Innerhalb der US-Bundesregierung hat die Nuclear Regulatory Commission (NRC) die Aufgabe, die sichere Nutzung von radioaktivem Material für zivile Zwecke zu gewährleisten und gleichzeitig Mensch und Umwelt zu schützen. Die NRC reguliert kommerzielle Kernkraftwerke und Industrien, die Kernmaterial verwenden, durch die Erteilung von Genehmigungen, Inspektionen und die Durchsetzung ihrer Anforderungen.

COVID-19 hat sich auf die Arbeitsweise fast aller Amerikaner ausgewirkt. Komplexe und stark regulierte Industrien wie Kernkraftwerke und Industrien, die Kernmaterial verwenden, lagern oder entsorgen, bilden da keine Ausnahme. Um den Änderungen Rechnung zu tragen, die zum Schutz des Personals und der Interessengruppen erforderlich sind, musste die NRC diesen Industriezweigen (den Lizenznehmern) die Möglichkeit geben, Ausnahmen von bestimmten regulatorischen Anforderungen, wie z. B. Arbeitszeitbeschränkungen, zu beantragen. Da die NRC schnell die Prozesse und Technologien zur Unterstützung dieser Ausnahmeanträge einrichten musste, wandte sie sich an CGI, um sich dieser zeitkritischen Herausforderung zu stellen.

Schnelle Reaktion auf den Bedarf

Die NRC beauftragte CGI mit der raschen Einführung von Ausnahmeregelungen in einer Weise, die die Belastung der Lizenznehmer und der NRC-Mitarbeiter minimieren sollte. Die Lizenznehmer wollten Ausnahmeanträge schnell elektronisch einreichen. Die NRC-Büros mussten diese Anträge prüfen und genehmigen oder ablehnen und die mit den Ausnahmen verbundenen Aufzeichnungen führen.

CGI verstand sowohl die Bedürfnisse der Lizenznehmer als auch die der NRC und entwickelte mehrere neue automatisierte Ausnahmeprozesse. Durch die Verwendung von Low-Code-Funktionen und einen agilen Ansatz konnte das Team vier neue Freistellungsprozesse in nur wenigen Tagen einrichten. CGI nutzte vier Funktionen, die im Rahmen der bestehenden Microsoft 365-Lizenzen der NRC verfügbar waren: Microsoft Forms, SharePoint, Power Apps und Power Automate.

Jetzt können Lizenznehmer entsprechende Ausnahmen direkt von der NRC-Website aus beantragen und den Prozess einleiten. Dank der schnellen Reaktion der NRC können die Lizenznehmer ihre Verfahren anpassen, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten und gleichzeitig die Sicherheit und das Wohlbefinden ihrer Mitarbeiter zu schützen. Der neue automatisierte Prozess ermöglicht die Einreichung und Genehmigung von Ausnahmeanträgen oft innerhalb eines Arbeitstages.

Schaffung eines Modells für die zukünftige digitale Transformation

Auf der Grundlage der ersten Reaktionen auf die Pandemie beschleunigen Regierungsorganisationen auf der ganzen Welt die Entwicklung und Implementierung neuer digitaler Lösungen, um die Art und Weise, wie sie ihre Dienstleistungen erbringen, weiter zu verbessern und neu zu erfinden und schneller von manuellen auf digitale Prozesse und Kanäle umzustellen.

Seit der Einführung der Arbeitsabläufe für die Bearbeitung von Freistellungsanträgen hat die NRC weitere zu digitalisierende Prozesse identifiziert. Das Team analysiert eine Reihe manueller, papierbasierter und zeitaufwändiger Prozesse, die durch die Implementierung digitaler Arbeitsabläufe unter Einhaltung der NRC-Standards für die Aktenverwaltung rationalisiert werden können. Diese Initiativen werden die Belastung der Lizenznehmer minimieren, den NRC-Mitarbeitern helfen, ihre Effizienz zu steigern, und die Zusammenarbeit zwischen Lizenznehmern und NRC verbessern. Die NRC möchte die Digitalisierung vorantreiben:

  • Automatisierte Dokumentenverwaltung und Speicherung der Anträge im Agencywide Documents Access and Management Systems (ADAMS)
  • Überprüfungs- und Genehmigungsmanagement für zusätzliche Ausnahmeverfahren
  • Einsicht des Lizenznehmers in den Status eines Ausnahmeantrags über ein Portal

Diese Initiative hat der NRC und den Lizenznehmern geholfen, auf die unmittelbaren Anforderungen der Pandemie zu reagieren, und bildet die Grundlage für eine neue Art der Interaktion der NRC mit ihren Lizenznehmern. Als Technologieauftragnehmer der NRC wird CGI weiterhin mit internen NRC-Stakeholdern und Lizenznehmern zusammenarbeiten, um die Prozesse durch digitale Transformation zu verbessern.