U.S. Environmental Protection Agency (EPA)

Numériser la conformité réglementaire

Le défi

Dans le cadre de stratégies fédérales visant à améliorer les services numériques offerts aux citoyens, à la communauté des affaires et à ses partenaires, l’EPA a lancé plusieurs initiatives de transformation de ses processus.

L’Office of Chemical Safety and Pollution Prevention (OCSPP) joue un rôle important dans le mandat de l’organisme gouvernemental. En collaboration avec d’autres bureaux, l’OCSPP est responsable de la réglementation entourant la production, l’importation, la distribution et l’utilisation intérieure des produits toxiques.

L’EPA et l’OCSPP ont fait appel à CGI pour déployer de nouvelles capacités leur permettant de mettre sur pied des programmes adéquats, à jour et efficaces ayant des répercussions positives sur la santé et sur l’environnement. À l’heure actuelle, des projets centrés sur l’utilisateur et fondés sur les méthodes agiles sont déployés rapidement et suscitent une mobilisation accrue des partenaires. Leur objectif est de faire progresser la transformation numérique de l’EPA tout en réduisant les contraintes imposées par la réglementation.

La solution

Création d’une fenêtre unique centrée sur le client pour les demandes liées aux pesticides

Auparavant, les producteurs de pesticides souhaitant distribuer un produit ou soumettre une demande de permis pour conduire des essais devaient créer un dossier électronique et le transmettre à l’EPA. Dans le but de simplifier le processus et de promouvoir les échanges de données pertinentes entre le secteur et le gouvernement, l’EPA et CGI ont mis sur pied un portail de soumission des demandes liées aux pesticides (Pesticide Submission Portal ou PSP). Le portail PSP a contribué à renforcer la conformité réglementaire tout en augmentant l’efficacité de la supervision effectuée par l’EPA. Voici un aperçu des principaux résultats:

  • Augmentation de 20 % du nombre total de soumissions au cours des sept premiers mois et augmentation de 46 % des soumissions électroniques, dont 90 % ont été transmises au moyen du portail
  • Amélioration du suivi et de la validation des demandes et de l’extraction de données
  • Accès en temps réel simultané qui permet d’obtenir un traitement en parallèle faisant passer le délai de traitement d’une demande de quelques jours à seulement quelques heures
  • Économies de l’EPA estimées à plus de 1,5 M$ par année à compter du moment où le portail sera entièrement adopté par les utilisateurs internes et externes

Ces résultats ont valu au portail PSP d’être sélectionné pour deux prestigieux prix liés à l’innovation remis par le gouvernement fédéral.

Rationalisation du processus de déclaration réglementaire liée au plomb 

Les règles de l’EPA portant sur l’élimination du plomb et sur les travaux de rénovation, de réparation et de peinture visent à protéger le public des dangers associés à la peinture à base de plomb. En vertu de ces règles, les entreprises menant des activités d’élimination du plomb ou de rénovation, de réparation et de peinture doivent soumettre une demande de certification. Le processus de demande papier était laborieux et coûteux, sans compter que l’approbation n’était parfois obtenue qu’au bout de plusieurs mois. En 2015, des dizaines de milliers d’organisations œuvrant dans ces sphères d’activité ont dû obtenir une nouvelle certification. Les dirigeants de l’EPA ont alors cherché à améliorer considérablement l’efficacité des ressources du programme tout en diminuant le fardeau imposé aux entreprises du secteur grâce à une solution électronique simplifiée et accessible sur appareil mobile. L’EPA a établi un partenariat avec CGI pour déployer cette solution, qui offre les caractéristiques suivantes.

Allège considérablement les obligations du secteur

  • Il faut quelques minutes, plutôt que quelques jours, pour remplir et soumettre les demandes.
  • Le délai de traitement des demandes est de 12 jours plutôt que de 4 semaines. 

Procure de nombreux avantages à l’EPA

  • 95 % des demandes sont soumises par voie électronique, comparativement à 40 % avant l’initiative.
  • 3 tonnes de demandes papier ont été éliminées
  • Près de 1,2 M$ d’économies sont prévus pour les 10 prochaines années

Par ailleurs, le programme a été sélectionné pour un prestigieux prix lié à l’innovation octroyé par le gouvernement. 

Rationalisation de l’accessibilité aux données sur les pesticides 

Le projet d’harmonisation des données et des étiquettes liées aux pesticides (Pesticides Data and Label Matching Project ou PDA LMP) de l’EPA vise à transformer le processus d’inspection des étiquettes de pesticides, mis en place il y a plusieurs décennies à des fins de conformité. L’EPA, les États, les entités réglementées et les citoyens ont recours à la nouvelle application mobile et Web, qui permet d’améliorer la normalisation et la numérisation tout en accroissant la productivité dans l’ensemble de la collectivité assujettie à la réglementation. 

Voici un aperçu des principaux avantages de l’application mobile Pesticide Label Matcher de l’EPA.

  • Allège le processus d’inspection en le faisant passer de plusieurs heures à quelques minutes grâce à l’accès mobile
  • Augmente le volume d’étiquettes inspectées
  • Réduit la complexité et les coûts du programme tout en améliorant son efficacité
  • Offre une protection accrue de la santé et de l’environnement grâce au nombre accru d’étiquettes affichant des renseignements exacts