La gestion de l’information d’entreprise a connu une évolution constante au cours des trois dernières décennies. Les organisations qui ont rapidement adopté de nouvelles stratégies et de nouveaux outils survivent et prospèrent au sein d’un environnement commercial en changement perpétuel. Celles qui ne tirent pas encore parti de la valeur de l’information connaissent de graves difficultés et sont confrontées à un marché saturé et compétitif, où de nombreuses entreprises sont à l’affût des premiers signes de faiblesse et des occasions à saisir.

La gestion de l’information numérique tire ses origines d’une vision des années 90 d’un « bureau sans papier », qui faisait suite aux premières apparitions de systèmes spécialement conçus pour la gestion des documents d’affaires. Il est rapidement devenu évident que la valeur réelle de ces systèmes n’était pas simplement de diminuer le stockage papier, mais surtout de révéler la valeur intrinsèque des documents puisqu’il était désormais possible aux personnes concernées d’accéder à l’information appropriée au moment opportun. Cet accès à l’information a permis d’accélérer la prise de décision ainsi que la fiabilité de l’information soutenant la décision, ce qui a doté les organisations d’un avantage concurrentiel immédiat.

À l’aube du nouveau millénaire, l’éclatement de la bulle « dotcom » a inauguré une nouvelle ère en matière de responsabilité d’entreprise, et a fait prendre conscience aux organisations qu’une nouvelle couche de gestion de l’information était requise. La valeur des sources d’information a commencé à diminuer avec le temps et une nouvelle législation adaptée à la réalité numérique a vu le jour. Il était devenu clair que certains renseignements pouvaient présenter une valeur négative.

On a fait évoluer les plateformes de gestion de documents pour y ajouter des capacités de gestion des dossiers afin de favoriser une disposition ou une réutilisation des contenus qui présentaient une valeur différente de l’originale pour l’entreprise. Parallèlement, l’importance du marquage et de la classification des métadonnées en vue de proposer une facette différente de l’accès à l’information devenait de plus en plus évidente. Le marquage de sécurité de ces ressources électroniques permettait d’assurer la protection de la propriété intellectuelle d’entreprise, comme celle des données des clients et consommateurs.

Au milieu des années 2000, les organisations se sont aperçues que le marquage permettait de gérer les sources d’information à la fois physiques (p. ex. modèles, prototypes, boîtes d’indices matériels) et électroniques à partir d’une plateforme unique. Le concept de gestion du contenu d’entreprise fut alors fermement établi.

Cependant, l’on ne s’intéressait encore qu’à l’information non structurée, c’est-à-dire les renseignements contenus dans les documents, télécopies et lettres (électroniques ou non), qui semblaient offrir l’avantage le plus tangible en matière d’accès. La prochaine étape consistait à intégrer cette information non structurée à des sources d’information structurée traditionnellement plus accessibles, telles que des systèmes de gestion intégrés (ERP), pour offrir une vue complète de toute la documentation pertinente (p. ex. contrats, courriels, correspondance) liée à des transactions commerciales structurées. Cette approche permettait d’accéder à de l’information facilitant la prise de décision concernant un employé, un fournisseur ou un client et la collaboration avec l’une ou l’autre de ces parties. En combinant cette fonctionnalité à des capacités de recherche hautement performantes, il était possible de trouver des renseignements parmi les ressources disparates des entités et des plateformes média de l’entreprise, y compris des actifs numériques comme des vidéos. Cette stratégie a donné lieu à la gestion de l’information d’entreprise et, de là, il n’y avait qu’un pas jusqu’à l’intégration de ce flux d’information à la gestion des processus d’affaires, qui offrait un degré d’agilité tactique dotant les organisations d’un avantage concurrentiel.

Nous voilà cependant sur le point d’entrer dans une ère véritablement numérique. Le marché au sein duquel les entreprises exercent leurs activités a changé de façon spectaculaire au cours des cinq dernières années (Et ce n’est rien en comparaison des 30 dernières années!) et le rythme de ce changement ne pourra que s’accélérer, stimulé par les médias sociaux, la connectivité omniprésente et les attentes de la génération du millénaire axée sur le numérique.

Jusqu’à présent, les stratégies de gestion de l’information d’entreprise étaient centrées sur l’organisation, mais cette approche n’est plus adéquate. La gestion de l’information d’entreprise permet aux organisations de se doter d’un avantage concurrentiel grâce au regroupement des contenus et processus structurés et non structurés. Cependant, la gestion de l’information stratégique dans un environnement numérique permettra aux organisations de combiner la propriété intellectuelle interne et l’information du marché en temps quasi réel pour bénéficier d’un avantage concurrentiel encore plus important.

La principale différence entre les données internes et les données externes réside dans la vitesse à laquelle la valeur de l’information décroît. La première organisation à accéder, à analyser et à utiliser la richesse de l’information externe en extraira virtuellement toute la valeur pour les autres organisations, la transformant en ressource d’entreprise interne qui soutiendra les décisions stratégiques et tactiques de l’organisation.

Cette approche fonctionne à la fois pour les entreprises exerçant des activités de façon férocement concurrentielle au cœur d’un marché existant et ayant besoin d’une visibilité immédiate à la fois des menaces et des occasions que recèle cet environnement extrêmement concurrentiel appelé « océan rouge », et pour les organisations qui ont besoin de réaligner rapidement leur stratégie d’affaires (ou d’adapter leur modèle d’affaires existant) pour tirer parti des occasions nouvelles offertes dans le marché vierge qu’est l’« océan bleu1 », lequel offre un potentiel d’information inexploitée en cette nouvelle ruée vers l’or.

CGI bénéficie d’une position unique pour guider les entreprises vers cette manne d’occasions. Au cours des dernières décennies, nous avons fourni des feuilles de route, des outils et de l’expertise aux organisations afin de les aider à optimiser la valeur de leurs actifs d’information lors de leur transition de la gestion documentaire vers la gestion de l’information d’entreprise. Notre suite d’évaluation de la gestion de l’information stratégique (SIMA) aide à maximiser la valeur de l’information à la fois interne et externe afin de permettre aux organisations de se doter d’un solide avantage concurrentiel.

1. Chercheurs à l’INSEAD, W. Chan Kim* et Renée Mauborgne affirment dans Stratégie océan bleu, en 2005, que le succès d’une entreprise peut être réalisé grâce à la création d’un espace vierge d’un marché dit « océan bleu » plutôt que par l’exploitation d’une organisation dans l’« océan rouge » infesté de requins qui regroupe les marchés concurrentiels actuels.

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