“Op basis van onderstaande bij ons bekende informatie over uw financiële situatie en toepassing van onderstaande regels wordt dit uw aanslag over 2026.”
Klinkt eenvoudig en is wat je als burger of bedrijf mag verwachten van een overheidsorganisatie. Achter dit ogenschijnlijk eenvoudige antwoord gaat een complex proces schuil. Hoe krijg en houd je grip op informatie in een organisatie die werkt voor heel Nederland met miljarden informatieobjecten die beheerd moeten worden in een zeer gevarieerd landschap van bedrijfsprocessen, informatiestromen en IT systemen?
Lessen uit de praktijk
In de afgelopen periode heeft Belastingdienst met CGI en ilionx een Generiek platform voor Document- en Archiefbeheer (GDA) gerealiseerd om grip op informatie duurzaam te verbeteren voor klanten, medewerkers en toezichthouders. Dit platform is inmiddels succesvol geïmplementeerd en genomineerd voor de Computable Awards.
|
 |
Voor alle organisaties is grip op informatie belangrijk; voor overheidsorganisaties is het tevens een wettelijke verplichting in het kader van onder andere de Wet Open Overheid (WOO). Daarom neem ik je graag mee in onze ervaringen op dit terrein, om hier mogelijk voordeel uit te halen bij een eigen implementatie.
Grip op informatie begint bij het primaire proces
“O ja, die documenten moeten we ook nog even naar het archiefsysteem sturen…” Dit is wat vaak de bestaande werkwijze is binnen organisaties en waardoor klanten niet volledig geïnformeerd worden, besluitvorming niet herleidbaar is en medewerkers informatie missen in hun werk. Grip op informatie gaat daarom verder, dit betekent actief beheer van informatieobjecten vanaf het ontstaan of ontvangst tot vernietiging. Dit betekent dat een oplossing hiervoor een onmisbaar onderdeel is in alle bedrijfsprocessen waarin beslissingen over burgers en bedrijven worden genomen, door medewerkers of door geautomatiseerde systemen.
Niet alles centraal, wel alles verbonden
“Moet alle documenten dan altijd centraal worden opgeslagen en hoe kom ik er dan bij?” Centrale opslag van alle informatie in één systeem is niet nodig en ook niet mogelijk. Het gaat namelijk niet alleen om documenten, maar ook om bedrijfsregels, communicatie en data. Voor deze verschillende typen van informatieobjecten zijn specifieke systemen beter uitgerust. Daarom is een federatieve oplossing nodig waarin informatieobjecten lokaal kunnen blijven maar wel:
- Beheerd kunnen worden vanuit centrale kaders om te voldoen aan wet- en regelgeving zoals de Archiefwet, de WOO en de BIO te borgen.
- Aan elkaar kunnen worden gerelateerd op basis van een centraal beheerd metadatamodel zodat integraal zoeken mogelijk is.
- Toegankelijk zijn voor alle afnemers van de betreffende informatieobjecten, zoals primaire processystemen, zaaksystemen, klant- en medewerkersportalen.
Een modulaire aanpak werkt het best
“Zijn daar standaardoplossingen voor?” In onze ervaring is een modulaire opbouw van een platform noodzakelijk, bestaande uit een aantal standaardoplossingen uit de markt. Voor een goede beheersing van de levenscyclus van informatieobjecten zijn volwassen document management oplossingen beschikbaar in de markt. Het is belangrijk om hierin te configureren op basis van open marktstandaarden voor metadata en integratie. Op basis hiervan kan dan aanvullende meer innovatieve functionaliteit voor bijvoorbeeld intelligent zoeken, automatisch metadateren en aansluiting van afnemende systemen worden toegevoegd. Hiermee ontstaat een platform dat enerzijds robuust is voor langdurig beheer van informatie en anderzijds flexibel is in toevoegen van nieuwe functionaliteit en aansluiting van afnemers.
Groot resultaat, beheersbare stappen
“Dat klinkt als een groot project, daar zijn wij niet zo goed in…” Het neerzetten van de basis voor een dergelijk platform, inclusief het aansluiten van de eerste afnemers, is een overzichtelijk project wat in enkele maanden tot maximaal een jaar kan worden gerealiseerd. Door het federatieve karakter van de oplossing kunnen afnemers in hun eigen tempo aansluiten op de nieuwe voorziening, waarbij continuïteit van de informatie wordt geborgd door toegang op bestaande document en archiefvoorzieningen. Ook biedt het federatieve model de mogelijkheid om deze veelal legacy oplossingen uit te faseren en de informatie op te nemen in het nieuwe platform.
Op deze wijze kan na een initieel overzichtelijk project op een beheersbare wijze grip op informatie worden verbeterd met doorontwikkeling van het platform, aansluiting van afnemers en uitfasering van legacy-oplossingen.
Over de auteur
Henk van Roekel
Vice President Consulting Expert
Henk is een resultaatgerichte Data & Analytics adviseur, altijd op zoek naar gedragen en duurzame verbeteringen voor een organisatie. Hij heeft een brede ervaring opgedaan in veel verschillende organisaties, met een duidelijk accent in data- en informatiemanagement. Zijn kracht ...
