Pirkanmaan Voimia valmistaa vuosittain noin 14 miljoonaa ateriaa päiväkoteihin, kouluihin, oppilaitoksiin, sairaaloihin, asumispalveluihin ja lounasravintoloihin Pirkanmaalla sekä vastaa noin 600 kohteen puhtauspalveluista. Toiminnan sujuvuus edellyttää, että niin elintarviketilaukset, toimitustiedot kuin vuosittain kymmenettuhannet myynti- ja ostolaskut liikkuvat luotettavasti järjestelmien välillä. Häiriöt tiedonsiirrossa voivat vaikuttaa yhtä lailla ruokahuollon jatkuvuuteen kuin taloushallinnon toimintaan.

Kun Pirkanmaan Voimia uudisti taloushallintoaan ja siirtyi SAP-järjestelmästä Microsoft Dynamics 365 Financeen, samalla kilpailutettiin myös lasku- ja sanomanvälityspalvelut. Organisaation irtaantuminen aiemmasta kokonaisuudesta edellytti uusia sopimuksia myös operaattoripalveluihin. 

"Tavoitteenamme oli löytää strateginen kumppani tarjoamaan kustannustehokas, luotettava ja tietoturvallinen kokonaispalvelu, joka varmistaa liiketoimintakriittisen tiedonsiirron korkean käytettävyyden ja toimintavarmuuden", kertoo Pirkanmaan Voimian ICT:n kehitys- ja projektipäällikkö Hanna Siltanen.

CGI:n toteuttaman ratkaisun ansiosta ostotilaukset, toimitusvahvistukset, sähköiset lähetyslistat sekä myynti- ja ostolaskuaineistot kulkevat nyt saman palvelukokonaisuuden kautta. Samalla Pirkanmaan Voimia sai käyttöönsä toimittajaportaalin tavaran- ja palveluntoimittajille sekä selainpohjaisen käyttöliittymän koko sanomaliikenteen seurantaan.

Yksi kumppani koko liiketoimintakriittiselle sanomaliikenteelle

Aiemmin Pirkanmaan Voimia käytti eri palveluntarjoajia laskujen välitykseen ja Aromi-toiminnanohjausjärjestelmän hankintasanomien välitykseen. Useampi toimija teki kokonaisuuden hallinnasta monimutkaisemman erityisesti silloin, kun tiedonsiirrossa ilmeni poikkeamia.

Halusimme saada koko sanomaliikenteen yhden toimijan vastuulle. Se tarkoittaa meille sekä hankintasanomia että myynti- ja ostolaskujen välitystä. Samalla saimme yhden näkymän koko tiedonsiirtoketjuun, mikä tekee kokonaisuudesta sekä teknisesti että toiminnallisesti huomattavasti selkeämmän, Siltanen toteaa.

Ruokahuollossa Aromi muodostaa ostoehdotukset automaattisesti ruokalistojen, asiakasmäärien ja sopimustuotteiden perusteella. CGI:n sanomanvälityspalvelu välittää ostotilaukset sähköisesti tavaran- ja palveluntoimittajille, vastaanottaa toimitusvahvistukset ja sähköiset lähetyslistat sekä välittää tiedot takaisin järjestelmiin automaattista tarkastusta varten.

Järjestelmät vertaavat esimerkiksi toimitettuja määriä, hintoja ja mahdollisia korvaavia tuotteita automaattisesti ennen jatkokäsittelyä. Samalla CGI huolehtii myös myynti- ja ostolaskujen välityksestä eri järjestelmien välillä, jolloin sekä tavaravirta että rahavirta liikkuvat luotettavasti saman palvelukokonaisuuden kautta.

"Käytännössä ostotilausten, toimitusvahvistusten, sähköisten lähetyslistojen sekä myynti- ja ostolaskujen sanomaliikenne kulkee automatisoidusti järjestelmien välillä. Tämä vähentää manuaalista selvitystyötä, parantaa prosessin hallintaa ja auttaa tunnistamaan mahdolliset poikkeamat oikeassa vaiheessa", Siltanen sanoo.
 

Henkilöt kävelemässä Pirkanmaan Voimian aulatilassa

CGI:n palvelun kautta kulkee vuosittain yli 236 000 liiketoimintakriittistä sanomaa ja laskua

Kuvalähde: Pirkanmaan Voimian kuvapankki

Tavoitteenamme oli löytää strateginen kumppani tarjoamaan kustannustehokas, luotettava ja tietoturvallinen kokonaispalvelu, joka varmistaa liiketoimintakriittisen tiedonsiirron korkean käytettävyyden ja toimintavarmuuden.

