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Études de cas

L'État du Maine

L’État du Maine rationalise son système de gestion intégré (ERP) afin d’améliorer ses processus d’affaires et se tourne vers les services de gestion déléguée pour assurer la prévisibilité des dépenses.

Dans un contexte de contraintes budgétaires continues et de baisse de la population active, les gouvernements sont appelés à améliorer leur rendement en dépit de la réduction de leurs ressources. Malgré ces défis, l’État du Maine devait mettre à niveau son système de gestion intégré. Il a donc fait appel à CGI.

Le défi

L’État utilisait la solution de gestion financière CGI AdvantageMD depuis 1989 et maintenait un grand nombre de systèmes sources propres aux organismes. Cette configuration présentait les défis ci-dessous.

  • Taux élevé d’entrée de données redondantes
  • Longs délais de traitement
  • Manque d’information en temps opportun
  • Dépendance excessive aux transactions papier

La solution

En juillet 2007, l’État a lancé sa nouvelle solution selon les échéances et le budget prévus, accomplissant ainsi sa mission de mettre en place un système centralisé pour la gestion financière et budgétaire ainsi que l’approvisionnement. Aujourd’hui, ses 139 organismes utilisent cette solution centralisée, y compris les départements de l’Éducation, de la Protection de l’environnement, des Ressources humaines, du Travail, de la Sécurité publique et du Transport, ainsi que le Bureau du trésorier de l’État. Cette solution leur permet d’obtenir les avantages ci-dessous.

  • Accès en temps réel aux données financières et budgétaires grâce à l’enregistrement synchrone
  • Amélioration de l’accès à l’information grâce à des mises à jour, des interrogations de données et un accès en mode descendant en temps réel
  • Élimination de dizaines de milliers de feuilles de papier grâce à l’automatisation ainsi qu’à des formulaires, des flux de travaux et des approbations en ligne
  • Réduction des coûts d’impression, d’entreposage et de distribution de rapports
  • Amélioration de la capacité de supervision centrale, de la gestion des organismes et de l’exactitude des données et réduction de la dépendance au service central des finances
  • Augmentation de la souplesse en vue d’apporter des modifications et de s’adapter rapidement au changement
  • Réduction du rapprochement manuel
  • Accélération du processus d’approbation
  • Augmentation du nombre de réponses aux appels d’offres de la part des fournisseurs et gestion accrue des règles de soumission

« L’orientation proposée par CGI grâce à sa solution CGI Advantage ainsi que sa philosophie générale en matière de systèmes d’entreprise s’arriment à nos objectifs d’améliorer notre efficacité et notre gestion grâce à un environnement centralisé. »

– Doug Cotnoir, contrôleur, État du Maine

Un véritable partenariat

CGI a déployé une équipe compétente et expérimentée, composée de professionnels travaillant sur place et à distance. CGI a établi de solides relations de travail avec l’ensemble du personnel fonctionnel et technique de l’État ainsi qu’avec leurs organisations respectives. Une relation de confiance et un partenariat honnête unissent toutes les parties et leur permettent de travailler en tant qu’équipe intégrée.

Managed Advantage – Transition vers le nuage

En 2010, l’État était soumis à des contraintes budgétaires considérables, mais devait tout de même mettre à niveau son système CGI Advantage. Il avait également de la difficulté à attirer et à retenir un personnel compétent en TI pour l’exploitation de son système ERP. Les quelques professionnels en TI à son emploi étaient constamment sollicités et n‘étaient pas en mesure d’entreprendre de nouveaux projets informatiques. Après avoir analysé ses options, l’État a décidé d’avoir recours au service de gestion déléguée de systèmes ERP de CGI, connu sous le nom de Managed Advantage.

L’État du Maine, en établissant des modèles prédictifs de dépense qui élimineront la nécessité d’expliquer les fluctuations annuelles lors de ses prochaines demandes de financement, a assuré la viabilité et la rentabilité de l’investissement à long terme dans les principaux systèmes, dont son système ERP. Ces modèles ont aidé l’État à surmonter ses contraintes budgétaires et à conserver son système ERP à jour grâce à des mises à niveau et à des améliorations continues.

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