Uudistuva palkkajärjestelmä vähentää jopa 40 % palkanlaskennan manuaalista työtä

Hyvinvointialuemuutoksen jälkeen organisaatioissa tehtävänä on enemmän asioita aikaisempaa pienemmällä resurssimäärällä laadusta tinkimättä. Sama haaste koskee henkilöstönhallinnan prosesseja ja palkanlaskentaa. CGI vastaa tähän haasteeseen uudistamalla palkkahallinnon järjestelmiä sekä HR-ratkaisujaan vaiheittain. Uudistuvat toiminnot tuovat merkittäviä parannuksia ja tehokkuutta prosesseihin esihenkilön, suunnittelijan ja palkansaajan näkökulmasta. Käytössä olevien versioiden ylläpito ja tuki jatkuvat kuitenkin samanaikaisesti normaalisti. 

Versiopäivitys, joka on enemmän kuin päivitys

Palkkahallinnon Prima-tuoteperheen kehitys keskittyy uudistusten osalta hyvinvointialueiden ja palvelukeskusten erityistarpeisiin. Tuttua ja säilyvää on lakisääteisten vaatimusten hallinta ja luotettava TES-tulkinta. Tämän lisäksi kehittyvä Prima tuo hyvinvointialueiden käyttöön tehostuvan palveluaikalaskennan, kehittyvät itsepalvelutoiminnot ja joustavat raportointimahdollisuudet.

Keskeisimpiä työtä tehostavia ja arkea sujuvoittavia ominaisuuksia Primassa ovat:

• moderni käyttöliittymä, joka tuo joustavuutta ja ketteryyttä työn tekemiseen. Selailunäyttöjen uudet toiminnallisuudet, kuten tietojen suodatus ja siirto Exceliin sujuvoittavat käyttöä. Käyttäjä voi valita omia suosikkitoimintojaan erilliseen suosikkinäkymään.
• uudistuneet raportointi- ja tulostusmahdollisuudet. Tiedot ovat tulostettavissa ja siirrettävissä esimerkiksi Exceliin, jonka jälkeen käsittelyä on mahdollista jatkaa organisaation tarpeen mukaan. Raportointia tehostaa erityisesti vapaahakutoiminto, jolla pystyy poimimaan, suodattamaan ja päivittämään haluamiaan tietoja tarpeen mukaan ilman valmiiksi luotuja raporttipohjia.
• visuaalinen vuosikello ohjaa palkanlaskijaa tekemään oikeat työvaiheet oikeaan aikaan ja oikeassa järjestyksessä kuukausi- ja vuositasolla. Lisäksi vuosikello muistuttaa palkanlaskijaa tulevien työvaiheiden aikatauluista.
• automaattinen tulorekisterin täsmäyttäminen. Käsityönä tehtävät työvaiheet, kuten tulorekisterin täsmäytysraportti, automatisoituvat. Tulorekisterin palautteet on myös mahdollista hakea suoraan järjestelmään.
• automaattiset tarkastuspisteet, joiden avulla käyttäjä voi määritellä kontrollipisteitä. Automaattiset kontrollipisteet vähentävät manuaalisten tarkistusten määrää ja karsivat tietojen syöttöön liittyviä virheitä tunnistamalla poikkeavia summia ja virheitä. Käyttäjä voi esimerkiksi määritellä, mitkä palkkaerät nousevat virhelistalle.

Palvelussuhteen elinkaaren hallinta osana Primaa

Osana Prima-tuoteperheen kokonaisuudistusta uudistuvat Priman HR-toiminnot eli HR-työpöytä ja palvelussuhteen elinkaaren hallinnan toiminnot. Uusi HR Työpöytä ja käyttöliittymä tuovat kaikki henkilöstöhallinnon palvelut roolipohjaisesti kohdennettuun näkymään yhden salasanan taakse. Työpöytä toimii liittymäpisteenä henkilöstöhallinnon sovellusten välillä, ja tieto on välittömästi saatavilla käyttöön tiedon luomisen ja päivittämisen jälkeen kaikissa tarvittavissa järjestelmissä API-rajapintojen kautta.

Muutos yksinkertaistaa palvelussuhteen elinkaaren hallinnan prosesseja ja mahdollistaa nopean palvelussuhdetietojen käsittelyn eri henkilöstöryhmille, palkka- ja sopimusmuodoille sekä päällekkäisille työ- tai virkasuhteille. Uudistuva työpöytä parantaa kaiken HR- ja palkkatiedon saatavuutta ja käytettävyyttä eri käyttäjäryhmille, ja automatisoidut prosessit nopeuttavat prosessien sujuvuutta ja tietojen käsittelyä.

Esimerkkejä HR Työpöydän muutoksista ja hyödyistä käyttäjälle:

• Mobiilikäyttö
• Oma roolipohjainen näkymä työntekijöille ja esihenkilöille
• Kertakirjautuminen, ei erillisiä kirjautumisia eri järjestelmiin
• Automatisoidut hyväksyntäpyynnöt herätteineen sekä muistutukset hyväksyntää vaativista tehtävistä
• Työntekijöiden laajat itsepalvelutoiminnot: henkilö voi itse päivittää henkilötietojaan, kuten pankkitili- ja osoitteenmuutokset, ja ilmoittaa esihenkilölleen poissaolonsa ja lomansa
• Vakioidut tulosteet, kuten työsopimus ja työtodistus

Sanotaan se lukuina – esimerkkiorganisaatio säästi 250 henkilötyökuukautta vuodessa

Priman uudistuminen tuo kaivattua tehokkuutta työn tekemiseen nopeuttamalla prosesseja ja vähentämällä manuaalitarkastuksia sekä pienentämällä palvelukustannusten osuutta. Henkilöstön työmääriä arvioimalla laskimme työn tehostumista ajansäästöinä esimerkkiorganisaatiolle ja sen palkanlaskennalle. Esimerkissämme organisaation henkilöstömäärä on noin 18 000, joista esihenkilöitä on 800. Palkkatiimissä eri rooleissa olevia palkka-asiantuntijoita on noin 50 henkilöä.

Milloin uusi Prima v23 ja uusi HR Työpöytä ovat saatavissa?

Prima-tuoteperhe uudistuu vaiheittain, ja ensimmäiset uuden Prima v23:n versiopäivitykset ovat mahdollisia vuodesta 2024 alkaen. Aikataulut suunnitellaan asiakaskohtaisesti. Nykyisten Prima 22-versioiden  ylläpito ja tuki jatkuvat normaalisti. HR Työpöytä ja palvelussuhteen elinkaaren hallinnan toiminnallisuudet uudistuvat myös vaiheittain pilottien alkaessa loppuvuodesta 2024.

Haluatko lisätietoja ja uudistusten käyttöönottomahdollisuuksista organisaatiossasi? Ota yhteyttä tuttuun yhteyshenkilöösi tai servicedesk.prima.fi@cgi.com ja kerromme lisää.