Työnteko on muuttunut ja muuttuu koko ajan: työsuhteiden kirjo lisääntyy, paikallisen sopimisen rooli kasvaa ja etätyötä tehdään aikaisempaa enemmän. Käytössä olevan työajanseurantaratkaisun tulee vastata kaikkiin näihin muutoksiin. Siksi työn kirjaamisen ja sen seuraamisen on oltava helppoa ja niihin perustuvan työajan tulkinnan luotettavaa.
Manuaalinen työajan kirjaaminen, esimerkiksi jälkikäteen muistin varassa, on paitsi vaivalloista myös epätarkkaa.
Sähköinen työajanseurantajärjestelmä vähentää merkittävästi manuaalisen työn määrää ja vapauttaa tärkeiltä resursseilta aikaa muihin tehtäviin. Lisäksi sähköinen työajanseuranta pienentää manuaalisen virheriskin mahdollisuutta.
Vaivattomat ja nopeat työaikakirjaukset tehdään joko mobiilisti matkapuhelimen tai tietokoneen kautta tai fyysisellä tunnisteella työpaikalla sijaitsevaan työaikapäätteeseen, mutta miten työtuntien kirjaaminen järjestetään niin, että siinä huomioidaan onnistuneesti erilaiset työsuhteet, etätyöskentely ja organisaatiokohtaiset tarpeet?
1. Työsuhteiden kirjo
Nykyään solmitaan yhä enemmän yksilökohtaisia työsopimuksia. Lisävaatimuksensa työvuorosuunnitteluun asettaa 1.1.2020 voimaan tullut uusi työaikalaki. On vuorosuunnittelijan vastuulla, että vuorosuunnitelmassa toteutuvat työsopimuksen ja työaikalain määrittelemät säännöt.
Sähköiseen järjestelmään työaikatapahtumat tallentuvat varmasti ja ovat helposti saatavilla. Reaaliaikainen kirjaaminen tuo näkyville selainkäyttöliittymän kautta todelliset työntekoon käytetyt työtunnit ja antaa työntekijälle mahdollisuuden seurata omia työaikakirjauksia sekä niiden perusteella maksettavan palkan oikeellisuutta. Myös henkilökohtaisten vuorosuunnitelmien muokkaaminen käy helposti.
Erityisen tärkeänä työajanhallinta nähdään palkanmaksun kannalta. Luotettavan ja laadukkaan sähköisen työajantulkinnan perusteella muodostetaan valmis palkka-aineisto palkkajärjestelmään siirrettäväksi. Automatisoitu tulkinta vähentää esihenkilöiden ja palkanlaskijan manuaalista työtä sekä vähentää virheitä palkanmaksussa – varsinkin silloin, kun työntekijöiden työsopimukset eroavat merkittävästi toisistaan.
On vuorosuunnittelijan vastuulla, että vuorosuunnitelmassa toteutuvat työsopimuksen ja työaikalain määrittelemät säännöt. Automatisoitu tulkinta vähentää esihenkilöiden ja palkanlaskijan manuaalista työtä sekä vähentää virheitä.
2. Paikallinen sopiminen ja muut organisaatiokohtaiset tarpeet
Perustana useissa työajanhallinnan ratkaisuissa on Suomen työaikalain sekä työehtosopimusten laskenta, mutta myös paikalliset sopimukset voidaan tuoda osaksi järjestelmiä. Esimerkiksi lähes jokaisessa CGI HR Ajanhallinnan käyttöönottoprojektissa on tehty asiakkaille paikallisten sopimusten mukaista toteutusta.
Nykyaikaiset selainpohjaiset käyttöliittymät ovat monille organisaatioille välttämättömiä. Erilaisilla näkymillä sekä raporteilla saadaan muodostetuista työaikatapahtumista näkyviin dataa, kuten keskimääräinen viikko- sekä vuosityöaika. Sähköisestä järjestelmästä voidaan tulostaa helposti erilaisia raportteja, kun saatua tietoa halutaan käyttää vaikkapa liiketoiminnan kehittämiseen tai ihmisten johtamiseen.
Ohjelmistoratkaisuihin voidaan myös tehdä muokattavissa olevia käyttäjärooleja sen mukaan, mitä toiminnallisuuksia työntekijällä tulee olla. Pääkäyttäjälle, esimiehelle, vuorosuunnittelijalle tai palkanlaskijalle asetetaan omat roolit heidän tarvitsemillaan toiminnoilla. Lisäksi ratkaisun pääkäyttäjä pystyy hallinnoimaan määrittelyjä itsenäisesti selainkäyttöliittymän kautta.
3. Etätyön seuranta
Työnantajalla on työaikalain mukaan velvollisuus huolehtia siitä, ettei työntekijän keskimääräinen viikoittainen työaika ylitä lain määrittelemää maksimia seurantajakson aikana. Etätyön lisääntyessä työmatkat ovat jääneet pois ja työn tekemiseen käytetyn ajan määrä on kasvanut, mikä aiheuttaa uudenlaisia haasteita työajanseurantaan.
Etätyössä oletuksena on usein säännöllinen työaika, yleensä 37,5 tuntia viikossa. Kuitenkin työn ja vapaa-ajan rajan hämärtyessä työnantajalla voi olla vaikeuksia arvioida, kuinka paljon työtä työntekijä todella tekee etänä. Tämän vuoksi työntekijän on kyettävä tarkastelemaan ja merkitsemään työtuntejaan tarkallakin tasolla. Mobiilisti tehtävät leimaukset lisäävät läpinäkyvyyttä ja helpottavat etätyöajan seurantaa.
Työntekijän keskimääräinen viikoittainen työaika ei saa ylittää lain määrittelemää maksimia seurantajakson aikana. Työntekijän on kyettävä tarkastelemaan ja merkitsemään työtuntejaan tarkallakin tasolla.
Yhdessä paikassa sijaitsevista fyysisistä leimauslaitteista ollaan pikkuhiljaa luopumassa, kun taas mobiilisti tai selaimessa tehtävät työaikaleimaukset ovat tulleet jäädäkseen. Etäleimauksia voidaan syöttää toteutuneiden työaikojen mukaisesti ajasta tai paikasta riippumatta, mikä tekee niiden merkitsemisestä työntekijälle kevyempää ja säännöllisempää.
Onko teidän organisaatiossanne aika hypätä kehityksen kelkkaan ja modernisoida työajanhallinnan järjestelmä? Ota yhteyttä asiantuntijoihimme.
Kirjoittajasta
Tiina Hedeman
Konsultti
Olen Tiina Hedeman ja toimin CGI:llä työajanhallinnan konsulttina. Olen mukana automatisoimassa ja nykyaikaistamassa yritysten työajanhallintaa luotettavan palkanmaksun varmistamiseksi sekä tiedolla johtamisen tueksi.
