Als sich die COVID-19-Pandemie Anfang 2020 über den Globus ausbreitete, sahen sich Unternehmen jeder Größe und Branche mit drastischen Veränderungen in der Belegschaft konfrontiert. Regierungen auf der ganzen Welt erließen strenge Anforderungen an die räumliche Distanz, die sich auf nahezu alle Lebensbereiche auswirkten - Arbeit, Reisen, Unterhaltung usw.. Die Unternehmen mussten sich schnell auf neue Arbeitsmethoden einstellen, einschließlich der Arbeit aus der Ferne, während sie gleichzeitig ihre täglichen Abläufe aufrechterhalten und ihren Kunden und Bürgern weiterhin zur Verfügung stehen mussten.
Als Kanada damit begann, Maßnahmen zu ergreifen, um die Ausbreitung von COVID-19 zu verlangsamen, stand eine große kanadische Straßen- und Verkehrsbehörde vor der Herausforderung, ihre 4.000 Mitarbeiter auf Telearbeit umzustellen. Schnelligkeit war von entscheidender Bedeutung. Die von der kanadischen Regierung auferlegten Beschränkungen erforderten eine sofortige Reaktion. Darüber hinaus war die Aufrechterhaltung der Mitarbeiterproduktivität von entscheidender Bedeutung. Um diese Herausforderungen zu meistern, wandte sich die Behörde an CGI.
Zusammenführung von Mitarbeiter durch Microsoft Teams
Als die Mitarbeiter der Behörde begannen, von zu Hause aus zu arbeiten, war die Aufrechterhaltung der Produktivität eines der Hauptanliegen der Behörde. Wie konnten die Mitarbeiter ihre Aufgaben ohne die Struktur und die Ressourcen ihrer Büroumgebung weiterhin effektiv erledigen?
Der Schlüssel zur Aufrechterhaltung der Produktivität lag darin, den Mitarbeitern die Zusammenarbeit zu ermöglichen, auch wenn sie getrennt von zu Hause aus arbeiten. Um die Zusammenarbeit zu erleichtern, unterstützte CGI die Behörde bei der Auswahl und Implementierung von Microsoft Teams, einer einheitlichen Kommunikations- und Kollaborationsplattform, die eine breite Palette von Funktionen zur Verbindung von Mitarbeitern bietet, darunter Chat, Videokonferenzen, Dateispeicherung und Anwendungsintegration.
Implementierung von Microsoft Teams in Rekordzeit
Nach einem agilen/sprintbasierten Ansatz für die Einführung von Lösungen implementierte CGI Microsoft Teams für die 4.000 Mitarbeiter der Behörde in etwas mehr als zwei Wochen. Die anfängliche Einführung konzentrierte sich auf die wesentlichen, vorrangigen Microsoft Teams-Funktionen, während in den nachfolgenden Sprints "nice-to-have"-Funktionen wie Live-Events und die Integration des Unternehmenstelefonie-Systems hinzugefügt wurden.
CGI führte Microsoft Teams in einer Pilotphase mit einer Fokusgruppe ein, um Feedback für die Planung einer behördenweitenweiten Einführung zu sammeln, und führte die Einführung dann in Wellen für die übrigen Mitarbeiter durch.
Online-Schulungen für die Benutzer trugen dazu bei, die Akzeptanz der Plattform zu beschleunigen. CGI erleichterte die Einführung auch durch die Bereitstellung von Schulungen für Service-Desk-Mitarbeiter des First Level Supports und andere Support-Mitarbeiter im Vorfeld der Einführung sowie von Referenzhandbüchern und FAQs.
Die Implementierung verlief reibungslos, und die Mitarbeiter nahmen das neue Tool mit Begeisterung an. Dank der robusten Funktionen und der Benutzerfreundlichkeit der Plattform konnte die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern trotz der Unterbrechungen durch die Pandemie fortgesetzt werden, und ihre Produktivität nahm nicht ab.
Aufgrund unsere Expertise mit Microsoft Teams und der Einführung der Lösung war die Behörde in der Lage, schnell auf den Druck zu reagieren, der durch die Pandemie auf die Mitarbeiter ausgeübt wurde.