Potilastietojärjestelmän vaihdos on mahdollisuus rakentaa jatkuvasti kehittyvä organisaatio

Potilastietojärjestelmän käyttöönottoa ei ole enää pitkään pidetty pelkästään IT-projektina, vaan yhä vahvemmin on ymmärretty sen olevan myös merkittävä toiminnanmuutoshanke. Käyttöönottohankkeissa teknologian ja teknisen käyttöönoton rinnalla on pyritty huomioimaan myös toiminnallinen muutos – mutta vaihtelevassa laajuudessa ja vaihtelevin menestyksin.

Kuitenkin jotta todelliset hyödyt potilastietojärjestelmästä saadaan irti, sen on mahdollistettava organisaatiolle kyky jatkuvaan uudistumiseen. Kun henkilöstön arki on sujuvampaa, palvelut toimivat paremmin ja organisaatio kykenee uudistumaan jatkuvasti, järjestelmäuudistus on saavuttanut tavoitteensa. Silloin kyse ei ole enää vain IT-hankkeesta, vaan aidosta toiminnan ja organisaation transformaatiosta.

Strategiset tavoitteet määrittävät onnistumisen

Onnistunut uudistus alkaa selkeistä strategisista tavoitteista. Organisaation täytyy tunnistaa, mitä järjestelmän vaihdolla tavoitellaan ja millä mittareilla onnistumista arvioidaan.

Yksi keskeisimmistä tavoitteista pitäisi olla henkilöstökokemus. Terveydenhuollossa järjestelmät ovat osa jokapäiväistä työtä, joten niiden vaikutus työn sujuvuuteen on valtava. Kun työntekijän arki on sujuvaa ja järjestelmä tukee työn tekemistä, vaikutukset näkyvät nopeasti koko organisaatiossa.

Hyvä henkilöstökokemus ei ole irrallinen tai ”pehmeä” tavoite, vaan sillä on suora yhteys tehokkuuteen, työhyvinvointiin ja palvelun laatuun. Kun työn tekeminen on kitkatonta, aikaa vapautuu olennaiseen, kuormitus vähenee ja palvelut toimivat paremmin. Samalla myös henkilöstön tyytyväisyys kasvaa.

Lopulta järjestelmien tärkein tehtävä on tukea ihmisten työtä — ei tehdä siitä monimutkaisempaa.

Käyttöönoton sijaan pitää puhua jatkuvasta muutoksesta

Isoissa järjestelmähankkeissa ajatellaan usein, että muutos tapahtuu käyttöönoton hetkellä. Todellisuudessa tärkein tavoite pitäisi olla organisaation kyky uudistua jatkuvasti myös käyttöönoton jälkeen. 

Terveydenhuollon toimintaympäristö muuttuu koko ajan monimutkaisemmaksi. Väestön tarpeet kasvavat, teknologia kehittyy nopeasti ja uusia toimintamalleja syntyy jatkuvasti. Samalla myös odotukset palveluiden tehokkuudesta, saatavuudesta ja laadusta kasvavat. Kertaluonteinen laajakin toiminnan muutoshanke käyttöönoton yhteydessä ei enää riitä vastaamaan tulevaisuuden haasteisiin.

Tämän vuoksi organisaatioiden tulisi kehittää entistä vahvempia valmiuksia jatkuvaan parantamiseen. Kyse ei useinkaan ole suurista ja mullistavista uudistuksista, vaan pikemminkin pienistä mutta jatkuvista kehitysaskelista, jotka yhdessä tuottavat merkittävää muutosta pitkällä aikavälillä. Kehittämisen tulisi lähteä arjen työn tekijöistä, joilla on paras ymmärrys työnsä haasteista ja kehittämiskohteista. Heille tulee antaa sekä valtuudet että mahdollisuudet osallistua toiminnan kehittämiseen esimerkiksi lean-ajattelun periaatteita hyödyntäen.

Potilastietojärjestelmän rooli ei ole ainoastaan mahdollistaa nykyistä toimintaa, vaan luoda pohja uusien toimintatapojen kehittämiselle ja mahdollistaa kokonaan uudet tavat tuottaa terveyspalveluita. Järjestelmän pitäisi tukea palvelutuotannon uudistamista, uusien digitaalisten ratkaisujen käyttöönottoa ja organisaation kykyä reagoida muutoksiin nopeasti.

Tavoitteita kannattaa tarkastella eri aikajänteillä

Suurissa uudistuksissa kaikkia hyötyjä ei saavuteta heti. Siksi tavoitteita kannattaa tarkastella eri aikajänteillä.

Ensimmäisten vuosien aikana keskeisiä tavoitteita ovat järjestelmän vakaa käyttöönotto, sujuva käyttö, tietoturva sekä henkilöstökokemuksen parantaminen. Samalla rakennetaan perusta toimintamallien kehittämiselle.

Pidemmällä aikavälillä painopiste siirtyy organisaation muutoskyvykkyyteen. Tavoitteena ei enää ole vain ylläpitää järjestelmää, vaan hyödyntää sitä aktiivisesti toiminnan kehittämisen mahdollistajana. Tämä korostuu erityisesti nyt, kun tekoäly ja uudet teknologiat muuttavat nopeasti myös terveydenhuollon tukipalveluita ja toimintamalleja.

Kun järjestelmä tukee henkilöstön työtä, mahdollistaa uusien toimintamallien käyttöönoton ja luo edellytykset jatkuvalle parantamiselle, investointi tuottaa arvoa paljon alkuperäistä hanketta laajemmin.

Potilastietojärjestelmän vaihdos ei ole projekti, jolla on selkeä päätepiste, vaan lähtölaukaus organisaatiolle, joka kykenee oppimaan, uudistumaan ja vastaamaan tulevaisuuden haasteisiin entistä ketterämmin.