Digitalisering och förändrade arbetssätt är sammankopplad med den fantastiska tekniken som möjliggör en modern och digital arbetsplats. Molnlösningar, Office 365, Teams, samarbetsplattformar och mobila enheter är alla viktiga delar. Michaela Granström är förändringsledare på CGI och har genomfört många förändringsprojekt. Hennes råd till alla företag som är på väg in i förändring är att inte glömma det mänskliga perspektivet, det är där den stora förändringen behöver ske.
Tekniken är inte längre den stora utmaningen
Molntjänster och nya typer av säkerhet, som fokuserar på användar- och datasäkerhet istället för hårdvarusäkerhet, har gjort implementeringen av ny teknik mycket enklare. Självklart finns det mycket att tänka på vid lansering av nya digitala verktyg, men det är inte servrar, nätverk och brandväggar som är den stora utmaningen. När ett nytt förändringsprojekt, som oftast börjar med en teknikutrullning, påbörjar Michaela alltid en informationskampanj parallellt.
Kommunikation och tydlighet är viktigt för att förbereda personalen
- Jag börjar alltid tidigt med att berätta vad, varför och hur en implementering ska gå till för att förbereda personalen. Det är viktigt att alla förstår vad som är på gång och hur man bäst kan använda de nya verktygen, berättar Michaela.
Många företag har ett tekniskt fokus när de implementerar en digital arbetsplats. Det görs en analys av licensbehov, vilka enheter som ska användas samt en upphandling av rätt digitala verktyg och molntjänster. En teknisk projektledare tillsätts och många tror att förändrade arbetssätt kommer av sig självt drivet av verktygen. Det gör det inte. Michaela berättar att för bara några år sedan var det få som insåg behovet av att involvera en förändringsledare i projektet. Den synen håller nu på att förändras.
Det börjar i ledningen
När en Cheif Digital Officer (CDO) presenterar digitaliseringsprojektet är förståelsen i ledningsgruppen allt som oftast god, man är med på tåget och ser fördelarna med en digital arbetsplats. Den stora utmaningen är att få med ledningsgruppen till 100 %, det vill säga att de själva ska börja jobba digitalt.
- Om ett beslut kommer uppifrån, men ledningsgruppen inte lever som de lär, blir det svårt för förändringen att få fäste i organisationen. De kanske fortsätter skicka bifogade filer i mejl istället för att använda Teams och delade dokument i OneDrive.
Tidsbristen är vanligtvis den stora bromsklossen för ledningsgruppen, kanske förstärkt av lite tveksamhet för nya arbetssätt. Här brukar Michaela använda sig av statistik från Office-verktygen för att visa hur aktiva olika avdelningar, inklusive ledningsgruppen, är i de olika verktygen, exempelvis på Yammer eller i Teams. Svart på vitt kan hon visa hur mycket mer effektiva de kan bli och då släpper skepsisen.
Who, What, Why?
En vanlig presentationsteknik för förändringsledare är en förkortad version av The 5 W’s där Vem, Vad och Varför hamnar i fokus. Vem påverkas, vad kommer att hända och varför kommer det att bli bättre? Det är en bra modell för att engagera tveksamma medarbetare och de som inte direkt ser fördelarna med den digitala arbetsplatsen, till exempel företagets First-line workers.
- För dem som till exempel jobbar i en butik kan den digitala arbetsplatsen upplevas som ett hinder. Det tar tid att lära sig nya verktyg och förstå nyttan av funktioner som inte används i kundmötet. Den digitala arbetsplatsen är så mycket större än verktygen, det är en digital gemenskap för alla på företaget, berättar Michaela.
Varje förändringsprojekt behöver en kommunikationsplan
Ambassadörerna kliver upp på scenen
Varje förändringsprojekt behöver en kommunikationsplan. Vilka målgrupper finns det och i vilka kanaler kommunicerar de i? En framgångsfaktor för förändring är champions-program, även kallat ambassadörs-program, där tongivande personer på företaget är de första att ta del av information och att lära sig verktygen.
- Jag brukar gå till HR som hjälper mig hitta drivna personer på varje avdelning. Personer som gillar teknik och som gillar att lära sig nya saker. I små utbildningsgrupper finns det sedan utrymme att svara på specifika frågor från verksamheten, något som sällan fungerar på större föreläsningar.
Med ett ambassadörs-program vänder förändringsledaren på steken. Det blir inte ledningsgruppen som tvingar medarbetarna att använda ett verktyg utan medarbetarna får utifrån sina behov hitta det verktyg som bäst stöttar arbetet. Ambassadörerna kan sedan sprida information och engagemang vidare i organisationen utan att det känns påtvingat. En tillbakakoppling om vad som är bra och vad som kan bli bättre stärker sedan arbetsgruppen och effektiviteten i verktygen.
Digital mognad hemma vs. på jobbet
Michaela tycker att det är lite paradoxalt att många har en mycket högre digital mognad privat än på jobbet. Det är som två skilda världar
- På jobbet orkar många inte lära sig nya digitala verktyg men privat lär de sig allt själva. Vi fixar BankID, internetbank och Swish. Hemma laddar vi ner nya appar och spel som vi lär oss utan att gå kurs. Men på jobbet förväntar vi oss bli matade med information och att någon berättar vad vi ska göra och varför. Tänk om den privata nyfikenheten kring digitala verktyg kunde spilla över på jobbet, resonerar Michaela.
5 tips för en lyckad transformation
Med erfarenhet från flera förändringsprojekt avslutar Michaela med fem nyckelfaktorer för framgång i transformationen och resan till en digital arbetsplats.
- Ledningen måste tillåta sig själva och medarbetarna att avsätta tid för att lära sig de nya verktygen och arbetssätten.
- Ha en tydlig strategi och målbild - tro inte att det löser sig automatiskt. En förändring uppstår inte av sig själv och små problem kan bli stora bromsklossar.
- Tekniska projektledare är viktiga, men en förändringsledare för implementering av nya arbetssätt är avgörande för framgång.
- Förändringsledaren ska vara synlig och tillgänglig i verksamheten, se vad som behöver göras och förstå hur förändringen påverkar medarbetarna.
- Börja med det roliga. Starta Yammer och skapa forum för medarbetarna där de kan upptäcka möjligheterna med moderna verktyg.
