Etter 10 måneder med den nye WinTid-modulen WFM Bemanning, skryter Gate Gourmet både av mer fornøyde ansatte og en mer effektiv ressursutnyttelse. – Lederne setter enkelt opp arbeidsvaktene, og det kreves kun et par tastetrykk for å finne de beste alternativene for alle parter, sier HR Business Partner Thomas Nordskov Hansen.  

Med døgnbemanning og utallige deltidsarbeidere og vikarer har både ansatte og ledere i Gate Gourmet nå fått en enklere hverdag med den nye bemanningsmodulen i WinTid.

– Før lå vi kanskje to-tre dager frem i tid, mens vi nå enkelt og raskt planlegger og publiserer vakter for minst 14 dager fremover. Det er selvfølgelig mye enklere å forholde seg til for alle, sier HR Business Partner i Gate Gourmet, Thomas Nordskov Hansen.
 

Må ha rett kompetanse til rett tid

Gate Gourmet produserer og leverer flymat i 60 land, fra mer enn 170 ulike lokasjoner, og har over 400 ansatte i Norge. På Gardermoen er både produksjonsavdelingen, lageravdelingen, pakkeavdelingen og transportavdelingen avhengig av kvalifisert bemanning til enhver tid. At de reisende ikke får maten sin, er ikke et alternativ.

– Flyene går hele tiden, og flymaten må produses, pakkes og leveres i god tid før avgang. Det krever at vi har folk på jobb døgnet rundt, 365 dager i året. Vaktplaner kan med andre ord bli til et lite puslespill. I tillegg har vi våre travleste perioder når mange har fri, noe som betyr at vi er avhengige av en del vikarer og ekstrahjelper. Og de vi henter inn må ha den rette kompetansen, sier Nordskov Hansen.
 

En integrert del av det eksisterende systemet

Gate Gourmet har benyttet seg av WinTid Workforce Management-systemet i flere år, og våren 2018 ble flymatspesialisten med på et pilotprosjekt for å teste og utvikle den nye modulen WinTid WFM Bemanning. Modulen gir en visuell oversikt over bemanningssituasjonen til enhver tid, og gjør det enklere for ledere å bygge opp vaktplaner og tildele skift der det er behov.

– Det var en kjempefordel at modulen var koblet direkte til WinTid-systemet vi allerede brukte, så vi ikke trengte å bruke tid på å få to ulike systemer til å jobbe sammen. Det gjorde oppstarten utrolig enkel, og vi kunne begynne å publisere vakter etter bare et par tastetrykk, sier Nordskov Hansen.
 

Umiddelbar og kvalifisert dekning av ledige vakter

– Når vi publiserer et vaktbehov, skjer alt via smarttelefon. Vi velger avdeling og tidspunkt, og så sender systemet ut en melding til alle de ansatte med den kompetansen vi behøver. De aktuelle kandidatene trykker umiddelbart på en lenke som sier «ja, jeg vil ha vakten» eller «nei, jeg vil ikke ha vakten». Lederne kan dermed raskt gå inn i systemet og velge blant de tilgjengelige.

WinTid WFM Bemanning gir brukeren oversikt over en rekke detaljer som gjør det enkelt å gjøre gode valg, både med tanke på effektiv ressursbruk og overholdelse av arbeidsmiljøloven.

– Lederne våre ser med en gang hvor mange timer den ansatte allerede er satt opp den aktuelle uken, om det vil bli overtid, hvordan personen jobber dagen før og etter, hva slags timelønn vedkommende har. Det betyr at du raskt får oversikt over hva som vil lønne seg økonomisk, og ikke minst at du ikke bryter noen regler i henhold til arbeidsmiljøloven. Hvis systemet ser at en ansatt for eksempel ikke har hatt tilstrekkelig hvile etter et skift eller allerede har jobbet for mange søndager, vil denne personen ikke komme opp som et alternativ i systemet, sier Nordskov Hansen.
 

En enklere hverdag for de ansatte

Arbeidet med å fylle ut vaktplaner måtte tidligere innom egne ansatte med ansvar for planlegging, før det stort sett endte opp hos bemanningsbyrået deres. Gate Gourmet har nå både egne ansatte og eksterne vikarer lagt inn i WinTid, slik at lederne for de ulike avdelingene selv kan gjøre jobben ved hjelp av noen få tastetrykk.

– Det beste eksempelet på hvor bra det har fungert, er da en av lederne våre fikk inn en telefon om sykefravær i det han parkerte utenfor kontoret om morgenen. Umiddelbart etter at han hadde lagt på, publiserte han vakten i systemet – og innen han hadde rukket å gå de ti minuttene det tar å gå fra parkeringsplassen til kontoret vårt, hadde fire personer allerede gitt beskjed om at de ønsket å ta vakten. Dermed var sykefraværet dekket før han hadde rukket å sette seg ned ved pulten om morgenen, sier Nordskov Hansen.  

– Nå som pilotprosjektet er ferdig og systemet er lansert for fullt, er vi veldig spent på å se om andre kommer til å dra like stor nytte av det som det vi gjør.

 

Foto: © GateGroup