Die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben hat einen hohen Stellenwert für uns. Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei CGI im Rahmen Ihrer Anmeldung zum und Teilnahme am CGI Know-How Day aufklären:

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist

CGI Deutschland B.V. & Co. KG („CGI“, „uns“, „wir“)
Leinfelder Straße 60  
70771 Leinfelden-Echterdingen  
T +49 711 72846-0 | F +49 711 72846-846.

Wie kann unser Datenschutzbeauftragter erreicht werden?

CGI Deutschland B.V. & Co. KG
Datenschutzbeauftragter
Leinfelder Straße 60  
70771 Leinfelden-Echterdingen  

E-Mail: datenschutz.de@cgi.com

Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?

1. Anmeldung zum Know-How Day

Bei einer Anmeldung für an den CGI Know-How Day verarbeiten wir die personenbezogenen Daten, die für Anmeldung, Teilnahme und Durchführung des CGI Know-How Day (nachfolgend "Aktion" genannt) erforderlich sind. Diese umfassen:

  • Stammdaten in Form von Anrede, Vorname und Nachname, die uns bereits bekannt sind und die wir durch die Verknüpfung mit der von Ihnen bei der Anmeldung angegebenen E-Mail-Adresse ermitteln;  
  • Kontaktdetails in Form Ihrer E-Mail-Adresse;
  • Jobdetails, also weitere Angaben zu Ihrer Person in Gestalt Ihrer Jobbezeichnung und Ihres Arbeitgebers oder der Firma für die Sie teilnehmen;
  • Ihre IP-Adresse;
  • eventuell von Ihnen mitgeteilte Anmerkungen.

Die Angabe dieser Daten erfolgt freiwillig. Wenn Sie sich auf unserer Webseite für eine Aktion anmelden möchten, benötigen wir hierfür die in der Buchungsmaske als Pflichtangaben gekennzeichneten Informationen. Die als nicht verpflichtend gekennzeichneten Eingabefelder können von Ihnen optional ausgefüllt werden. Wenn Sie die als erforderlich markierten personenbezogenen Daten nicht angeben möchten, können Sie an unserer Aktion leider nicht teilnehmen.

2. Teilnahme am Know-How Day

Zusätzlich verarbeiten wir bei der Teilnahme an unserer Aktion personenbezogene Daten, die Ihre Teilnahme am Know-How Day dokumentiert.

Hierfür stellen wir Ihnen auf dem Know-How Day einen Namensanhänger zur Verfügung, der als Ersatz für den Austausch von Visitenkarten dienen soll und mit denen wir nachhalten können, welche Stände und Vorträge ein Besucher unserer Aktion wann besucht hat.
Um dabei eine möglichst datenminimierende Verarbeitung zu erreichen, setzen wir die CGI-eigene Workspace Management Software Door James ein (CGI Datenschutzhinweis für Door James).

Dies bedeutet, dass wir für den Know-How Day in DoorJames zunächst die Teilnehmerliste hinterlegen und individuelle Namensschilder generieren. Diese Namensschilder scannen wir oder die Aussteller am Stand oder bei einem Vortrag und generieren damit einen Eintrag in DoorJames, der Aufschluss darüber gibt, welcher Teilnehmer wann welchen Vortrag oder Stand besucht hat.

Während des Know-How Days erstellen wir auch Bild-, Video- und/oder Ton-Aufnahmen der Veranstaltung, bei denen individuelle Teilnehmer der Aktion erkennbar sein können. Zuvor nicht fest definierte Anteile dieser Aufnahmen verarbeiten wir für eine spätere CGI-interne oder öffentliche Berichterstattung über die Aktion.

Die Verarbeitung oben genannter Daten erfolgt natürlich auch freiwillig.

  • Wenn Sie nicht wünschen, dass Ihre Daten mittels DoorJames verarbeitet werden, können Sie Ihr Namensschild mit an der Anmeldung erhältlichen Klebepunkten überkleben oder das Scannen an einem Stand oder bei einem Vortrag mündlich ablehnen. Selbstverständlich besteht auch keine Pflicht ihr Namensschild sichtbar tragen zu müssen.
  • Wenn Sie nicht wünschen, dass Bild- oder Video-Aufnahmen von Ihnen angefertigt und für spätere Publikationen verwendet werden, können Sie der Verwendung dieser Daten widersprechen. Teilen Sie uns dies gerne vor Ort bei der Anmeldung an, damit wir Ihnen ein entsprechend farblich gekennzeichnetes Schlüsselband oder eine andere geeignete Kennzeichnung wie z.B. einen farblichen Kleber für Ihr Namensschild aushändigen, welches es uns bei der späteren Durchsicht der Aufnahmen ermöglicht einen Widerspruch aufgrund dieser Kennzeichnung zu erkennen. Selbstverständlich steht es Ihnen frei, unsere Fotografen direkt vor Ort zu bitten, Sie nicht abzulichten.

