Om voorop te blijven lopen in de dynamische zakenwereld van vandaag dien je efficiëntie met duurzaamheid te combineren. CGI levert een geavanceerde oplossing voor digitaal factureren aan de Rabobank die beide doelen ondersteund. Dit initiatief, ontworpen om workflows te stroomlijnen, verwerkingstijden te verkorten en aan te sluiten bij duurzaamheidsdoelstellingen, onderstreept innovatie en verantwoord ondernemen.

Complex facturenlandschap

Het factuurverwerkingssysteem van de Rabobank was afhankelijk van handmatige methoden. Een andere uitdaging was het gebrek aan standaardisatie van factuurformaten, aangezien het bedrijf samenwerkte met leveranciers uit verschillende landen. Verschillende formaten verhoogden de behoefte aan handmatige aanpassingen, wat het proces verder vertraagde.

"Wij beheren tussen de 100.000 en 150.000 leveranciers en hebben jaarlijks tussen de 45.000 en 50.000 leveranciers die facturen sturen. Elke leverancier had een ander formaat en we moesten veel handmatige aanpassingen doen. Het hebben van kwalitatief goede data in onze workflow helpt ervoor te zorgen dat onze jaarrekeningen en rapporten van hoge kwaliteit zijn, wat cruciaal is voor onze financiële rapportage", zegt Danny Bhaggoe, Manager Billing Team Rabobank.

De oplossing

De oplossing van CGI was gericht op digitale transformatie en procesoptimalisatie.

"Nu hebben we realtime gegevens die ons laten zien hoeveel facturen we hebben ontvangen en wanneer ze zijn verwerkt. Dit helpt ons beter te plannen en de middelen effectief toe te wijzen", zegt Jasper van den Donker, Product Owner bij Rabobank.

Datagedreven beslissingen en verhoogde duurzaamheid

De oplossing van CGI helpt de algehele efficiëntie van het factuurverwerkingssysteem te verbeteren. Dankzij het nieuwe geoptimaliseerde digitale proces worden facturen twee keer zo snel verwerkt als voorheen, waardoor de betalingscycli worden verkort en vertragingen geminimaliseerd.

"We konden specifieke fouten identificeren, zoals onjuiste btw-bedragen, en leveranciers vragen hun facturen te corrigeren voordat we ze verwerkten. Dit was mogelijk dankzij de gegevens die we vastlegden", zegt Jasper van den Donker. "Daarnaast staat duurzaamheid hoog op de agenda van de Rabobank en is het verminderen van papiergebruik een cruciaal onderdeel van onze inspanningen", voegt Danny Bhaggoe toe.

Twee keer zo snel facturatieproces en verbeterde tevredenheid van leveranciers

CGI introduceerde ook automatisering in de data entry. In plaats van informatie van facturen deels handmatig in te voeren, haalde het systeem automatisch belangrijke gegevenspunten uit de digitale bestanden. De software van CGI maakt gebruik van AI-integratie voor geautomatiseerde interpretatie. Dankzij de overgang naar digitale facturen kunnen bedrijven facturen binnen 24 uur verwerken. Deze snellere verwerking verbetert niet alleen de interne bedrijfsvoering, maar zorgt er ook voor dat leveranciers op tijd hun correcte betalingen ontvangen, waardoor de tevredenheid van leveranciers toeneemt.

"Dankzij de juiste gegevens konden we de data regelitems voor ongeveer 95% van de facturen automatiseren, waardoor het handmatige werk aanzienlijk werd verminderd. We kunnen nu twee keer zoveel facturen verwerken als voorheen, met minder fouten en een verbeterde datakwaliteit", zegt Jasper van den Donker. 

"De betere gegevens betekenden minder fouten en leveranciers stelden het op prijs dat ze niet hoefden te wachten tot hun betalingen werden gecorrigeerd of er vertraging optrad", zegt Danny Bhaggoe.

Conclusie

CGI Global Invoice Automation helpt bij het optimaliseren van factuurverwerkingssystemen, waardoor deze twee keer zo snel verlopen, terwijl het aantal fouten afneemt en de relatie met leveranciers verbetert. Deze casestudy laat de kracht zien van technologie om bedrijfsprocessen te transformeren, kostenbesparingen te realiseren en tegelijkertijd duurzaamheid en datagestuurde initiatieven te ondersteunen.