Gestion de la transition des TI

Minimiser les risques et maintenir la disponibilité des services

La transition des services, du savoir-faire et des ressources en TI, dans le cadre d’une entente d’impartition, doit se faire sans interruption des opérations tant informatiques que d’affaires, quel que soit le niveau de complexité de la transition, et il importe de rassurer les clients à ce sujet. Grâce à une gestion de la transition des TI efficace, CGI assure le transfert et l’intégration de l’environnement informatique du client en veillant au maintien de la disponibilité des systèmes en production afin d’éviter toute interruption de services dès le jour 1 de la transition.

Les méthodes, pratiques et processus de transition éprouvés de CGI mettent l’accent sur la disponibilité des systèmes afin d’éviter toute interruption de vos opérations. Notre approche est soutenue par un cadre de gestion de projet rigoureux, ainsi que par une communication continue avec tous les intervenants et une gouvernance efficace.

L’approche de transition de CGI consiste à maintenir l’intégrité, la qualité et la stabilité de l’environnement en transition, tout en prenant en charge les activités quotidiennes du client. Pour ce faire, CGI procède à une planification et une préparation détaillées de la transition bien avant la date d’entrée en vigueur du contrat, pour assurer la préparation des opérations et veiller à ce que les activités de transition puissent être entreprises dès le jour 1. Cette étape comprend l’élaboration d’un plan de transition qui énonce les étapes importantes et les résultats attendus, en mettant l’accent sur :

  • l’affectation de professionnels chevronnés;
  • l’élaboration d’un échéancier conforme au plan de travail et visant à maintenir  les activités d’affaires du client sans interruption;
  • la mise en œuvre de méthodes et de processus éprouvés tirant profit de notre vaste expérience;
  • l’élaboration d’une structure de gouvernance commune et la mise en œuvre du Cadre de gestion du partenariat client (CGPC) de CGI;
  • la participation continue du client;
  • la mise en œuvre d’un plan de communication avec le personnel afin de maintenir un échange continu et de répondre rapidement aux questions.

La méthode de gestion de la transition des TI de CGI comprend une composante de ressources humaines (RH) importante qui assure la planification, les communications et la gestion du changement nécessaires afin que l’impartition des TI s’avère une expérience bénéfique tant pour les clients que pour leurs équipes. Le plan est conçu pour répondre rapidement aux principales questions et préoccupations, afin de permettre aux nouveaux membres de CGI de comprendre les aspects positifs du partenariat d’impartition, de s’y adapter, d’y réfléchir, et surtout, de se concentrer sur la prestation des services.

Le processus de transition des RH de CGI s’adapte toujours aux exigences propres à nos clients et comprend habituellement les éléments suivants :

  • un plan de projet exhaustif associé à des échéanciers clairement définis et à des étapes mesurables;
  • une évaluation complète des régimes de rémunération et d’avantages sociaux du client, comparativement aux programmes de CGI, et un pouvoir de décision conjoint en ce qui a trait à l’harmonisation;
  • une élaboration conjointe d’un plan de communication pour diffuser l’information efficacement à chaque étape du processus de transition;
  • une attention accordée à  chaque personne afin de répondre à la question : « Quel sera l’impact pour moi? »

Le transfert de connaissances est essentiel à la qualité et à l’efficacité des services offerts dans le cadre d’un contrat d’impartition des TI. Les processus de CGI font en sorte que toutes les connaissances sont transférées de façon fiable du client à CGI. Les connaissances opérationnelles de chaque service des TI sont transférées comme suit :

  • révision de la documentation existante;
  • entrevues et mentorat;
  • élaboration de documents d’appui;
  • pratique sur le terrain de la maintenance.

Nous affectons une équipe de professionnels qui effectuera un travail d’accompagnement auprès des employés du client, afin de transférer et de sécuriser les connaissances relatives au soutien et à la maintenance de chaque service offert par CGI. L’entière responsabilité de la gestion des services en TI est assumée dès le jour 1, afin d’assurer la réussite du transfert et de la protection des connaissances.

CGI a recours à une approche de gestion de projet rigoureuse et à des processus de transition éprouvés et adaptés à votre environnement afin d’assurer une transition conforme aux échéanciers et aux budgets. Nous mettons l’accent sur les éléments suivants :

  • l’établissement d’une structure organisationnelle et de gouvernance solide qui assure un niveau élevé de transparence et une communication efficace;
  • l’identification et l’attribution de rôles clés afin d’établir des relations collaboratives qui reflètent les objectifs de la transition;
  • une communication continue pour tenir tous les intervenants au courant de l’évolution de la transition tout au long du processus;
  • l’élaboration d’un cadre de gestion opérationnel qui précise les services à effectuer, la méthode d’exécution et la façon dont ces services seront maintenus;
  • l’établissement de processus opérationnels de base avant la date d’entrée en vigueur du contrat afin de faciliter le transfert des responsabilités (ex. : gestion des incidents, gestion des problèmes et escalades) et d’assurer le succès dès le jour 1;
  • la mise en place de procédures conjointes de priorisation et de contrôle diligent des changements afin de s’assurer que la transition répond aux exigences définies par  le client.