Monterey County (Californie) améliore l'efficacité et le contrôle

Le défi

Monterey County (en Californie), qui est un client de gestion financière CGI Advantage depuis 1985, y compris pour la budgétisation et l’approvisionnement, désirait moderniser ses processus. La technologie désuète nécessitait de grands efforts manuels et de traitement papier des données. De plus, Monterey County avait un processus de ressources humaines manuel, un système de paie indépendant et une gestion des finances non intégrée et était confronté à de nombreuses données redondantes et inconstantes. Monterey County s’est rendu compte qu’il n'était pas dans la bonne voie.

À la suite d’une évaluation indépendante de la Government Finance Officers Association, Monterey County a compris qu’il devait définir une nouvelle structure organisationnelle, établir un nouveau plan comptable et mettre en place un système de ressources humaines et de paie entièrement intégré.

La direction prise par le comité directeur de Monterey County était de choisir un fournisseur qui offrirait les meilleures pratiques possible pour la mise en place d’un progiciel de gestion intégrée. Après avoir étudié les solutions de PGI sur le marché à l’échelle de l’État et à l’échelle locale ainsi que quelques livres blancs peu encourageants sur le très faible taux de succès des projets de PGI dans le secteur public, Monterey County s’est tourné vers son partenaire de longue date, CGI.

« Le dévouement de CGI envers le marché des gouvernements de l'État et locaux est sans précédent, tout comme son expérience du gouvernement, que la société offre à chaque engagement, dit Ed Munoz, chef de projet – PGI. Comme elle compte plus de 190 clients gouvernementaux qui utilisent sa solution CGI Advantage, CGI a une excellente connaissance de ce qui se fait et de ce qui fonctionne bien. Nous savions que nous pouvions compter sur CGI pour nous fournir les meilleures pratiques dont nous avions besoin. »

En 2007, Monterey County a choisi la solution de PGI gouvernementale CGI Advantage fondée sur le Web pour mettre à niveau son système de gestion financière, y compris l’approvisionnement, ainsi que la gestion des ressources humaines, la budgétisation de rendement et les immobilisations corporelles pour remplacer ses processus existants.

La stratégie

Le projet a démarré en août 2007 avec une évaluation préliminaire en vue de la mise en oeuvre de la solution de gestion financière, d’approvisionnement et de budgétisation de rendement CGI Advantage.

« Ce processus, qui fait appel à une étroite collaboration, poursuit M. Munoz, est caractéristique de la méthodologie de mise en oeuvre de CGI et constitue une expérience très profitable pour Monterey County. »

Cette étape cruciale du processus de mise en oeuvre, qui rassemblait les gestionnaires des finances du service, consistait à revoir avec eux en revue l’application de PGI sur le Web. D’après l’expérience avec le logiciel et de nombreux gouvernements du pays, CGI a fait valoir des options de changement visant à répondre aux exigences de Monterey County. Par exemple, les services de santé, les services des shérifs et les services sociaux dépendent largement de programmes et de financement extérieur – ce que les dirigeants de ces services étudieront de près tout au long du projet. Cette évaluation, une fois terminée, a servi de base au contrat et au plan de projet officiel.

« Lorsqu’il a été temps de mettre le projet en branle, relate M. Munoz, nous avions la technologie en place, une compréhension départementale des changements à apporter aux processus d’affaires et un engagement complet du comité de direction et du conseil des superviseurs de Monterey County. »

Les résultats

Monterey County a mis en action sa solution avec le service de gestion des dettes en septembre 2008, suivi par la budgétisation du rendement en décembre 2008, pour accommoder leur budget 2009-2010. Les services de Monterey County ont donc fait l’expérience en première ligne du plan comptable et de la structure organisationnelle. La solution a ensuite été mise en direct pour le service de gestion de la formation en mars 2009, le service des investissements en avril 2009 et le service de gestion financière en juillet 2009. De nos jours, 27 services, y compris le County Hospital, utilisent un système centralisé, obtenant ainsi les avantages suivants :

  • Le papier n'envahit plus l’entreprise; l’information circule de façon concise, par voie électronique;
  • Les services ont accès en temps réel à des données exactes;
  • Les services ont un meilleur contrôle sur la saisie des bons de commande, ldes demandes de paiements, l'envoi de pièces de journal, le suivi du déroulement du travail et l'obtention d'approbations;
  • Le personnel peut se concentrer sur des tâches plus critiques, commel’analyse;
  • Les cartes d’achats (p-cards) permettent de traiter immédiatement des bons de commande pour de faibles montants, et nous pouvons donc nous concentrer sur les remises sur volume, car nous payons les fournisseurs plus vite;
  • Les services établissent à présent un budget bien inférieur, captant plus de renseignements plus vite pour une plus grande visibilité et une plus grande responsabilité envers leurs citoyens;
  • Monterey County a été très impressionné par l’intégration originale des ressources humaines à la gestion des finances, qui a réduit l’entrée de données redondantes et amélioré la constance des données.

« Les experts de CGI parlent affaires comme le gouvernement, dit Ed Munoz. Chaque consultant comprend comment les gouvernements opèrent et comment le logiciel de PGI CGI Advantage peut le mieux répondre à leurs exigences particulières, ce qui a grandement contribué à contrôler l’étendue et le budget du projet de Monterey County. »

L’amélioration continue

La prochaine phase du projet actuellement en cours est de remplacer le processus manuel de ressources humaines et de paie de Monterey County par une solution de gestion des ressources humaines et de la paie CGI Advantage qui doit devenir opérationnelle en janvier 2010.

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