Perämeren Jätehuolto tarjoaa palveluja Lounais-Lapin eri kuntien asukkaille ja yrityksille. Jätehuollon merkitys on kasvanut huomattavasti, ja lajittelu sekä kierrätys kiinnostavat tänä päivänä yhä enemmän. Alan kehittyminen on näkynyt yrityksessä tarpeena digitalisoida hallinnon toimintoja ja helpottaa työtä arjessa nykyaikaisilla järjestelmillä. Yllättävä välityspalvelun päättyminen aikaisemman toimittajan kanssa johti koko järjestelmän modernisointiin.

Asiakkaan haaste: Uusi järjestelmä ja yhteistyökumppani tiukalla aikataululla

Perämeren Jätehuolto sai tiedon ostolaskujen välityspalvelun päättymisestä nykyisen kumppanin kanssa vain kaksi kuukautta ennen määräaikaa. Ostolaskujen välitykseen oli nopealla aikataululla saatava uusi toimittajakumppani. Samassa yhteydessä asiakas halusi päivittää järjestelmiään nykyaikaan ottamalla käyttöön myös ostolaskujen kierrätysjärjestelmän. Tarve järjestelmien modernisoinnille tiukassa aikataulussa toi projektiin haasteita. Tarvittiin luotettava kumppani, jonka avulla laajeneminen onnistuu tulevaisuudessakin.

”Toimitetun ratkaisun prioriteetit olivat turhan manuaalisen työn poistaminen ja merkittävä työajan säästäminen.”

Ratkaisumme: Tarpeisiin sopiva kokonaisuus ja järjestelmän modernisointi

Ostolaskuprosessin automatisointi tarkoitti Perämeren Jätehuollolle vanhasta järjestelmästä siirtymistä puhtaasti sähköisten laskujen vastaanottamiseen. Jokainen manuaalinen vaihe vei tehoa työskentelystä ja lisäsi riskiä virheisiin. Kun prosessissa tunnistettiin useita turhia vaiheita, oli siirtyminen manuaalisesta tietojen näpyttelystä digitaalisiin palveluihin tärkeä valintaa ohjaava tekijä.

CGI tarjoaa ostolaskujen käsittelyyn ja välitykseen kattavasti vaihtoehtoja, ja laskutusjärjestelmiä tukemaan löytyy kymmenittäin erilaisia ratkaisuosia. Asiakkaalle keskeisiä kriteerejä olivat laskutuspalvelujen sähköinen ja sujuva toiminta, automatiikan hyödyntäminen sekä toimituksen onnistuminen tiukassa aikataulussa. Käytössä oli jo Sonet Premium, johon valmiina ratkaisuina löytyi Finvoice-liittymä ja ostolaskujen kierrätysohjelmisto.

Lopputulos: Manuaalinen työ minimiin ja etätyöhön helppoutta

Perämeren Jätehuollolle löydettiin toimiva ratkaisukokonaisuus, joka toteutettiin sovitussa aikataulussa. Toinen keskeinen osa uudistusta oli etätyön helpottaminen digitalisoinnin avulla. Asiakkaan vastaanotto toteutukselle oli lämmin.

- Nautin toden teolla uudistetusta järjestelmästä! Aikaisemmin aikaa kului monikertaisiin tulostuksiin ja käsin tietojen näpyttelyyn. Laskut ovat alkaneet tulemaan uuteen laskuhotelliin ja sitä kautta kirjanpitoon hienosti, kommentoi toimistosihteeri Päivi Vainio Perämeren Jätehuollosta.

- Nyt ostolaskut tulevat verkkolaskuina ilman manuaalista työtä ensin ostolaskujen kierrätysjärjestelmään. Täältä laskut voi laittaa suoraan tarkastus- ja hyväksyntäkierrokselle sille henkilölle, joka kyseisen laskun sisältämästä hankinnasta vastaa ja laskun tarkistaa. Työ hoituu miltä tahansa työpisteeltä, kuvaa prosessia CGI:n myyntipäällikkö Jukka Niemistö.

Käytännössä laskun tarkistaja saa CGI:n Sonet Premium -ratkaisusta sähköpostin, jonka linkin avulla hän voi avata ko. ostolaskun, tehdä asiatarkastuksen ja joko hyväksyä laskun tai ohjata sen asiatarkastuksen jälkeen järjestelmässä suoraan sen hyväksyjälle.

Järjestelmäratkaisujen lisäksi CGI auttoi Perämeren Jätehuoltoa tiedottamaan toimittajia osoitteenmuutoksesta: ”Lähetimme yli sadalle toimittajalle BISdocsin kautta heidän yli sadalle toimittajalleen tiedotekirjeen osoitemuutoksesta sekä sähköpostitse että kirjeinä. Teimme heille tähän valmiin kirjepohjan, joka pienellä muokkauksella voitiin lähettää suoraan toimittajille”, kuvailee Niemistö.

Miksi CGI?

CGI oli Sonet Premiumia käyttävälle Perämeren Jätehuollolle tuttu toimittaja. Keskustelujen kautta esiin nousi mahdollisuus Sonet-integraatioon sekä CGI:n kautta saatavat laskunvälitys- ja operaattoripalvelut.

CGI reagoi nopeasti asiakkaan haasteeseen. Kun intressissä oli halu päättää ja edetä prosessissa nopeasti, tarjousten ja palveluiden esittely toteutui tiiviillä aikataululla. Jo reilu kuukausi ensimmäisestä yhteydenotosta heille oli toimitettu täysin automatisoitu ostolaskujen vastaanotto ja käsittely osana uutta toimintatapaa. 

Haluatko kuulla lisää? Ole yhteydessä Sonet-asiakaspalveluun tai suoraan myyjiimme alta.