Smart und effizient: KI-gestützte Digitalisierung von Bestandsakten

Weniger Platz, weniger Aufwand, weniger Datenverluste – es gibt gute Gründe, warum die Digitalisierung von Bestandsakten in vielen Organisationen immer mehr in den Fokus rückt. KI kann hier einen entscheidenden Beitrag leisten, um den Prozess zu vereinfachen.

Eine Spitzenleistung über alle Branchen hinweg

Die technologische und digitale Beschleunigung wurde in unserer jährlichen Kundenumfrage Voice of our Clients von den Teilnehmerinnen und Teilnehmern branchenübergreifend als wichtigster Marko-Trend benannt. Und dennoch: In vielen Unternehmen, Organisationen und Kommunen gibt es auch weiterhin viele nicht-digitale Services und Prozesse. Doch warum? Einer der Hauptgründe liegt in den Herausforderungen, die der Umstieg von papierbehafteten, analogen Prozessen auf rein digitale Abläufe mit sich bringt.

Zunächst lohnt ein Blick auf die unterschiedlichen Akten, die bisher in den analogen Prozessen verwendet werden.

Weil Akte nicht gleich Akte ist

Akten lassen sich im Wesentlichen in drei Kategorien unterteilen:

• Altakten werden vorrangig im Rahmen der Aufbewahrungspflicht verwahrt – in die Geschäftsprozesse sind sie sehr selten integriert.
• Bestandsakten werden für die tägliche Geschäftstätigkeit regelmäßig, aber nicht ständig benötigt; dennoch können sie nicht über einen längeren Zeitraum außer Haus gegeben werden. Darüber hinaus ist es wichtig, dass auf Bestandsakten schnell, komfortabel und effizient zugegriffen werden kann – unabhängig davon, ob sie nun elektronisch im DMS (Dokumentenmanagementsystem) oder physikalisch in Papierform vorliegen.
• Akten in Bearbeitung werden von den Sachbearbeitenden gerade genutzt. Oftmals ist die Bearbeitung aber durch Prozess- und Medienbrüche gekennzeichnet, zum Beispiel das Ausdrucken des Dokuments für eine Unterschrift.
   

Warum eine digitale Akte die „bessere“ Akte ist

Die Herausforderungen, die die verschiedenen Aktentypen mit sich bringen, können durch die Digitalisierung bewältigt werden. Und noch ein weiterer Fakt ist entscheidend: Ohne digitale Akten ist eine durchgängige Digitalisierung der Prozesse praktisch unmöglich. Eine einfachere und schnellere Bearbeitung würde so in weite Ferne gerückt. Auch darüber hinaus bietet die Digitalisierung entscheidende Vorteile: Es ist erheblich weniger Raum notwendig, damit reduzieren sich die Kosten deutlich. Dazu sind die Daten besser vor Verlust geschützt, der bei analogen Akten zum Beispiel durch Schimmelbefall oder Brand droht.

Und es gibt weitere zahlreiche Argumente für das Digitalisieren bzw. die Datenübernahme in ein DMS:

1. Klassische Papierarchive sind der Regel schlecht nutzbar oder begehbar.
2. Bei Papierakten können die Inhalte nicht gleichzeitig von mehreren Mitarbeitenden genutzt werden.
3. Das versehentlich falsche Einsortieren von Akten sorgt dafür, dass diese nicht mehr zu finden sind.
4. Die langfristige und rechtssichere Verfügbarkeit der Informationen ist nur gewährleistet, wenn diese in aktuelle Medien überführt werden – schließlich verblassen Handschriften im Lauf der Jahre. Dies ist besonders wichtig für Dokumente wie Bauakten, Lieferscheine oder Rechnungen, die lange Zeit aufbewahrt werden müssen.
5. Papierakten können von Mitarbeitenden im Home-Office nicht bearbeitet werden.
6. Digitale Schriften sind leichter zu lesen als handschriftliche Eintragungen, zum Beispiel Notizen und Anmerkungen.
    

Wie aus Papier am schnellsten eine Datei wird

Zur Vorbereitung des Scannens sind folgende Schritte nötig:

• Aufbau einer Aktenstruktur und eines Aktenplans mit Inventarisierung inklusive der Überprüfung und ggfs. Übernahme aus der Registratur
• Ergänzende Anfrage an Langzeitarchive, z. B. bei erhaltungsrelevanten Dokumenten wie Stadtgründungsurkunden und Katastern
• Heftklammern entfernen
• Generieren von Scan-Deckblättern und Einlegen in die Akten
• Abholfertige Aufbereitung und Qualitätssicherung
• Festlegung der Digitalisierungsart, des Speicherorts und des Ausgangsmediums, z. B. Microfiche
   

Der smarte Weg zur digitalen Akte: mit künstlicher Intelligenz

Unterstützt und beschleunigt werden die Scan-Vorbereitungen inzwischen durch künstliche Intelligenz (KI), zum Beispiel bei der Handschrifterkennung auf Aktenordnern und den darin enthaltenen Dokumenten.

Sind diese Vorarbeiten erledigt, beginnt der eigentliche Scan-Prozess. Dieser kann durch spezialisierte Dienstleister oder durch den Auftraggeber selbst erfolgen, wenn er inhouse über das erforderliche Know-how verfügt. Wenn es notwendig ist, kann das Scannen auch gemäß TR-RESISCAN, der technischen Richtlinien des BSI, zertifiziert werden. Auch das Aufbewahren nach TR-ESOR sollte in diesem Zuge bereits mitbedacht und geplant werden, um ein beweiserhaltendes ersetzendes Scannen zu ermöglichen.

KI dient aber auch dazu, den Aufwand in der Vorbereitung extrem zu reduzieren. Intelligente Systeme können, nach einem erfolgreichen Anlernen, die eingescannten Akten in den Aktenplan zuordnen und die Qualitätssicherung übernehmen. Da das System das Strukturieren und Erkennen übernimmt, entstehen – je nach Volumen – weitere massive Skalierungseffekte. Aus den unstrukturierten gescannten Akten können auch wertvolle Metainformationen gewonnen werden.

Aufgrund unserer langjährigen Erfahrung sind wir in der Lage, Unternehmen und Organisationen einen maßgeschneiderten Ansatz anzubieten. Wir unterstützen sie dabei, die Vorteile der Digitalisierung von Bestandsakten zu heben. Darüber hinaus stehen wir auch als Partner für vollständige Integrationsprojekte zur Verfügung – von der Digitalisierung der Bestandsakten bis zur vollständigen digitalen Transformation der Prozesse.