Sakkaako työajanseurannan teknologia? Näin otat suunnan kohti varmempaa työajan seurantaa

Työajan seurantaan käytettävän teknologian vanhetessa on tärkeää havahtua pohtimaan, mitä vaihtoehtoja on tarjolla, jos totutun järjestelmän käyttöä ei voida enää jatkaa. Mitä on tarpeellista huomioida, kun koittaa aika vaihtaa vanhentunut työajanseurannan ja työaikojen tulkinnan ratkaisu uuteen?

Työnteko on muuttunut ja muuttuu koko ajan: työsuhteiden kirjo lisääntyy, paikallisen sopimisen rooli kasvaa ja etätyötä tehdään aikaisempaa enemmän. Näistä syistä työn kirjaamisen ja sen seuraamisen on oltava helppoa ja niihin perustuvan työajan tulkinnan luotettavaa. Käyttöön otettavan uuden ratkaisun tulee vastata kaikkiin näihin tarpeisiin.

1. Työsuhteiden kirjo

Yksilöllisten työsopimusten solmiminen yleistyy nykyään ja tulevaisuudessa entistä enemmän. Lisäksi 1. tammikuuta 2020 voimaan tullut uusi työaikalaki asettaa omat lisävaatimuksensa työvuorosuunnitteluun. On vuorosuunnittelijan vastuulla varmistaa, että vuorosuunnitelmassa toteutuvat työsopimuksen ja työaikalain määrittelemät säännöt.

CGI Ajanhallinta -ratkaisuun työaikatapahtumat tallentuvat varmasti ja ovat helposti saatavilla. Reaaliaikainen kirjaaminen tuo näkyville selainkäyttöliittymän kautta todelliset työntekoon käytetyt työtunnit ja antaa työntekijälle mahdollisuuden seurata omia työaikakirjauksia sekä niiden perusteella maksettavan palkan oikeellisuutta. Myös henkilökohtaisten vuorosuunnitelmien muokkaaminen käy helposti.

Oikeellinen työajan hallinta on erityisen tärkeää oikeellisen palkanmaksun kannalta. Luotettavan ja laadukkaan sähköisen työajantulkinnan perusteella muodostetaan valmis palkka-aineisto palkkajärjestelmään siirrettäväksi. Automatisoitu tulkinta vähentää esihenkilöiden ja palkanlaskijoiden manuaalista työtä sekä vähentää virheitä palkanmaksussa – varsinkin silloin, kun työntekijöiden työsopimukset eroavat merkittävästi toisistaan.

On vuorosuunnittelijan vastuulla varmistaa, että vuorosuunnitelmassa toteutuvat työsopimuksen ja työaikalain määrittelemät säännöt.

2. Paikallinen sopiminen ja muut organisaatiokohtaiset tarpeet

Perustana useissa työajanhallinnan ratkaisuissa on Suomen työaikalain sekä työehtosopimusten laskenta, mutta myös paikalliset sopimukset voidaan tuoda osaksi järjestelmiä. Lähes jokaisessa CGI Ajanhallinnan käyttöönottoprojektissa on tehty asiakkaille paikallisten sopimusten mukaisia toteutuksia.

Nykyaikaiset selainpohjaiset käyttöliittymät ovat monille organisaatioille välttämättömiä. Erilaisilla näkymillä voidaan muodostuneista työaikatapahtumista seurata lain edellyttämiä työaikatietoja, kuten keskimääräistä viikko- ja vuosityöaikaa, joita pystytään myös raportoimaan eteenpäin. CGI Ajanhallinnasta voidaan tulostaa monipuolisesti erilaisia raportteja, joilla kerättyjä tietoja voidaan hyödyntää esimerkiksi liiketoiminnan kehittämisessä tai henkilöstön johtamisessa.

Ratkaisuun voidaan myös määrittää erilaisia käyttäjärooleja sen mukaan, mitä toiminnallisuuksia käyttäjillä tulee olla. Pääkäyttäjälle, esihenkilölle, vuorosuunnittelijalle tai palkanlaskijalle asetetaan omat roolit heidän tarvitsemillaan toiminnoilla. Lisäksi ratkaisun pääkäyttäjä pystyy hallinnoimaan oikeuksia itsenäisesti selainkäyttöliittymän kautta.

3. Etätyön seuranta

Työnantajalla on työaikalain mukaan velvollisuus huolehtia siitä, ettei työntekijän keskimääräinen viikoittainen työaika ylitä lain määrittelemää maksimia seurantajakson aikana. Etätyön lisääntyessä työmatkat ovat jääneet pois ja työn tekemiseen käytetyn ajan määrä on kasvanut, mikä aiheuttaa uudenlaisia haasteita työajanseurantaan.

Etätyössä oletuksena on usein säännöllinen työaika, yleensä 37,5 tuntia viikossa. Kuitenkin työn ja vapaa-ajan rajan hämärtyessä työnantajalla voi olla vaikeuksia arvioida, kuinka paljon työtä työntekijä todella tekee etänä. Tämän vuoksi työntekijän on kyettävä tarkastelemaan ja merkitsemään työtuntejaan tarkallakin tasolla tauot mukaan lukien. Mobiilisti tehtävät leimaukset lisäävät läpinäkyvyyttä ja helpottavat etätyöajan seurantaa.

Etätyön lisääntyessä työmatkat ovat jääneet pois ja työn tekemiseen käytetyn ajan määrä on kasvanut, mikä aiheuttaa uudenlaisia haasteita työajanseurantaan.

Yhdessä paikassa sijaitsevista fyysisistä leimauslaitteista ollaan pikkuhiljaa luopumassa, kun taas mobiilisti tai selaimessa tehtävät työaikaleimaukset ovat tulleet jäädäkseen. Etäleimauksia voidaan syöttää toteutuneiden työaikojen mukaisesti ajasta tai paikasta riippumatta, mikä tekee niiden merkitsemisestä työntekijälle kevyempää ja säännöllisempää.