Toisenlaisia ratkaisuja kuntien ja hyvinvointialueiden säästösavottaan

Julkisen velan ja julkisen talouden alijäämän kehitys pyörii otsikoissa. Kunnat ja hyvinvointialueet ovat pian vaikeuksissa, mikäli isoja muutoksia ei tehdä. Perinteisten pakkoratkaisujen vaihtoehdoksi pitäisi nostaa toiminnan tehostaminen ja digitalisaation hyödyntäminen nykyistä paremmin.

Valtaosa keskustelusta julkishallinnon taloustilanteen ympärillä kohdistuu kuitenkin melko lailla perinteisiin säästötoimiin. Unohtuu, että julkisen sektorin toiminnassa, sen painopisteissä ja resurssien oikeanlaisessa suuntaamisessa piilee huomattavan suuri tehostamis- ja modernisointipotentiaali.

Säästökuurien ja veronkorotusten sijasta asiat pitäisi tehdä toisin

Perinteiset säästökuurit tarkoittavat palvelujen lakkauttamista, lomautuksia ja irtisanomisia. Pakkoraossa turvaudutaan myös veronkorotuksiin. Perinteisiin keinoihin turvaudutaan liian usein ja liian helposti. Vaihtoehtoja ei tunneta tai niihin ei uskota.

Lyhyen tähtäimen paniikkireaktioiden sijaan pitäisi miettiä, miten vähemmällä voi saada tehtyä enemmän. Ainoa kestävä ratkaisu on tehdä asiat toisin. Avaimet siihen löytyvät digitalisaation hyödyntämisestä paljon nykyistä paremmin.

Olen vakuuttunut, että digitalisaation ja uudenlaisen tekemisen kulttuurin vaikutukset voivat olla merkittävämpiä ja pitkäjänteisempiä kuin mitä perinteisillä säästötoimilla on saavutettu. Ja mikä parasta, digiratkaisujen avulla kunnat ja hyvinvointialueet pystyvät tuottamaan parempia palveluja kansalaisille pienemmällä säästöpaineella.

Julkishallinnon prosesseissa on tehostamisen varaa

Julkisissa palveluissa, vaikkapa terveydenhuollossa tai sosiaalipalveluissa, voidaan tehokkuutta lisätä prosesseja ja tiedonkulkua kehittämällä. Erilaisia vaihtoehtoja löytyy paljon, kun niitä mietitään palvelualue kerrallaan – eikä vain tehdä niin kuin aina ennenkin.

Lopulta kysymys on kolmesta asiasta, joihin panostamalla voimme tehostaa julkista palvelutuotantoa.

Ensinnäkin pitää kehittää tietojohtamista eli tiedon hyödyntämistä resurssien kohdentamisessa ja prosessien pullonkaulojen tunnistamisessa. Pelkistetysti tämä tarkoittaa sitä, että tietoa hyödyntämällä ja yhdistelemällä arvioidaan, minkälaisia palveluja missäkin alueella kannattaa tuottaa ja mitä ei.

Huonoilla tiedoilla on tuotettava kaikkea kaikkialla ja jokaiselle. Väärä kohdennus vie resurssit tärkeämmistä käyttökohteista. Ei ole tavatonta, että suuri investointi, kuten uusi koulu tai terveyskeskus, huomataan kymmenen vuoden päästä sen valmistumisesta väärin sijoitetuksi. Paikkatiedon ja edistyneen analytiikan avulla näitäkin virheitä olisi tehty eri puolella Suomea vähemmän.

Toiseksi pitää kehittää muutosjohtamista. Monet vanhat hierarkiat ja toiminnot eivät enää yksinkertaisesti palvele modernia digitalisoituvaa maailmaa ja tekoälyn muovaamaa tulevaisuutta.

Maailman muutokseen ei voi vastata muusta toiminnasta irrallisilla digiprojekteilla, vaan tarvitsemme kokonaisvaltaisempia toimintatapojen ja johtamisjärjestelmien muutoksia. Olennaista on muistaa myös, että digitalisaatio ei ole vain IT-osaston asia. Sen pitää olla läsnä koko organisaation kaikessa suunnittelussa ja päätöksenteossa.

