Tullaus modernisoituu – tarkastathan myös omat prosessisi

Tullaavat organisaatiot, olettehan jo siirtyneet käyttämään Tullin uusinta sähköistä palvelua?

Tullilla on toimiva uusi palvelu sähköiseen liiteasiakirjojen välitykseen. Tullauksia tekevät organisaatiot eivät tosin liioin palvelua vielä käytä, vaan asiakirjoja toimitetaan edelleen sähköpostilla. Tällä hetkellä Tulli vahvasti toivoo ja tulevaisuudessa edellyttää kaikkien liiteasiakirjojen toimittamista sähköisesti joko sanomaliikenteenä tai Tullin nettiportaalin kautta. Käyttöön on siis hyvä jo totutella. Tässä blogikirjoituksessa kerron, miten organisaatiosi voi hoitaa asiakirjojen välityksen kaikista näppärimmin.

Uudet palvelut helpottavat tulliasiointia

Uudistetun sähköisen välityksen hyöty näyttäytyy tullausta tekevälle jo ennen sen pakollisuutta: enää ei tarvitse lähetellä erillisiä sähköposteja, joihin tulee tarkasti lisätä myös viitenumerot ja muut tiedot, jotta asiakirja yhdistyy Tullissa oikeaan ilmoitukseen. Samalla inhimillisten virheiden riski vähenee, kun manuaalisen tietojen syöttämistä vaativia vaiheita pystytään karsimaan.

Tullaavan organisaation näkökulmasta yksinkertaisempaa on välittää kaikki tarvittavat dokumentit sanomaliikenteenä, kuin kirjautua erilliseen nettiportaaliin tätä varten. Kun organisaatiossa henkilö tekee tullauksen, käsittelee hän juuri näitä dokumentteja, jotka aiemmin piti erikseen välittää Tullille esimerkiksi juuri sähköpostilla. Jotta tulliasiointi on organisaatiosi kannalta mahdollisimman tehokasta ja vaivatonta, huolehdittehan, että myös omat toimintatapanne ja järjestelmänne tukevat tätä tavoitetta.

Kokonaisvaltainen ratkaisu minimoi turhat välivaiheet

Ratkaisu tehokkaaseen ja vaivattomaan tullaukseen on hoitaa kaikki tulliasiointi yhdessä kokonaisvaltaisessa järjestelmässä. Jos organisaatiolla on käytössään koko tullauksen kattava ratkaisu, voi tullausta tekevä käsittelijä pudottaa kaikki asiakirjat järjestelmään, josta ne lähtevät yhdessä tullauksen kanssa Tullille. Kun dokumentit lähetetään tullauksen yhteydessä nopeasti ja pyytämättä, nopeutuu myös tullikäsittely tilanteissa, joissa Tulli tarvitsisi lisäselvityspyyntönä asiakirjoja. Tästä hyötyvät siis kaikki osapuolet.

CGI:llä kehittämämme ratkaisu kaikkeen tulliasiointiin on IT4Cargo, josta löytyy liittymät myös liiteasiakirjojen välitykseen, niin tuonnin kuin viennin osalta. Liiteasiakirjojen välitys on myös osa 1.6.2019 käyttöön otettua sähköistä tullivarastoa, jonka pilotoinnissa CGI on ollut mukana. 

Kun kaikki tullaukseen liittyvät dokumentit kuten liiteasiakirjat ladataan IT4Cargoon, tulevat ne automaattisesti myös osaksi IT4Cargon arkistointia. IT4Cargossa kaikki tullaukseen liittyvä informaatio ja dokumentit säilytetään tietoturvallisesti ja niiden löytäminen sieltä on helppoa. Kun tietoja vaihdetaan sanomaliikenteenä IT4Cargon avulla, data joka organisaationne ja tullin välillä kulkee, on hyödynnettävissä suoraan omassa järjestelmässänne.

Kirjoittaja vastaa IT4Cargon tulliasioinnin kehityksestä. IT4Cargo on paitsi kaikkeen tulliasiointiin myös erilaisiin kuljetuslogistiikan tarpeisiin kehitetty ratkaisu.