Hanna Siltanen ICT:n kehitys- ja projektipäällikkö, Pirkanmaan Voimia Oy

Pirkanmaan Voimian henkilöstö tietokoneen ääressä

Automaatio käsittelee vuosittain yli 236 000 liiketoimintakriittistä sanomaa ja laskua

CGI:n palvelun kautta kulkee vuosittain noin 200 000 hankintasanomaa tavaran- ja palveluntoimittajien kanssa. Lisäksi palvelu välittää vuosittain kymmeniätuhansia ostolaskuja ja tuhansia myyntilaskuja yritys- ja kuluttaja-asiakkaille useiden eri laskutuskanavien kautta.
Kaikilla tavaran- ja palveluntoimittajilla ei kuitenkaan ole valmiuksia EDI-sanomaliikenteeseen. Tätä varten CGI tarjoaa toimittajaportaalin, jonka avulla myös pienemmät toimittajat voivat vastaanottaa tilauksia ja lähettää sähköisiä toimitustietoja ilman omia integraatioita.

"Meille oli tärkeää, että myös pienet paikalliset toimittajat pystyvät jatkamaan yhteistyötä kanssamme. Toimittajaportaalin ansiosta heidän ei tarvitse investoida omiin integraatioihin, vaan he voivat osallistua digitaaliseen prosessiin helposti selainpohjaisen palvelun kautta", Siltanen kertoo.
 

Käyttöönotto valmistui aikataulussa ilman katkoksia liiketoimintaan

Pirkanmaan Voimialle oli tärkeää varmistaa, ettei käyttöönotto aiheuttanut katkoksia sen paremmin ruokapalvelujen päivittäiseen toimintaan kuin laskutukseenkaan.

"Keittiöissä muutosta tuskin huomattiin. Käyttökatko ostotilausten tekemiseen kesti vain noin tunnista kahteen, minkä jälkeen kaikki jatkui normaalisti. Yhtä tärkeää meille oli, että myöskään myyntilaskujen lähettämiseen tai ostolaskujen vastaanottoon ei syntynyt häiriöitä. Ruokatuotanto ja taloushallinto pystyivät jatkamaan normaalisti koko käyttöönoton ajan", Siltanen kertoo.

Projektin onnistumisen taustalla oli hänen mukaansa tiivis yhteistyö CGI:n asiantuntijoiden kanssa.

"Meillä oli selkeä työnjako ja säännölliset yhteiset tilannepalaverit. CGI reagoi nopeasti kysymyksiimme, testasi ratkaisut huolellisesti ja piti meidät ajan tasalla projektin etenemisestä. Pystyimme luottamaan siihen, että kokonaisuus etenee suunnitelmien mukaisesti."

Henkilot ideoimassa taulun ääressä

Parempi näkyvyys nopeuttaa ongelmatilanteiden ratkaisemista

Yksi merkittävimmistä hyödyistä on ollut aiempaa parempi näkyvyys koko sanomaliikenteeseen.

CGI Hydra -käyttöliittymä tarjoaa yhden näkymän sekä sanomaliikenteeseen että laskujen välitykseen. Sen avulla Pirkanmaan Voimia pystyy seuraamaan reaaliaikaisesti taloushallinnon sanomia sekä tunnistamaan mahdolliset poikkeamat nopeasti.

"Aiemmin virhetilanteiden selvittäminen saattoi edellyttää useamman toimittajan kanssa asiointia. Nyt näemme yhdestä paikasta, missä vaiheessa sanoma tai lasku kulkee. Se nopeuttaa ongelmien ratkaisemista ja helpottaa sekä ICT:n että taloustiimin päivittäistä työtä."

Hydran avulla voidaan myös muodostaa raportteja esimerkiksi laskujen läpimenoajoista ja käsittelytilanteista.

Vankka pohja tulevaisuuden kehitykselle

Pirkanmaan Voimia näkee yhden kumppanin mallin helpottavan myös tulevaa kehitystyötä.

"Kun laskujen välitys, sanomanvälitys ja integraatiot ovat saman toimittajan vastuulla, voimme kehittää koko tiedonsiirtokokonaisuutta yhtenä palveluna emmekä irrallisina osina. Se tekee jatkokehityksestä huomattavasti sujuvampaa ja antaa meille hyvän pohjan kehittää toimintaamme myös tulevina vuosina", Siltanen sanoo.

Kaksi naista juttelevat käytävällä tietokoneen ääressä
Tabletilla infografiikkaa parantuneista luvuista

Tuloksia heti käyttöönotosta

  • Lasku- ja sanomanvälitys keskitettiin yhdelle strategiselle kumppanille.
  • Noin 200 000 hankintasanomaa kulkee vuosittain automaattisesti CGI:n palvelun kautta.
  • Kymmenet tuhannet ostolaskut ja myyntilaskut välittyvät sähköisesti eri järjestelmien ja kanavien välillä.
  • Käyttöönotto valmistui suunnitellussa aikataulussa.
  • Ruokapalvelujen toiminta sekä taloushallinnon prosessit jatkuivat käyttöönoton aikana ilman merkittäviä katkoksia.
  • CGI Hydra tarjoaa yhden näkymän sanomien ja laskujen reaaliaikaiseen seurantaan.
  • Virhetilanteiden selvittäminen nopeutui ja palvelukokonaisuuden hallinta yksinkertaistui yhden kumppanin mallin ansiosta.
  • Myös pienet tavaran- ja palveluntoimittajat voivat osallistua sähköiseen tilausprosessiin CGI:n toimittajaportaalin avulla.