Weitere Informationen zur Ausübung Ihrer Widerrufs- und Widerspruchsmöglichkeiten finden Sie im Abschnitt „Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden Daten verarbeitet?“.

Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden Daten verarbeitet?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der Bestimmungen der DSGVO und des BDSG sowie entsprechend unserer Datenschutzrichtlinie.

Sie können jeder Verwendung Ihrer Daten durch uns, die wir in unserem berechtigten Interesse verarbeiten jederzeit durch Mitteilung an info.de@cgi.com widersprechen, also jeder Verarbeitung, die wir auf die Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO stützen. Diesen Widerspruch müssen wir mit Zugang bei uns und mit Wirkung für die Zukunft berücksichtigen.

1. Anmeldung zum Know-How Day

Ihre Angaben aus der Anmeldung werden von uns zum Zweck der Registrierung, Durchführung, Bewertung und ggf. Abrechnung der Aktion, bzw. für den Versand von E-Mails, die im Zusammenhang damit stehen, verarbeitet. Außerdem teilen wir Ihnen mögliche Änderungen in Bezug auf Termin und Inhalt der Veranstaltung mit. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist der durch die Anmeldung zwischen uns geschlossene Vertrag über die kostenlose Teilnahme an unserem Know-How Day nach Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO. Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten aus Anlass des steuerlichen Nachweises der Veranstaltung erfolgt, basiert die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO in Verbindung mit den einschlägigen steuerrechtlichen Vorschriften.

2. Teilnahme am Know-How Day

Auswertung der Veranstaltungsnachfrage
Die während der Aktion generierten Informationen zu Ihrer Teilnahme am Know-How Day werden durch uns zur Auswertung der Nachfrage nach bestimmten Themen und Ausstellern verwendet. Diese Auswertung erfolgt in unserem berechtigten Interesse an der Ausrichtung und Themensteuerung für weitere Aktionen dieser Art nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Ihnen steht in diesem Zusammenhang das eingangs genannte Widerspruchsrecht zu.

Zurverfügungstellung an Aussteller
Zusätzlich stellen wir unseren Ausstellern, die zu ihren Ständen und Vorträgen erhobenen Besuchsinformationen zur Verfügung, um für den Aussteller und für Sie den Austausch von Visitenkarten entbehrlich zu machen. Dies bedeutet, soweit Sie einen Stand oder Vortrag eines Ausstellers besucht haben und dabei Ihr Namensschild haben scannen lassen, geben wir Ihre Stammdaten, Kontakt- und Jobdetails nach Ausstellern getrennt an die betreffenden Aussteller weiter. Dieser darf die Daten dann ausdrücklich auch zur Kontaktaufnahme mit Ihnen verwenden. Eine Liste unserer Aussteller können Sie unserer Webseite entnehmen.

Diesen Service bieten wir Ihnen auf Grundlage einer Einwilligung an (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO), die sie freiwillig bei Ihrer Anmeldung zum Know-How Day erteilen können und jederzeit ohne Angabe von Gründen durch Mitteilung an uns persönlich vor Ort oder unter info.de@cgi.com widerrufen können. Durch Ihre Einwilligung erklären Sie sich damit einverstanden, dass wir Ihre Stammdaten, Kontakt- und Jobdetails mit den von Ihnen besuchten Ausstellern teilen dürfen, damit diese Sie kontaktieren dürfen. Die Kontaktaufnahme durch die Aussteller darf (i) im Rahmen einer individualisierten Ansprache erfolgen, etwa weil Sie eine konkrete Anfrage hatten, und (ii) zur einmaligen Einladung für die Anmeldung zu einem Newsletter des Ausstellers. Der Aussteller handelt dabei als von CGI unabhängiger Verantwortlicher eigenverantwortlich. Soweit Ihre Daten für einen Newsletter des Ausstellers verwendet werden, obliegt es daher auch dem Aussteller seinerseits ein datenschutzkonformes Anmeldeverfahren für seinen Newsletter durchzuführen.  

Bei erfolgter Einwilligung übertragen wir Ihre Anmeldedaten in DoorJames und generieren das individuelle Namensschild, das wir vor Ort ausgeben. Bei der Anmeldung vor Ort und während des Know-How Days können Sie den Widerruf Ihrer Einwilligung jederzeit mündlich gegenüber unseren Mitarbeitern erklären, oder nachträglich per E-Mail. Der Widerruf wird mit Wirkung für die Zukunft durch uns berücksichtigt.

