Työelämä muuttuu jatkuvasti ja myös palkanlaskennan toiminnoissa on nähty muutoksia. Palkanlaskennassa muutokset näkyvät niin, että rutiinitehtäviä automatisoidaan ja palkka-asiantuntijan aikaa vapautuu vaativampiin asiantuntijatehtäviin.
CGI HR Palkkapalvelu vastaa CGI:n ja CGI:n omistamien yhtiöiden palkkapalvelujen tuottamisesta ja tuottaa ulkoistettua palkkapalvelua. Käytössämme on CGI:n oma CGI HR Palkat –palkkajärjestelmä. Palkanlaskennan lisäksi teemme tiiviisti yhteistyötä henkilöstö- ja taloushallinnon kanssa ja osallistumme erilaisiin kehitysprojekteihin. Kehitämme palvelua jatkuvasti ja etsimme ratkaisuja prosessien tehostamiseen ja automatisointiin.
Palkkapalvelun tehostaminen
Palkkapalvelua voi tehostaa monella eri tavalla ja olenkin kerännyt tähän blogiin olennaisia tehostamiskeinoja. Tehostusta voi tehdä muun muassa tekemällä muutoksia prosessiin ja ohjeistuksiin, dokumentoimalla asioita tarkemmin ja hankkimalla lisää käytännön osaamista. Usein myös palkkajärjestelmät itsessään tarjoavat suuren potentiaalin palvelun tehostamiselle erityisesti silloin, kun kaikki ominaisuudet ovat käytössä.
Haluankin jakaa teille viisi vinkkiä, joilla me olemme tehostaneet palkkapalveluamme CGI HR Palkat -palkkajärjestelmän avulla.
Automaattiset Kela-ilmoitukset
Kela-hakemusten automatisointi CGI HR Palkat -järjestelmässä säästää paljon aikaa palkkapalvelussamme. Toiminnallisuuden avulla voimme käydä valitsemassa poissaolot, joista haluamme tehdä Kela-hakemuksen ja hakemus palkkatietoineen lähtee tulorekisterin kautta seuraavan palkkailmoituksen yhteydessä. Aikaisemmin Kela-hakemukset tehtiin manuaalisesti täyttämällä palkkatiedot Kelan asiointipalvelussa yksitellen hakemus kerrallaan.
Tulorekisteri-ilmoitukset
CGI HR Palkoissa tulorekisteri-ilmoitusten tekeminen on tehty palkka-asiantuntijalle helpoksi. Kaikki on pitkälle automatisoitua ja järjestelmä ohjaa korjaamaan tarvittavat virhetilanteet. Ennakkoon monimutkaisuudellaan pelottaneet takaisinperintä- ja perusteettomat etumerkinnät tulevat järjestelmän kautta tulkittuina.
Output-liittymät
Raportoinnin tehostamiseksi hyödynnämme output-toiminnallisuutta. Ennen henkilöstöhallinnolle ja taloudelle tuotettavia raportteja ajettiin yksitellen, tallennettiin ja lähetettiin. Output-liittymällä saamme halutun näköisen raportin ajastetusti suoraan palkkajärjestelmästä palvelimelle, josta loppukäyttäjä voi sen noutaa.
Poissaolojen ylätasokäsittely
Poissaolojen ylätasokäsittely -toiminnallisuudella järjestelmä tulkitsee, onko poissaolo palkallista vai palkatonta ja kertyykö poissaolosta lomaoikeutta. Aikaisemmin palkanlaskennassa kaikki poissaolot tulkittiin yksitellen manuaalisesti.
Vuosikello
Otamme tällä hetkellä käyttöön vuosikello-toiminnallisuutta. Sen avulla saamme kaikki ohjeet ja prosessit näkyviin samaan paikkaan heti palkkajärjestelmän etusivulle. Vuosikello ohjaa käyttäjää prosessin edetessä, eikä erillisiä ohjeita tai ulkoa muistamista enää tarvita. Saamme kaikki ohjeet yhdistettyä yhteen paikkaan ja suoraan suoritettavan prosessin liitteeksi.
Palkkapalvelussa meille on tärkeää, että pystymme hoitamaan työmme mahdollisimman tehokkaasti. Olemme säästäneet huomattavan määrän palkka-asiantuntijoiden työaikaa ja vaivaa erilaisten toimintojen avulla. Nappaa vinkit talteen!
Keskustellaan ihmeessä lisää, miten voisimme auttaa teidän organisaatiotanne tehostamaan palkkahallintoa. Jos sinulla jäi mitä tahansa kysyttävää, voit olla yhteydessä meihin: tuki.palkat.fi@cgi.com.
Kirjoittajasta
CGI Suomen asiantuntijat
Kirjoituksia asiantuntijoiltamme
CGI on kansainvälisesti suomalainen digitalisaatiokumppani. Suomessa noin 3 800 asiantuntijaa konsultoivat asiakkaitamme liiketoiminnan ja ICT-ratkaisujen kehittämisessä. Tällä profiililla julkaisemme kirjoituksia CGI:n eri asiantuntijoilta.
