc une quantité importante d’éléments de preuve en respectant leur devoir de divulgation envers les divers représentants de la défense. Les renseignements sont habituellement imprimés et envoyés par messager aux représentants. Cette manière de faire comporte des failles : le caractère incertain de la livraison et l’entretien des archives qui arrivent en grand nombre. De plus, les processus effectués sur papier se révélaient inefficaces et laborieux pour les représentants de la défense et pour le personnel du bureau de la Couronne.

Le défi

Le COPFS souhaitait faire évoluer ses pratiques de divulgation de manière à mettre en pratique l’objectif lié aux technologies de l'information et de la communication (TIC) du gouvernement visant l’inclusion numérique. En 2007, la Couronne s’est donné le mandat précis d’améliorer ses pratiques de divulgation des preuves en format électronique. Sa volonté était de bâtir une voie de divulgation des preuves électroniques qui soit simple, sécurisée, efficace, souple et directe, et qui soit accompagnée d’une piste d’audit fiable.

Notre solution

En 2008, nous avons commencé à faire équipe avec le COPFS pour concevoir un système de divulgation sécurisée des preuves (Secure Disclosure of evidence Système, ou « SDS »). Nous avons fait appel à plusieurs membres du COPFS, y compris des cadres supérieurs, des représentants des services fiscaux, des professionnels en TI et des experts juridiques. Ils ont contribué au ciblage, à la conception, à la mise en œuvre et au réajustement d’une solution viable qui permettrait une divulgation électronique sécurisée.

Nous avons également travaillé de près avec l’intégrateur de systèmes du COPFS afin de développer les interfaces des systèmes sectoriels de manière à assurer une interopérabilité à long terme. Au cours de la phase pilote, 35 représentants issus de trois cabinets juridiques ont pu télécharger des éléments de preuve grâce au SDS.

Très peu de points négatifs ont été signalés et, grâce aux commentaires extrêmement positifs qui ont été recueillis, le COPFS a pu améliorer le système afin qu’il corresponde à ses besoins en matière de production de rapports et à ses pratiques opérationnelles de gestion du matériel de divulgation.

Avantages importants

  • Automatise la préparation et le rassemblement des documents à divulguer afin de réduire les risques d’erreur
  • Évite aux représentants de la défense d’avoir à se rendre continuellement dans les bureaux du COPFS pour assurer la divulgation, ce qui fait en sorte que la divulgation puisse être préparée depuis tous les bureaux et pour tout dossier et publiée sur le site Web
  • Soutient la politique « verte », en réduisant la quantité de papier utilisé pour la divulgation de pièces justificatives et la production de reçus
  • Rend possible la production de rapports d’audit qui confirment que le COPFS remplit ses obligations de divulgation

Une véritable réussite

Les avantages ont été instantanés : l’accès au matériel de divulgation s’est accéléré et les coûts de manutention des documents ont diminué. Ces résultats ont rassuré le COPFS, qui a alors accepté d’effectuer un déploiement complet du système à compter de décembre 2010, auprès de 30 représentants par mois. Le système est aujourd’hui déployé auprès de la grande majorité des procureurs qualifiés d’Écosse : 850 utilisateurs sont actuellement enregistrés.

Lisa et Gillian, par exemple, sont deux employées spécialisées en divulgation qui peuvent désormais « imprimer » un classeur de matériel de preuve à partir de leur système sectoriel. En quelques minutes, les renseignements sont regroupés, compressés, téléversés et offerts en téléchargement pour tous les représentants de la défense qui sont autorisés à obtenir ces renseignements.

Lisa et Gillian n’ont plus à inclure manuellement les lettres et échéanciers standards du COPFS dans les classeurs, car cette tâche est dorénavant automatisée. Elles peuvent également produire un rapport présentant le résumé d’un dossier afin de prendre connaissance de l’historique des téléchargements et des statuts de tous les classeurs relatifs au dossier. Les avocats généraux peuvent aussi utiliser ce rapport et le présenter en cour comme preuve de divulgation envers les représentants de la défense.

Le partenariat a été une grande réussite qui se traduit par un sentiment d’ouverture, une facilité d’accès pour les experts des deux parties ainsi qu’une volonté d’échange. L’expérience de la collaboration s’en est trouvée agréable et fructueuse, pour le COPFS comme pour CGI.

« Depuis la naissance du projet, CGI a offert du soutien adéquat et de qualité. Les employés de CGI qui ont travaillé sur le système de divulgation sécurisée sont informés et serviables, et possèdent une vaste expérience de laquelle ils peuvent puiser. De toute évidence, ils ont aussi l’appui de leurs collègues, comme seule une entreprise de premier niveau le permet. » Bill Reid, chef de service, Services TI, COPFS

(Publié 2013)