Seit dem Beginn der Covid Pandemie 2020 hat das Homeoffice in Deutschland einen regelrechten Boom erlebt. Was als notwendige Maßnahme begann ist nun, nach Abebben der Pandemie, für viele Branchen zur neuen Arbeitsrealität geworden – und der Trend steigt weiter. Laut Gartner1 werden im Jahre 2030 ca. 48% der Mitarbeitenden remote arbeiten, in den klassischen Bürojobs liegt die Quote deutlich höher. Zurzeit berichten beispielsweise öffentlichen Verwaltungen einen Homeoffice-Anteil von bis zu 80%.
Neben Vorteilen für Unternehmen und Arbeitnehmer bringt dieser Wandel für viele Arbeitgeber auch neue Herausforderungen mit sich. Neben der Umstellung von internen Systemen auf die neue Arbeitsweise wird eine weitere ökonomische Problematik inzwischen allzu deutlich: der Leerstand. Durch den hohen Anteil an remote arbeitenden Mitarbeitenden bleibt ein Großteil der Arbeitsplätze ungenutzt und vorher voll besetze Büroflächen stehen annähernd leer. Trotz geringer Büroauslastung müssen die Räumlichkeiten weiterhin vollflächig betrieben werden, um den Mitarbeitenden, die das Büro flexibel nutzen möchten, jederzeit einen Arbeitsplatz zur Verfügung stellen zu können. Gleichzeitig steigen die Kosten für Miete, Strom und Gas immer weiter. Eine effiziente Umgestaltung und sinnvolle Reduktion der Arbeitsplätze ist vielerorts im Gespräch, doch fehlen oft konkrete Zahlen zur Nutzungsfrequenz, um den Bedarf realistisch einschätzen zu können.
Mit dem modularen Büromanagement-Tool Door James hat CGI 2020 eine Lösung kreiert, die den effizienten Einsatz von Arbeitsplätzen im Rahmen eines hybriden Arbeitsmodells ermöglicht und dabei datenbasierte Empfehlungen für eine Anpassung der Räumlichkeiten liefern kann. Über die App können Mitarbeitende neben vielen anderen Funktionen von zu Hause aus einen Arbeitsplatz, einen Meetingraum, einen Parkplatz oder weitere lokale Angebote im Voraus planen oder spontan buchen. Die Auslastung der Räumlichkeiten wird in Echtzeit für den Arbeitgeber abbildbar und kann automatisiert mittels eines integrierten Data Analytics Moduls unter Einhaltung datenschutzrechtlicher Richtlinien (DSGVO) und entsprechenden Data-Security Anforderungen über einen individuell definierbaren Zeitraum ausgewertet werden.
Der Arbeitgeber erhält damit unter anderem die Möglichkeit einer Anpassung bestimmter Ausstattungen an die Bedarfe der Mitarbeitenden. Beispielsweise sind möglicherweise höhenverstellbarer Schreibtische immer ausgebucht, was einen Hinweis darauf gibt, dass hier ein Mehrbedarf gedeckt werden und Standard-Schreibtische ausgetauscht werden sollten. Des Weiteren ermöglicht die Auswertung der Nutzungsfrequenzen das flexible Schließen einzelner, ggf. nur zeitweise genutzter Bereiche. So könnte die Datenanalyse beispielsweise aufzeigen, dass an Freitagen lediglich 40% der Mitarbeitenden das Büro nutzen. Ist die Fläche in zwei separierte Bereiche wie Räume oder Etagen aufgeteilt, kann einer davon freitags geschlossen werden. Somit lassen sich Ressourcen wie Strom und Gas schonen und Ausgaben sowie der CO2-Fußabdruck reduzieren.
Neben dem agilen Flächenmanagement kann Door James auch das Potential für langfristige Flächenanpassungen und Einsparpotentiale auf Basis der Nutzungsdaten analysieren und entsprechende Empfehlungen ausgeben. Nach einer 6-monatigen unternehmensweiten Nutzung des Tools liefert das Data Analytics Modul zuverlässige Ergebnisse bezüglich des Nutzungsbedarfs und entsprechende Handlungsoptionen. Können Nutzungsbereiche zusammengefasst oder reduziert werden, besteht meist die Möglichkeit, die ungenutzten Räumlichkeiten abzumieten und die Grundlast dauerhaft zu senken. Im Bereich der öffentlichen Verwaltung können ungenutzte Flächen hingegen dauerhaft umstrukturiert und die Nutzung zweckorientiert angepasst werden. Büroflächen können beispielsweise in Begegnungsstätten oder in Raum für soziale Projekte oder Kultur abgewandelt werden.
Door James bewährt sich bereits zuverlässig in seiner Funktion und unterstützt inzwischen Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen mit insgesamt über 120.000 Nutzern in 22 Ländern. Neben den hier angesprochenen Modulen bietet das System weitere Funktionen wie z.B. Event Management, Zugangsverwaltung oder ein Ticketsystem für „Facility Problems“, die laufend nutzerzentriert erweitert werden.
Door James ist einfach und intuitiv zu handhaben. Das effiziente CGI Instrument erlaubt es den Unternehmen, mit Data Analytics dem Leerstand von Bürogebäuden entgegenzuwirken, Ausgaben und Ressourcen einzusparen sowie einen weiteren Beitrag zur Energiewende zu leisten.
Dunja Storch ist bei CGI als Senior Consultant im Customer Experience Sektor tätig. Sie verfügt über mehr als 10 Jahre Berufserfahrung als Projektleitung und übergeordneter Projektkoordination u. a. in den Bereichen Mensch-Technik-Interaktion, e-Health, Affective Computing und User Research.