Bild-, Video-, Tonaufnahmen
Die während der Aktion generierten Aufnahmen werden durch uns zur internen und externen Berichterstattung über die Aktion verwendet. Diese Berichterstattung erfolgt in unserem berechtigten Interesse an der Bekanntmachung und Bewerbung dieser und weiterer Aktionen dieser Art nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Ihnen steht in diesem Zusammenhang das eingangs genannte Widerspruchsrecht zu.

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Wir speichern die Daten von Teilnehmern unserer Aktionen, soweit erforderlich, für die Dauer der gesetzlichen oder durch uns festgelegten Aufbewahrungspflichten. Anschließend und im Übrigen werden die Daten gelöscht.

Für den Know-How Day bedeutet das, dass wir Ihre personenbezogenen Teilnehmerdaten in der Regel bis zum Ablauf des Kalenderjahres aufbewahren, das auf den Know-How Day folgt.

  • Die innerhalb von DoorJames angelegten Informationen werden unmittelbar nach der Aktion exportiert und als personenbezogenen Teilnehmerdaten im Einklang mit der dafür genannten Frist verwahrt. Die in DoorJames vorhandenen Daten werden spätestens drei Monate nach Ende der Aktion gelöscht.
  • Sofern Sie Ihre Einwilligung zum Erhalt von Informationen über zukünftige Aktionen erteilt haben, speichern wir Ihre Daten für diesen Zweck, bis Sie die Einwilligung widerrufen oder wir den Verteiler z.B. wegen Einstellung des Formats bereinigen.
  • Foto-, Video- und Bildaufnahmen bewahren wir im Rahmen unserer intern individuell festgelegten Aufbewahrungsfristen so lange auf, wie die Verwendung der Aufnahmen unter Gesichtspunkten der Aktualität und Universalität der Veranstaltung berechtigterweise erfolgen darf. Dies bedeutet, dass Aufnahmen großer Veranstaltungen auch für die Zwecke historischer Berichterstattung aufbewahrt werden.
Wer bekommt Ihre Daten?

Ihre Daten werden von uns zum Zweck der Registrierung für und Durchführung von Aktionen, insbesondere auch zum Versand von E-Mails die im Zusammenhang mit einer Aktion stehen, genutzt.

Innerhalb unserer Unternehmensgruppe erhalten nur die Personen und Abteilungen (vor allem die bewerbende Marketing-Abteilung, der veranstaltende Fachbereich und bei Bedarf die Buchhaltung) Ihre personenbezogenen Daten, die ein berechtigtes Interesse haben. Ihre Daten werden nicht an Dritte außerhalb der Unternehmensgruppe weitergegeben, außer dies ist zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen (z. B. Bewirtungsnachweise zu Abrechnungszwecken) oder dies ist zu organisatorischen Zwecken (z. B. Teilnehmerverwaltung) erforderlich.

Zusätzlich können Ihre Daten durch unser internes CGI-DoorJames-Team eingesehen werden, soweit Sie Ihre Einwilligung erteilt haben, die es ermöglicht den Austausch von Visitenkarten durch das Scannen digitaler Namensschilder zu ersetzen. Soweit im Rahmen Ihrer Teilnahme am Know-How Day Ihr Namensschild durch einen Aussteller gescannt wurde und Ihrerseits eine Einwilligung vorliegt, werden Ihre Stammdaten, sowie Kontakt- und Jobdetails mit diesem Aussteller geteilt.

Für die Registrierung und den Versand der Informationen zu unseren Aktionen setzen wir folgenden Auftragsverarbeiter ein: HubSpot, Inc. 25 First Street, Cambridge, MA 02141 USA mit Serverstandort in Deutschland.

Welche Rechte können Sie als Betroffener geltend machen?

Als betroffene Person haben Sie das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung unrichtiger Daten oder auf Löschung, sofern einer der in Art. 17 DSGVO genannten Gründe vorliegt, z.B. wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden. Es besteht zudem das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, wenn eine der in Art. 18 DSGVO genannten Voraussetzungen vorliegt und in den Fällen des Art. 20 DSGVO das Recht auf Datenübertragbarkeit.  

Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO), indem Sie den entsprechenden Abmeldelink in einer der an Sie gerichteten E-Mails betätigen. Ebenso können Sie über diese E-Mails die Präferenzen Ihres CGI Abonnements ändern. Zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte können Sie auch sich per E-Mail an: datenschutz.de@cgi.com oder schriftlich an: CGI Deutschland B.V. & Co. KG, Leinfelder Straße 60, 70771 Leinfelden-Echterdingen wenden.

Sie haben das Recht, bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz Beschwerde gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, wenn Sie sich in Ihren Rechten gemäß der DSGVO verletzt sehen. Die für CGI zuständige Aufsichtsbehörde ist der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Baden-Württemberg (https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/).

Stand: 22.04.2024