Digi-HR tuo työpäivään lisää tunteja – ja liiketoiminta kiittää

Etsi lomake, tulosta, etsi kynä, täytä, kopioi, nido, skannaa, korjaa, kopioi, lähetä, vastaanota, lue, turhaudu, korjaa, lähetä… turhaudu vielä enemmän ja tee kaikki vielä kerran alusta.

Manuaalinen paperien käsittely, tositteiden pyörittely ja muu jumppaaminen on ehkä työterveyden kannalta tehokasta, mutta viekö tämä hyötyliikunta kaiken aikasi, tuhoaa motivaatiosi ja heikentää työntekijäkokemustasi? Voisiko sinun ammattitaidostasi maksettavaa työaikaa käyttää tehokkaammin?

Digi-HR vapauttaa aikaa “oikean” työn tekemiseen

HR-prosessien digitalisointi vähentää manuaalisen työn määrää merkittävästi, mikä vähentää kiukkua ja vapauttaa aikaa tuottavaan työhön. Näin työntekijät, esimiehet ja HR-henkilöstö voivat käyttää työaikansa liiketoiminnalle tärkeisiin asioihin, kuten suunnitteluun, liiketoiminnan kehittämiseen sekä laskutettavaan työhön. Samalla työtyytyväisyys ja työntekijäkokemus nousevat aivan uudelle tasolle ja sivutuotteena syntyy kustannussäästöjä.

Otetaan esimerkiksi paljon matkustaville niin tutut, aikaa vievät matka-ja kululaskuprosessit.

Kuulin tarinan asiakasyrityksemme myyjästä, joka tapaa parhaimmillaan jopa viisi potentiaalista asiakasta päivässä. Aiemmin myyjä istui yhtenä päivänä viikossa täyttämässä paperisia matka-ja kululaskuja, hakemassa allekirjoituksia ja etsimässä hukkuneita kuitteja.

Lopen kyllästyneenä lippujen ja lappujen täyttämiseen, myyjä vältti viemästä asiakkaita syömään, jotta ei joutuisi tekemään ylimääräisiä kululaskuja. Yritys menetti siis potentiaalisesti viisi kauppaa viikossa tehottoman prosessin ansiosta, kun myyjällä meni yksi kokonainen työpäivä johonkin muuhun kuin myymiseen.

Nykyään yrityksessä käytetään matkalaskujärjestelmää, jossa myyjä voi aamulla ennen kuin lähtee asiakkaalle painaa mobiilisovelluksesta nappia ja automaatio laskee kilometrit. Matkan jälkeen hän nappaa kännykällään valokuvan pysäköintikuitista, kirjoittaa älypuhelimellaan pienen selitteen ja avot: ajopäiväkirja sekä matka-ja kululaskut on hoidettu, lähetetty hyväksyttäväksi ja arkistoitu.

Työntekijäkokemus on huipussaan, asiakkaat ovat tyytyväisempiä ja liiketoiminta hyötyy suoraan digitalisoidusta HR-prosessista, kun myyjä voi keskittyä myymiseen.

HR-prosessit voivat houkutella tai hätistää uusia työntekijöitä

Edellä kuvattu HR-prosessien digitalisointi käyttäjäystävällisillä HR-järjestelmillä vapauttaa aikaa ydintehtäviin ja siten parantaa koko henkilöstön – myös esimiesten, johdon ja HR:n – työntekijäkokemusta, mikä vaikuttaa suoraan työtyytyväisyyteen. Tutkimusten mukaan hyvä työtyytyväisyys on suoraan yhteydessä asiantuntevan henkilöstön pysyvyyteen, sitoutuneisuuteen sekä asiakastyytyväisyyteen.

Parhaillaan meneillään oleva digitaalinen murros näkyy rekrytoinnissa, erityisesti vastavalmistuneiden diginatiivien palkkaamisessa. Heille digitaalinen ympäristö on itsestäänselvyys. Nämä tulevat huippuasiantuntijat ovat niin tottuneita tekemään ”kaiken” digimaailmassa, että kömpelöt ja raskaat manuaaliset prosessit voivat olla heille riittävä syy kieltäytyä työtarjouksesta.

Jos HR-johto ei herää talviuniltaan ja tarjoa digiajan työntekijöille sitä palvelua ja työntekijäkokemusta, mitä he odottavat, ovi alkaa käydä turhan tiheään.

Haaskaako HR kallista aikaansa?

Jos HR-johto ei herää talviuniltaan ja tarjoa digiajan työntekijöille sitä palvelua ja työntekijäkokemusta, mitä he odottavat, ovi alkaa käydä turhan tiheään ja yrityksen liiketoiminnan tehokkuus rämettyy.

Tämä tarkoittaa, että

1. valtaosa HR:n ja esimiesten ajasta menee lopulta uusien kandidaattien haalimiseen, rekrytointiin ja perehdyttämiseen
2. työntekijöiden aikaa kuluu turhiin manuaalisiin työvaiheisiin, mikä on pois liiketoiminnan tavoitteita edistävästä työstä
3. yrityksen johto viestii osakkeenomistajille, että yrityksellä on varaa pitää enemmän työntekijöitä kuin on tarve (“Miksi yritys ei pyri vähentämään henkilöstökuluja, vaikka se olisi mahdollista automatisoimalla prosesseja, jolloin asiantuntijoiden työaikaa vapautuisi tärkeisiin ja tuottaviin tehtäviin?”)

Meneekö HR:n kallis aika harakoille, jos uudet rekryt turhautuvat kivikautisiin prosesseihin nopeammin kuin henkilöstöjohtaja ehtii sanoa "tervetuloa"?

Jos teillä tuntuu ovi käyvän liian tiuhaan tahtiin, lue Riitta Pernun blogikirjoituksesta, miten voit muokata HR-tukitoiminnosta liiketoiminnan menestystekijän.

Jos haluat vinkkejä tehokkaampien HR-prosessien rakentamiseen, lataa Digitaalinen HR -akatemian webinaari tehokkuudesta ja tuottavuudesta.

Blogin on kirjoittanut Janne Jokisalo.