Onder regie van CGI heeft Varex SAP geïmplementeerd voor 500 eindgebruikers op 4 locaties wereldwijd. Hierdoor is Varex voorbereid om haar groeidoelstellingen te realiseren.

De uitdaging

Varex Imaging Corporation is een toonaangevende Amerikaanse producent van medische röntgenbuizen en beeldverwerkingsoplossingen. Varex Imaging Corporation componenten worden wereldwijd gebruikt door fabrikanten van röntgensystemen om te detecteren, diagnosticeren en beschermen. 

In 2015 heeft Varex Imaging Corporation het Nederlandse bedrijf Claymount overgenomen. Claymount ontwikkelt, produceert en verkoopt onderdelen zoals hoogspanningsconnectoren en röntgensensoren vanuit vestigingen in Nederland, China, Filipijnen en de USA. Een uitstekende aanvulling op het productenportfolio. Bij de overname is de naam van Claymount in Varex overgegaan.

Varex gebruikte het ERP-pakket ‘Visual Enterprise’ voor haar ontwikkel-, productie-, inkoop-, logistieke, verkoop- en financiële processen waar Varex Imaging Corporation (het moederbedrijf) en de andere divisies, het ERP-pakket ‘SAP’ gebruiken.

Eind 2022 is een project gestart om de Varex bedrijfsprocessen in het corporate SAP-systeem te implementeren en Visual Enterprise uit te faseren. De belangrijkste bedrijfsdoelstelling is het harmoniseren van het applicatielandschap om de groeiambities van de organisatie verder vorm te geven.

Waarom CGI?

Varex Imaging Corporation heeft in 2020 een soortgelijke SAP implementatie voor haar divisie in Finland gerealiseerd. CGI was hier als SAP-implementatiepartner bij betrokken. Dit succes was aanleiding om wederom voor CGI te kiezen voor de SAP implementatie van Varex in Nederland, China, Filipijnen en de USA. 

CGI’s oplossing en aanpak

De SAP-implementatie voor Varex omvat de inrichting van alle primaire bedrijfsprocessen zoals productontwikkeling, productie, inkoop, logistiek, kwaliteit, verkoop en financiën in SAP. De realisatie van koppelingen met andere applicaties én de datamigratie vanuit Visual Enterprise naar SAP zijn ook onderdeel van de opdracht.

De business change en implementatie bij de Varex-eindgebruikers in Nederland, China, Filipijnen en de USA zijn integraal onderdeel van aanpak in het project. CGI heeft de rol van overall projectmanager op zich genomen en was verantwoordelijk voor de aansturing en coördinatie van circa 25 subject matter experts en proceseigenaren van Varex én 8 SAP-experts van het Varex corporate SAP competence center. 

Gekozen is voor de implementatie-aanpak CGI LIFE, de Logical Implementation method For ERP. Dit is een door CGI bewezen en gecombineerde agile/waterval werkwijze. De belangrijkste kenmerken van de LIFE-aanpak zijn:

  • Framework met tools en templates
  • Standaard aanpak
  • Bewezen methode
  • Oplossingsonafhankelijke aanpak
  • Track record van succesvolle projecten

Succesfactoren

De introductie van SAP en harmonisatie van de bedrijfsprocessen en rapportages van Varex Imaging Corporation betekende grote veranderingen bij Varex. Deze business verandering is conform de CGI-implementatiemethode LIFE als volgt aangepakt:

  • Door Varex subject matter experts aan te stellen en verantwoordelijkheid, mandaat en tijd te geven;
  • De subject matter experts hebben alle requirements en processen in SAP getest waardoor zij zelf het systeem volledig doorgronden en adopteren. Zij hebben zelf de fit-gap tussen huidige en nieuwe werkwijze vastgesteld;
  • Door vroegtijdige kennisoverdracht en trainingssessies.Key users vanuit alle vestigingen zijn naar Varex Nederland gekomen voor een train-the-trainer programma. De subject matter experts hebben de key-users opgeleid zodat deze de training aan de eindgebruikers op locatie hebben gegeven;
  • Frequente nieuwsbrieven naar de gehele organisatie;
  • De subject matter experts en key users hebben in de eerste weken na Go-Live op locatie ondersteuning verleend. 

Softwarevalidatie

Als producent van medische apparatuur is Varex gehouden aan internationale normen om de veiligheid, werkzaamheid en kwaliteit van de producten te garanderen. Deze normeringen stellen ook eisen aan de bedrijfsprocessen en software systemen die worden gebruik om de medische apparatuur te produceren. Middels software validatie is de juiste werking van de bedrijfsprocessen in het nieuwe SAP-systeem aangetoond als randvoorwaarde voor externe audits die jaarlijks bij Varex plaatsvinden.

Het resultaat

De totale doorlooptijd van het project was 1,5 jaar met een inzet van circa 5.000 mandagen door Business en IT. Door CGI’s LIFE-methode en projectmanagement is Varex conform planning op 30 september 2024 overgegaan naar SAP. De 500 eindgebruikers in Nederland, de Filipijnen, China en de USA werken nu met het corporate SAP-systeem. Hiermee zijn de harmonisatiedoelstellingen bereikt en is de weg vrij voor de groeiambities van Varex.

CGI heeft met hun SAP projectmanagement aanpak en werkwijze overtuigend aangetoond dat door nauwe samenwerking tussen business en IT een succesvolle implementatie van onze bedrijfsprocessen in SAP heeft plaatsgevonden

Tom van Gessel Finance Director Varex