Kolmanneksi tarvitaan investointeja digitaalisen transformaation todeksi tekemiseen. Pelkään, että nykyisillä panostuksilla muutos jää hitaaksi ja tuottavuushyödyt saadaan liian myöhään. Työvoima ja rahat ehtivät loppumaan ennen kuin nykyinen investointitahti alkaa tuottaa riittäviä tuloksia.

Tarvitaan uusia avauksia digitaalisissa investoinneissa ja niiden rahoittamisessa. Lisäksi toimimalla nopeasti ja ottamalla nykyistä kokonaisvaltaisemman lähestymistavan digitaalisen transformaation kiihdyttämiseen, kunnat ja hyvinvointialueet voivat säästää huomattavia summia ja kanavoida näitä varoja digitaalisten palvelujen kehittämishankkeisiin.

Esimerkkejä digitaalisen transformaation lunastamattomasta potentiaalista

• Selvitystemme mukaan julkishallinnon organisaatioiden IT-menoista jopa 85 % voi kohdistua nykyisten ympäristöjen ja ratkaisujen ylläpitoon, jolloin vain 15 % kohdistuu kehitystyöhön. Tämä on merkki siitä, että nykyinen IT-ympäristö, mukaan lukien sovellukset, eivät toimi optimaalisesti, ja budjetit käytetään kehittämisen sijasta olemassa olevan palvelurakenteen ylläpitoon
• Organisaatioiden on syytä selvittää erityisesti sovellushallinnan osuus IT-palveluiden ylläpitokuluista – usein se on yli 60 % luokkaa. Sovelluspalveluiden keskittämisellä voidaan saada aikaan 25–40 % kulusäästöt. 
• Gartnerin mukaan organisaatioiden arvioidaan tuhlaavan noin 30 % pilvikuluista. Tämä johtuu erityisesti siitä, että kokonaiskustannusten rakenne ja muodostuminen ovat epäselviä. Pilven mahdollisuuksien täysimääräinen hyödyntäminen edellyttää strategista otetta
• Ohjelmistorobotiikalla voidaan saavuttaa nopeita voittoja: Vantaa valjasti ohjelmistorobotiikan taloushallinnon tueksi ja vähentää kuluja satoja tuhansia euroja vuodessa. Myös Itä-Uudellamaalla säästettiin lukuisia tunteja taloushallinnon työtä ohjelmistorobotiikan avulla

Hyödynnä digitalisaation tuottavuuspotentiaali kokonaisvaltaisesti

Tuottavuuspotentiaali piilee toimintatapojen, johtamisjärjestelmien, rakenteiden ja investointikriteereiden uudistamisessa. Todellisia tuloksia ja säästöjä syntyy vasta, kun digiratkaisujen avulla yhdistetään toimialoja ja palveluita sekä murretaan hallinnon vanhoja raja-aitoja ja siiloja. 

Muutokset saattavat tuntua pelottavilta tai jopa uhkarohkeilta. Digiasiat kun eivät perinteisesti ole kuntien tai hyvinvointialueiden ydinosaamisaluetta. Koska kyse on verovarojen mahdollisimman tehokkaasta käytöstä, ei meillä ole enää varaa suhtautua digimurrokseen kevyesti. On aika tarttua toimeen ihan uudella otteella.

Strateginen kumppanuus yrityksen kanssa, joka tuntee sekä kuntakentän ja hyvinvointialueiden arjen että digiteknologian mahdollisuudet, avaa poliittiselle päätöksenteolle uudenlaisen ulottuvuuden – tien palvelujen kestävään kehittämiseen ja liikojen sopeuttamistoimien välttämiseen.

Hyvä kierre on oikeasti mahdollinen: palveluiden digitalisointi synnyttää dataa, jolla voidaan edelleen parantaa palveluita.