CGI:n ulkoistettu arkistointipalvelu ja keskitetty arkisto tarjoavat kustannustehokkaan ratkaisun monimutkaiseen tiedonhallintaan. Niiden ansiosta Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella on keskitetty datan säilytyspaikka, johon erilaisia käyttöoikeuksia voidaan hallinnoida helposti.
Jo ennen hyvinvointialueelle siirtymistä Vantaalla ja Keravalla oli käytössä useita asiakas- ja potilastietojärjestelmiä, joista on ajan saatossa luovuttu. Vanhojen järjestelmien datan pitkäaikaiseen säilytykseen tarvittiin arkistointiratkaisu tiedoille, joita ei voitu arkistoida Kanta-palveluihin. CGI:n tarjoama Archiving as a Service -palveluprosessi takasi tietojen siirron keskitettyyn sähköiseen arkistoon turvallisesti ja tehokkaasti.
Ulkoistettu arkistointipalvelu on palvelumuoto, jossa organisaatio siirtää tietyn osan tai kaikki tietojen tallennukseen ja hallintaan liittyvät tehtävät CGI:n arkistoinnin ammattilaisille, jotka huolehtivat tietojen säilyttämisestä, hallinnoinnista ja saatavuudesta. Kattavimmillaan tiedon siirtäminen arkistoon toteutetaan täyden palvelun periaatteella asiakkaan puolesta.
Tietojen keskittämisellä olemme saavuttaneet konkreettista kustannustehokkuutta vanhojen järjestelmien kustannusten poisjäännin myötä.
Tietohallintopäällikkö, Vantaan ja Keravan hyvinvointialue
Järjestelmien kirjosta yhteen selkeään arkistoon
Sosiaali- ja terveydenhuollon järjestelmien aineistojen arkistointi on suuri kokonaisuus. Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella kyseessä on jopa kymmenen eri järjestelmän tietojen arkistoiminen. Arkistoon lisätään uutta aineistoa järjestelmä kerrallaan.
CGI:n projektipäällikkö Marja Vuorela kommentoi: ”On ollut mielenkiintoista olla mukana näin isossa hankkeessa. Koska arkistoitava aineisto on peräisin eri lähdejärjestelmistä, niiden sisältämä data on ollut arkistoinnin kannalta vaihtelevaa. Osa datakokonaisuuksista pystyttiin tuomaan arkistoon suoraan, mutta joitakin datakokonaisuuksia esikäsiteltiin ennen arkistointia, jotta ne ovat lukukelpoisia ja helposti haettavia. Kiinnitimme hankkeessa huomiota siihen, että perushakutekijät ovat kaikille aineistoille samat lähdejärjestelmästä riippumatta.”
Arkistointihankkeen lopputulos on ollut odotusten mukainen. Sen merkittävimmäksi hyödyksi Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella on koettu tietojen tuominen yhden ratkaisun alle, jolloin kaikki tarvittavat tiedot ovat saatavilla samasta lähteestä.
”Olemme erityisen tyytyväisiä siihen, että meillä on nyt tietty paikka, johon tallentaa tietoja”, kertoo Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen tietohallintopäällikkö Anne Lindblad-Ahonen.
Kustannusoptimointia ja turvallisempaa tiedonhallintaa
Käytöstä poistuneiden järjestelmien tietojen säilyttäminen ja niihin pääsyn ylläpito on laissa määrättyä. Poistuneista järjestelmistä syntyy merkittäviä kustannuksia, ja on kannattavaa siirtää tiedot lukukelpoisina yhteen ratkaisuun, jolloin vanhat järjestelmät ja niistä aiheutuvat kustannukset voidaan ajaa alas.
”Tietojen keskittämisellä olemme saavuttaneet konkreettista kustannustehokkuutta vanhojen järjestelmien kustannusten poisjäännin myötä”, Anne Lindblad-Ahonen toteaa.
Keskitetty arkistointi mahdollistaa myös vahvan turvallisuuden ja pääsynhallinnan taaten, että arkaluontoiset tiedot pysyvät suojattuina. Säilytettäviä tietoja turvataan rajatuilla käyttöoikeuksilla.
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella noin kahdellakymmenellä oikeutetulla käyttäjällä on pääsy arkistoituihin tietoihin. Käyttöoikeuksia on myönnetty sihteereille ja arkistonhoitajille, jotka hakevat arkistosta tietoa pyyntöjen mukaisesti.
Kiinnostuitko? Kysy lisää Archiving as a Service -palvelun sekä sähköisen arkistoinnin asiantuntijoiltamme.
