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Études de cas

Améliorer la vérification de la situation d’emploi et augmenter le recouvrement des impôts

Il a été démontré que l‘utilisation d’un registre national d’emploi contribue à la réduction de l’embauche de travailleurs non autorisés et à l’amélioration de la protection des travailleurs. Le regroupement des données sur les employés au sein d’un registre électronique unique accroît également la visibilité des impôts perçus, tout en réduisant le fardeau administratif et les coûts pour les employeurs ainsi que pour les nombreux organismes gouvernementaux qui utilisent ces données. Après l’adoption d’une nouvelle loi, CGI a aidé le service des impôts et des douanes de l’Estonie à mettre en œuvre et à intégrer un registre d’emploi selon une échéance serrée.

Le défi

Le 26 mars 2014, le gouvernement de l’Estonie a apporté certains amendements à sa loi sur les impôts. Ce faisant, il a autorisé la création d’un registre national présentant de l’information sur les employés et leur situation d’emploi. L’objectif de la création de ce registre était de réduire l’embauche de travailleurs non autorisés et non enregistrés, d’améliorer la protection des droits sociaux des travailleurs, de renforcer la réglementation des prestations sociales versées aux citoyens et d’accroître la visibilité aux fins de supervision des impôts sur le travail. Entrée en vigueur le 1er juillet 2014, cette loi oblige les employeurs à enregistrer toute personne à leur emploi ou qu’ils comptent employer en Estonie. Le plus important défi pour le service des impôts et des douanes consistait à créer et à lancer ce nouveau registre selon une échéance très serrée.

La solution

Le service des impôts et des douanes a choisi CGI pour le développement de son registre électronique en raison de son expérience reconnue en matière de développement d’applications essentielles pour les gouvernements et de sa capacité à offrir les solutions les plus novatrices. La solution de CGI, lancée dans les délais impartis le 1er juillet, permet à tous les employeurs de l’Estonie d’enregistrer l’ensemble de leurs employés auprès du service avant leur premier jour de travail au pays.

Grâce à cette solution électronique, il n’est plus nécessaire de se rendre en personne à un point de service pour s’enregistrer. L’enregistrement des employés peut désormais s’effectuer de plusieurs façons.

  • Enregistrement en ligne sur le site Web du service des impôts et des douanes. Les utilisateurs peuvent entrer les données manuellement ou télécharger un fichier de référence.
  • Enregistrement par l’entremise d’une interface de communications intermachines mettant à profit la technologie X-Road, qui constitue la norme estonienne pour l’intégration de registres publics et de systèmes d’information
  • Enregistrement à partir d'un appel mobile par appel téléphonique ou message texte

Les employeurs n’ont plus besoin de soumettre les données de leurs employés aux fonds d’assurance maladie et d’assurance chômage de l’Estonie, puisque cette information leur est facilement accessible à partir du registre national. Ils peuvent également corriger les entrées erronées directement dans le registre au cours des trois mois suivant la date d’embauche, de suspension ou de cessation d’emploi d’un travailleur, période après laquelle ces corrections doivent être effectuées en personne dans un point de service. Les employés du service des impôts et des douanes profitent maintenant d’une visibilité accrue pour vérifier les situations d’emploi, les déclarations de versements et le paiement des impôts.

Les résultats

En novembre 2014, le registre national d’emploi était utilisé par environ 70 000 entreprises, qui y ont enregistré près de 600 000 employés. Grâce à la visibilité accrue des déclarations de versements et d’impôts offerte au service des impôts et des douanes, le recouvrement des impôts sur le travail a augmenté d’approximativement 5,1 millions € au cours des quatre premiers mois d’utilisation du registre (de juillet à novembre 2014). Cette solution a également permis l’enregistrement de plus de 9 000 nouveaux travailleurs. Sans cet outil, il aurait été impossible d’enregistrer ces travailleurs et ils auraient incidemment été classés comme travailleurs non autorisés

L’enregistrement numérique a permis d’adopter des procédures sans papier et d’obtenir les avantages ci-dessous.

  • Pour le bureau d’assurance sociale, le registre a grandement augmenté la rapidité et l’efficacité du processus de vérification factuelle de la situation d’emploi et a permis de réduire considérablement les risques de versements excédentaires.
  • Le registre a éliminé la nécessité pour les employeurs d’informer la police et la direction de surveillance des frontières à propos des autorisations de travail accordées aux étrangers, puisque cette information est accessible dans le registre.
  • L’accélération de la collecte des données sur l’entrée en vigueur et l’échéance des polices d’assurance maladie a permis au fonds d’assurance maladie d’alléger sa tâche de traitement de données d’assurance en format papier et de réduire le risque que de nouveaux travailleurs ne soient protégés par aucune assurance en raison de données d’emploi manquantes ou erronées.
  • Les employés peuvent vérifier l’exactitude de l’enregistrement de leur situation d’emploi.

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