Automatisering har tradisjonelt skjedd gjennom implementasjon av nye systemer. RPA fungerer istedenfor som en digital arbeidskraft der man benytter eksisterende programvare.

Digital arbeidskraft i form av en software robot (RPA) er ikke bare raskere og billigere, men også mer nøyaktig. I tillegg vil det skape mer tid for menneskelige ansatte til å fokusere på mer verdiskapende arbeidsoppgaver. Når Robotic Process Automation (RPA) benyttes som et strategisk verktøy i kombinasjon med vellykket endringsledelse, resulterer det i både reduserte kostnader og økt medarbeidertilfredshet og forretningsverdi.

Hva er Robotic Process Automation (RPA)?

RPA er en sofistikert programvare som automatiserer regelbaserte prosesser og arbeidsoppgaver slik at de ansatte kan få frigitt mer tid til mer verdiskapende arbeid og kompliserte oppgaver. Den store forskjellen fra tradisjonell automatisering er at det ikke handler om implementering av en ny programvare, men om en digital medarbeider som kan jobbe i eksisterende systemer (ERP, CRM, helpdesk etc.) på lik linje som en ansatt jobber i systemene. Det kreves derfor ingen endringer og større investeringer på eksisterende systemer, det er ikke nødvendig med kompliserte systemintegrasjoner, og positive effekter oppnås som regel betydelig raskere enn ved anskaffelse av mer tradisjonelle løsninger.

Fordeler med RPA

Kostnadsreduksjon

Bruk av RPA reduserer tiden hvert prosess-steg tar, og med det reduseres også kostnaden betydelig. En software robot koster en brøkdel av en fulltidsekvivalent (FTE) og den kan jobbe 24/7/365, noe som kan gi en kostnadsreduksjon på 35-65% («onshore») og 10-30% i «offshore» leveranser.

Forbedret etterlevelse

Endrede rammevilkår og regler øker behovet for regelbaserte automatiseringer slik at selskaper kan etterleve og håndheve lov- og forretningsmessige krav, samt gi detaljerte revisjonsspor 100% av tiden.

Forbedret tjenesteleveranse og kundeopplevelse

RPA øker kvaliteten på tjenestene som leveres ved å minimere manuelle inngrep, feil og dupliserende arbeide. En software robot blir aldri lei av repeterende arbeid, og den blir aldri sliten eller trenger ferie. Ikke minst fordi nøyaktigheten økes til nær 100%, opplever man både internt og eksternt at servicekvaliteten øker.

Liten innvirkning på IT-miljø

RPA krever ingen store investeringer på IT-arkitektur og heller ingen store kompliserte integrasjoner mot eksisterende systemer. I det hele tatt krever RPA ingen store investeringer på IT-området.

Bedre mulighet til å styre

RPA gir bedre evne til å administrere virksomhetens operasjoner gjennom bedre styring og overholdelse av lover og regler fordi krav til prosessen er innebygd i automatiseringsregler. I tillegg gir robotisering forbedret prosess og datasikkerhet, samt forbedret katastrofeoppdatering med hjelp av ekstern serverkontroll over robotene.

Eliminere gjentakende oppgaver

Reduserer behov for antall ansatte. Den nye arbeidsgruppen med virtuelle ansatte tar over oppgaver som er gjentakende og som gjerne er mindre verdiskapende. Dette gjør at de ansatte vil fungere som arbeidsledere som overvåker robotene og håndterer feilsituasjoner og forbedringer.

Forbedrede prosesser

Forbedrer prosesskvalitet, overholdelse av regelverk, sporbarhet, sikkerhet og kontinuitet. RPA fremskynder prosesser, noe som fører til økt transaksjonsvolum og økning i den totale produktiviteten.

Innsikt og analyser

RPA gir omfattende loggføring og mulighet for rapportering. Alle aktiviteter utført av roboter kan bli loggført og tolket gjennom rapporteringsverktøy som visuelt kan vises i dashboards tilpasset hvert enkelt operasjonskrav.

Skalerbarhet og fleksibilitet

RPA introduserer en svært fleksibel og skalerbar virtuell arbeidskraft som ikke krever tid for opplæring og tilpasning. Roboter kan distribueres raskt med minimal kostnad, og størrelsen på den digitale arbeidsstyrken kan enkelt tilpasses etter behov.

 

Hva hjelper vi våre kunder med?

CGI har utviklet et rammeverk for implementering av RPA som gjør det enkelt å komme i gang og realisere de positive effektene. Vi anbefaler og utføre automatiseringsarbeidet i etapper, og vi har en tydelig metodikk for hvordan vi arbeider sammen med våre kunder.

Vår metode sikrer at:

  • Endringene som ønskes gjennomført, gir økt verdiskapning
  • Endringene gjennomføres på en effektiv og inkluderende måte
  • Virksomheten får ut de ønskede gevinstene

Det første vi gjør sammen, er å finne ut hvordan tingenes tilstand er i dag. Her ser vi på dagens prosesser og får en oversikt over hva som er virksomhetens utfordringer. Dersom det er ønskelig med en Proof of Concept (POC) gjør vi også først en vurdering av hvilke prosesser som kan egne seg for robotisering.

Andre steg er å beskrive hvordan virksomheten ønsker å arbeide i fremtiden. Bare når vi har en felles idé om hvor bedriften ønsker å være, kan vi sammen fastslå hva som må gjøres for å gå fra der virksomheten er i dag til dit den ønsker å være. Det er i denne fasen at robotisering ofte viser seg å være en god løsning for å effektivisere arbeidsprosessene raskt og kostnadseffektivt. Å robotisere unødvendige prosesser eller prosess-steg er ikke å anbefale, så vi vurderer underveis om hvorvidt prosessene bør endres før de robotiseres.

Utfallet av arbeidet er en prioritert liste over prosesser som skal robotiseres. Dette gir en «roadmap» over hvilke prosesser som skal automatiseres og når dette vil skje. Dersom kunden i dag ikke har mekanismer for å håndtere en slik portefølje, kan vi bistå med å etablere et RPA Center of Excellence (CoE) for effektivt å håndtere RPA prosjekter i fremtiden.

Vi er selvfølgelig veldig opptatt av at robotiseringen gir de forventede resultatene. Vi kan derfor hjelpe til med å lage en god plan over hva som må endres for at virksomheten skal kunne realisere mulige gevinster. Vi leder gjerne endringsaktivitetene dersom det er ønskelig.

I sum sørger vi for at vi sammen har en forutsigbar og realistisk gjennomføring av de endringene som må til for å automatisere de riktige prosessene for en optimal gevinstrealisering.


 

RPA er enkelt å innføre, det krever ingen store investeringer, og det gir raskt en positiv effekt. Selv om RPA selvfølgelig ikke er en universalløsning for alle utfordringer som finnes i virksomheten, er det ingen tvil om at det er en teknologi som kan bidra positivt på mange områder. Vi skal her forsøke å beskrive noen av de områdene der RPA kan gjøre en stor forskjell og hjelpe virksomheten til å bli mer effektiv.

 

Les mer

RPA kan løse dine største utfordringer

Vil du vite mer? 

Ta kontakt med: 

Terje Fladseth
terje.fladseth@cgi.com
+47 970 07 103