Neljä syytä ottaa toiminnanohjaus haltuun ja hankkiutua eroon Exceleistä

Toiminnanohjausjärjestelmän tarkoitus on tarjota kokonaiskuva liiketoiminnan ohjaamiseen ja samalla jokaiselle järjestelmän käyttäjälle juuri hänen työlleen tärkeä ja työn suorittamiseksi tarvittava tieto. Hoituuko teidän toiminnanohjauksenne yhden järjestelmän kautta, vai etsitkö jatkuvasti tietoja eri paikoista? 

Usein toiminnanohjausjärjestelmän virkaa toimittaa vielä Excel, joka on kyllä joustava ja helposti muokattavissa yrityksen tarpeisiin, mutta sen käyttö ei ole ongelmatonta.  Samasta toiminnosta voi olla useita taulukkoversioita eri henkilöiden toteuttamana ja samasta asiasta siten monta totuutta.  Lisäksi excelien käyttöön liittyy paljon manuaalista työtä, koska tarvittavat tiedot syötetään käsin ja tiedon jalostuminen prosessin edetessä on vähäistä.

Listasin neljä syytä, miksi pirstaleinen järjestelmäkenttä kannattaa korvata toimivalla toiminnanohjausjärjestelmällä ja unohtaa Excelit: 

1.    Reagoi nopeammin toiminnanohjausjärjestelmän tarjoaman kokonaiskuvan avulla

Kokonaiskuva on liiketoiminnan kehittämisen ja nopean reagoinnin edellytys. Kun käytössä on useita keskenään keskustelemattomia järjestelmiä, kokonaiskuvan muodostaminen ja siitä raportoiminen luotettavasti on haastavaa. Jos esimerkiksi koko liiketoimintaprosessi tarjouskannasta tuotteen luovutukseen ei ole samassa järjestelmässä, miten voit havaita pullonkauloja tai huomata viivästykset tuotannossa ja läpimenoajoissa riittävän varhain?

Toimivan toiminnanohjausjärjestelmän avulla havaitset kehityskohdat nopeasti ja teet korjausliikkeet tilanteen paikkaamiseksi – ajoissa.

2.    Ajantasainen ja luotettava tieto yrityksen kasvaessa ja kehittyessä on kriittistä

Liiketoiminnan kasvaessa ja esimerkiksi yrityksen kansainvälistyessä henkilöstömäärän ja integrointitarpeiden lisääntyessä Excelit eivät enää riitä - ja vanhentuvat järjestelmät voivat olla este yrityksen kasvustrategialle. Raportointitarpeet ja mahdollisuudet nopeaan reagointiin muuttuvissa tilanteissa tarvitsevat joustavaa, alati muokkautuvaa ja kokonaisvaltaista toiminnanohjausjärjestelmää. 

3.    Tehosta ja automatisoi toimintoja

Työaikaa ei kannatta käyttää tiedon manuaaliseen syöttämiseen tai hakemiseen useista järjestelmistä. 

Esimerkiksi materiaalihankintojen rutiinit voidaan pääosin automatisoida, jolloin ostajan työaikaa vapautuu ostamisesta ostojen valvontaan ja uusien toimittajien kvalifiointiin sekä ostotoiminnan kehittämiseen.

Kun toiminnanohjausjärjestelmän avulla suunnitellaan tehtävien työnkulku tarjouksesta toimitukseen ja jopa huoltoon (ja se on läpinäkyvä työhön osallistuville), on yrityksellä näkymä koko liiketoimintaprosessiin. Turhat viiveet ja tietokatkot minimoidaan ja jokainen tietää omat työvaiheensa. Sähköiset työjonot helpottavat työtekijöiden itseohjautuvuutta, jolloin työnjohdolliset tehtävät vähenevät. 

4.    Uusi sukupolvi odottaa moderneja työkaluja 

Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöaste mittaa toiminnan tehokkuutta ja siksi järjestelmän käytön sujuvuus on todella tärkeää. Järjestelmän täytyy olla houkutteleva käyttäjälle, ja etenkin nuoremmat sukupolvet hoitavat asiat pelkästään älypuhelimella, mahdollisimman vähäisillä klikkauksilla. 

On aika päivittää toiminnanohjausjärjestelmää, jos esimerkiksi:

• Yrityksen toimintaa ohjataan Exceleillä- Hyvin on toiminut tähän asti, mutta ylläpito on vaikeasti hallittavaa ja vaivalloista. 
• Kasvoitte ulos nykyisestä järjestelmästä – Yrityksen kasvun myötä myös vaatimukset toiminnanohjaukselle kasvavat ja muuttuvat eikä nykyinen enää muokkaudu tarpeisiinne. 
• Käytätte arjessa useita päällekkäisiä järjestelmiä, jotka eivät keskustele keskenään - Kokonaiskuvan hahmottaminen on hankalaa ja luvut ovat epäluotettavia. 
• Tuki nykyiseen järjestelmään loppuu – Vanhentunut järjestelmä on luonnollista vaihtaa uuteen. 

Toivottavasti nämä neljä syytä ottaa toiminnanohjaus haltuun ja hankkiutua eroon Exceleistä auttavat sinua hahmottamaan toiminnanohjauksen hyötyjä ja tarvittaessa perustelemaan hankintaa eteenpäin omassa organisaatioissasi.

Kirjoittaja on CGI:n toiminnanohjausjärjestelmä Profio 360:n ratkaisuarkkitehti ja suhtautuu intohimoisesti liiketoiminnan kehittämiseen toimivien järjestelmien avulla.