Robotics Process Automation: Evaluierungsmodell ermöglicht einfache Auswahl und Priorisierung von automatisierbaren Geschäftsprozessen

Komplexe IT-Landschaften mit Legacy-Systemen und IT-Silo-Architekturen stellen Unternehmen seit Jahren vor komplexe Herausforderungen. Zwar gewinnt die Geschäftsprozessautomatisierung seit Mitte der 1980er Jahre zunehmend an Bedeutung, doch es gibt nach wie vor eine beträchtliche Anzahl manueller Geschäftsprozesse, bei denen sich herkömmliche Automatisierungstechnologien nicht wirtschaftlich anwenden lassen. Auf der Suche nach praktikablen Alternativen hat sich in der jüngsten Vergangenheit die als Robotic Process Automation (RPA) bezeichnete Technologie entwickelt. Mittels RPA lassen sich Software-Roboter programmieren, die gut strukturierte, regelbasierte Geschäftsprozesse über die Benutzeroberfläche der prozessrelevanten Systeme automatisiert bearbeiten können.

Große Unternehmen haben in der Regel Hunderte bisher nicht automatisierter Geschäftsprozesse. Die Priorisierung und Auswahl derjenigen, die mit RPA am schnellsten die besten Ergebnisse erzielen, ist meist eine große Herausforderung. Aus diesem Grund hat Yannik Riedl in Zusammenarbeit mit CGI während seiner Studie ein Evaluierungsmodell entwickelt, das die Auswahl geeigneter Prozesse aufgrund definierter Kriterien vereinfacht. Basierend auf einem objektiven, faktengestützten Vergleich verschiedener Geschäftsprozesse können Unternehmen ihre Automatisierungsinitiativen somit entsprechend priorisieren.

Sinnvolle Prozessauswahl ist entscheidende Grundlage für Automatisierung

Die Erfolgsgeschichte von RPA begann erst vor einigen Jahren. Technologien, die die Auswahl geeigneter Geschäftsprozesse unterstützen, wurden bisher eher vernachlässigt. So fehlt bislang beispielsweise eine klare und umfassende Richtlinie, um geeignete Prozesse zu identifizieren. Dadurch erhöht sich das Risiko wirtschaftlicher Fehlinvestitionen im Rahmen der Automatisierung, sodass Unternehmen eventuell sogar vollständig auf den Einsatz von RPA verzichten. Sie lassen damit wertvolle Möglichkeiten ungenutzt, ihre Effizienz zu steigern und Kosten zu senken.

Die rasante Entwicklung des RPA-Markts zeigt, welches Potenzial in der noch jungen Technologie steckt. Sie ermöglicht unter anderem, teure und fehleranfällige manuelle Prozesse zu eliminieren, die bisher als unwirtschaftliche Automatisierungsziele galten. Darüber hinaus ist RPA in der Lage, mit Altsystemen und über IT-Silos hinweg zu arbeiten. Dadurch ist es eine temporäre Lösung, um die Zeit zu überbrücken, bis die alten manuell zu bedienende IT-Systeme vollständig durch vollautomatische, modulbasierte Systeme ersetzt sind. Indem RPA die Digitalisierung bisher manueller Prozesse ermöglicht, muss kein zusätzliches Personal eingestellt werden. Gleichzeitig kann RPA Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von eintönigen und monotonen Aufgaben befreien, sodass ihr Potenzial an anderer Stelle besser genutzt werden kann. So können Unternehmen, erhebliche Kosteneinsparungen realisieren und gleichzeitig vom Potenzial der Digitalisierungsära profitieren.

Branchenkenntnisse sind Basis des Modells

Das mehrstufige Prozessevaluierungsmodell von CGI wurde anhand von realen Anwendungsdaten entwickelt. Um eine optimale Priorisierung von Geschäftsprozessen für die Automatisierung mit RPA zu ermöglichen, wurden die Erkenntnisse branchenführender Unternehmen bei der Anwendung von RPA analysiert und in einem mehrstufigen Modell konsolidiert. Es umfasst insgesamt 14 Kriterien (u.a. Regelbasiertheit, Kapazitätsbindung, Grad der Prozessreife), die in drei Bereiche unterteilt sind. Die Bereiche umfassen die technische Machbarkeit, das ökonomische Potenzial und organisatorische Aspekte der Automatisierung. Dank seiner Flexibilität lässt sich das Modell um weitere Kriterien erweitern und erlaubt deren individuelle Gewichtung. Es lässt sich somit auf individuelle Bedürfnisse anpassen und ermöglicht es Unternehmen,  ihre Prozesse zukünftig objektiv und methodengestützt zu untersuchen, um verlässliche und valide Ergebnisse zu erhalten.

In einem ersten Schritt werden die einzelnen Kriterien individuell gewichtet. So lässt sich einfach festlegen, mit welchem Anteil das jeweilige Kriterium in die Gesamtbewertung des Prozesses einfließt. Anschließend wird jeder Prozess anhand der 14 Kriterien bewertet. Dafür steht eine Rating-Skala zur Verfügung, mit welcher sich die Erfüllung des Kriteriums objektiv bewerten lässt. Nach Abschluss der Analyse berechnet das Modell, inwiefern ein Prozess für eine Automatisierung mit RPA geeignet ist.  Die Ergebnisse aller Prozessevaluationen werden in einem Portfolio visualisiert, sodass eine simple Priorisierung möglich ist.

Branchenunabhängiges Modell vereinfacht RPA-Strategie

Besonders für Unternehmen, die noch am Anfang Ihrer RPA-Adaption stehen, ist das entwickelte Modell ein zuverlässiger Begleiter. Die Analyse- und Vergleichsfunktion erlaubt es, ökonomisch optimale Entscheidungen zu treffen, die technisch realisierbar sind. Unternehmen, die RPA bereits integriert haben, verfügen mit dem Modell über eine sachliche und faktenbasierte Grundlage für die Auswahl ihrer zukünftigen zu automatisierenden Geschäftsprozesse. Durch die Anwendung des Modells gewonnene Erkenntnisse können anschließend verwendet werden, um dessen Zuverlässigkeit weiter zu optimieren.

CGI berät und unterstützt Unternehmen bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen. Mit dem entwickelten Evaluierungsmodell steht jetzt ein optimales Selektionswerkzeug zur Verfügung, das die Erkenntnisse und Lessons Learned zahlreicher RPA-Anwender vereint, auf den Punkt bringt und nutzbar macht. Aufgrund seiner simplen Anwendbarkeit und hohen Flexibilität erlaubt es Unternehmen, RPA-Initiativen in Zukunft datengestützt und strategisch anzugehen.