Julien Floch - Directeur en charge des activités Digital Advisory chez CGI Business Consulting

Julien Floch

Directeur en charge des activités Digital Advisory - CGI Business Consulting

Guillaume Debraize

Guillaume Debraize

Consultant Digital Workplace – CGI Business Consulting

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En matière de mode de travail, il ne fait aucun doute que nous ne connaitrons pas de retour à une situation identique à l’avant-crise, du moins pas à court terme.

Un retour progressif en présentiel va s’opérer et provoquer des situations nouvelles. La présence sur site va devenir un moment privilégié que les collaborateurs voudront exploiter au maximum, tout en restant connectés à leurs collègues à distance. Alors que 74%[1] des télétravailleurs ressentent le besoin de retourner travailler en présentiel, comment garantir un retour au bureau performant tout en conservant les bonnes pratiques amenées par le télétravail ? Comment assurer la collaboration quand elle devient hybride ?

Des espaces de travail à repenser

Les entreprises ne vont pas toutes se séparer de l’ensemble de leurs mètres carrés avec la volonté de réaliser des économies d’échelle. Avoir des locaux pour une entreprise, c’est entre autres créer un lieu d’appartenance commun à tous les collaborateurs et collaboratrices, permettre à chacun de séparer vie personnelle et vie professionnelle. Alors, si jamais vous vous posiez la question : oui, il faut les conserver !

En revanche, la crise sanitaire est l’occasion de repenser ses locaux, et leur usage. Finies les semaines entières en pleine capacité d’accueil, bienvenue dans l’ère hybride. Moins de positions fixes, plus de positions de passage, des salles de réunion, des lieux de collaboration : il faut désormais s’organiser en équipe pour favoriser des temps de présence communs plus productifs.

Pourquoi ne pas déployer une application de gestion de présence, simplement avec une Power App par exemple ? Cas d’usage : je viens au bureau quand je sais que mes collègues y sont et que nous pourrons collaborer. On pourra compléter ce dispositif avec des détecteurs de présence pour suivre l’affluence et gérer la capacité d’accueil dans un contexte où des jauges sanitaires sont à respecter.

Une fois sur site, les salles de réunion ou autres salles d’idéation seront centrales. Elles doivent être facilement identifiables, réservables et équipées. La collaboration et l’innovation sont de plus en plus réalisées via des pratiques maintenant bien démocratisées comme l’Agilité ou le Design Thinking, qui nécessitent davantage d’interactions. L’aménagement et l’outillage adapté n’est alors plus un investissement vain et vient en prolongement de la Digital Workplace tant vantée.

Des outils adaptés à la collaboration hybride

La collaboration hybride doit répondre à trois objectifs prioritaires :

  1. Conserver la perception des interactions non verbales
    En attendant l’arrivée des réunions holographiques (Microsoft Mesh), la vidéo n’est pas accessoire lors des réunions hybrides. Utiliser des caméras de bonne qualité, multidirectionnelles et à détection de parole permet de mettre en valeur la communication non verbale, les expressions du corps et les réactions physiques si importantes dans la communication.
     
     
  2. Assurer la connexion sociale
    La distance physique doit être contrebalancée par la proximité sociale. Celle-ci est largement favorisée par une approche « As a Platform » fédérant réseau social d’entreprise, outils de communication et données métiers. Le collaborateur accède ainsi à du contenu plus pertinent, le rapprochant de ses collègues et de son entreprise.

     
  3. Garantir l’idéation collaborative
    L’indéboulonnable tableau Velléda se transforme en tableau interactif mobile pour collaborer en tous lieux (Microsoft Surface Hub, Samsung Surface Flip...), à coupler avec des outils d’idéation virtuelle tels que Klaxoon, Mural ou encore Beekast.
     

Les leviers à activer

Afin de réduire au minimum la frontière entre les collaborateurs présents sur site et ceux à distance, il est important de maitriser les leviers technologiques et d’adapter ses habitudes d’animation. De nombreuses études montrent que la maitrise des équipements de visioconférence est l’une des principales pains des collaborateurs. A l’heure où ceux-ci sont désormais habitués à lancer une conférence en un clic depuis leur ordinateur, l’enjeu clé est de réussir à proposer une expérience similaire dès leur retour sur site (« One click to join »).

Ce matériel en salle doit s’insérer sans couture dans l’écosystème logiciel des employés afin d’en assurer la bonne exploitation et adoption. L’incohérence des solutions souvent constatée (exemple : salles Cisco, Skype sur PC coexistant avec un client WebEx historique…) doit disparaitre au profit d’une solution unique ou a minima parfaitement interconnectée. Les éditeurs ont fait un bond en avant sur la proposition de valeur des outils collaboratifs. Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Cisco WebEx... tous travaillent à rendre l’expérience la plus complète possible.

Le secret réside ensuite dans la bonne implémentation à l’échelle de l’entreprise pour une adoption facilitée. Les humains ne sont pas nés pour échanger à travers un écran haute résolution, ainsi l’accompagnement utilisateur et l’acculturation à ces nouvelles pratiques de communication constituent une nécessité. Au-delà de la technologie, ce sont les réflexes et les bonnes pratiques qu’il faut savoir appréhender. Couper son micro quand je ne parle pas, vérifier le plan de ma caméra pour être bien visible, distribuer la parole aux personnes à distance lors d’une réunion hybride... Autant de cas d’usage que nous rencontrons tous à l’heure de cette troisième vague épidémique.

La collaboration hybride, à savoir favoriser la productivité en télétravail aussi bien qu’en présentiel, tout en gardant le lien et le sentiment d’appartenance, voilà un challenge qui va occuper les entreprises pour les prochains mois ! 


[1] Sondage ODOXA pour BFM Business, 3 mars 2021

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Julien Floch est Directeur en charge des activités Digital Advisory - CGI Business Consulting.

Guillaume Debraize

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Consultant Digital Workplace – CGI Business Consulting

Guillaume Debraize est consultant senior au sein de l’équipe dédiée à la transformation digitale des entreprises. Depuis près de 5 ans, dans un contexte d’évolution technologique constante, il accompagne les DSI dans la définition de leur stratégie et le déploiement de solutions innovantes. ...