Uusi järjestelmä on tuonut tehoa ja tasapuolisuutta Suur-Seudun Osuuskaupan työvuorosuunnitteluun. Hankkeen onnistumisesta kertoo suunnittelijoiden ja työntekijöiden positiivinen palaute.
CGI on toimittanut S-ryhmän käyttöön uuden Elli-työvuorosuunnittelujärjestelmän. Järjestelmä perustuu edistykselliseen ja sääntöohjautuvaan toimintalogiikkaan, jonka avulla S-ryhmä on voinut muotoilla ratkaisun kaikille toimialoilleen sopivaksi.
Järjestelmän avulla saavutetaan huomattavaa tehokkuutta resurssien käyttöön, ja sillä voidaan samaan aikaan parantaa henkilöstötyytyväisyyttä laadukkaamman suunnittelun sekä esimerkiksi henkilöstön toiveiden ja osaamisen paremman huomioon ottamisen kautta. Järjestelmä varmistaa, että työvuorosuunnitelmat ovat myös työehtosopimusten mukaisia.
Elli-työvuorosuunnittelujärjestelmä valittiin Suur-Seudun Osuuskaupalle (SSO) korvaamaan koko S-ryhmän tasolla käytöstä poistuva työkalu. Siinä työvuorosuunnittelu toteutettiin viemällä henkilöstön työvuorot manuaalisesti vanhaan järjestelmään. Tämä oli työläs ja aikaa vievä toimintatapa.
Kaksi vuotta sitten käyttöönotettu Elli uudisti SSO:n työvuorosuunnittelun kertaheitolla. Tänä päivänä sen ominaisuuksista löytyvä automaattisuunnittelu huolehtii esimerkiksi työehtosopimuksen noudattamisesta sekä ilmoittaa suunnittelunäytöllä siihen liittyvistä rikkeistä.
Järjestelmän laskurien ansiosta työajan seuranta on helppoa ja nopeaa.
– Järjestelmän laskurien ansiosta työajan seuranta on helppoa ja nopeaa. Myös koko kolmen viikon suunnittelujakson saaminen kerralla näkyviin suunnittelunäytölle on hyvä juttu, sanoo Elli-projektissa alusta asti mukana ollut SSO:n resurssisuunnittelija Anne Miettinen.
Ellin kolmen viikon suunnittelujakso mahdollistaa työvuorolistojen suunnittelun aikaisempaa pidemmälle ajalle. Työvuorosuunnittelija voi halutessaan poistaa jo kertaalleen suunnitellut vuorot ja jakaa ne uudestaan. Järjestelmä taipuu hyvin myös raportointiin, sillä sieltä on esimerkiksi helppo viedä tietoa suoraan Exceliin.
Tehoa ja työmahdollisuuksia
Ellin myötä SSO:n henkilöstö pääsee aikaisempaa helpommin esittämään toiveensa lomien ja työvuorojen suhteen. Yhteisten suunnittelusääntöjen ansiosta kaikkia kohdellaan näissä asioissa tasapuolisesti, mikä parantaa suunnittelun läpinäkyvyyttä sekä henkilöstön hyvinvointia.
Samaa voidaan sanoa järjestelmän mahdollistamasta ristiintyöskentelystä. Tämä tarkoittaa, että työvuorosuunnittelijoilla on käytössään ajantasainen tieto henkilöstön osaamisesta. Sen ansiosta työntekijöille pystytään järjestämään työvuoroja SSO:n eri toimialoilta ja -paikoista. Tämä tarjoaa henkilöstölle enemmän työmahdollisuuksia sekä kannustaa oman osaamisen kehittämiseen.
Miettinen korostaa toimivan työvuorosuunnittelun olevan tärkeää koko liiketoiminnan kannalta. Sillä varmistetaan, että oikea määrä henkilöstöä on oikeaan aikaan oikeassa paikassa. Elli mahdollistaa tämän tehtävän toteuttamisen joustavasti ja tehokkaasti. Samalla se tukee henkilöstöhallinnon prosesseja toimittamalla automaattisesti palkanmaksuun tiedot työntekijöiden tekemistä tunneista ja ylitöistä.
– Ellin käyttöönoton myötä SSO:ssa on siirrytty keskitettyyn työvuorosuunnitteluun, josta huolehtii kolmen hengen suunnittelutiimi. Näin saavutetaan kustannussäästöjä sekä saadaan paras mahdollinen hyöty uudesta järjestelmästä, arvioi Miettinen.
Elli on käytössä kaikissa SSO:n liikennemyymälöissä, rauta- ja maatalouskaupoissa, Sale-myymälöissä, Sokoksissa sekä S-marketeissa. Alkuvuodesta 2017 järjestelmän käyttö laajenee loppuihin SSO:n toimipaikkoihin.
Elli perustuu CGI HR WFM (Ortec) – työvoiman hallinnan ratkaisuun.
