Loimaan kaupunki halusi tehdä henkilöstödatasta aiempaa helpommin hyödynnettävää niin HR:lle, johdolle kuin esihenkilöille. CGI People Analytics kokoaa henkilöstötiedon selkeiksi ja visuaalisiksi näkymiksi, vähentää raportointiin liittyvää käsityötä ja auttaa tunnistamaan henkilöstöön liittyviä ilmiöitä. Jo ensimmäisten kuukausien aikana raportointiin tarvittavien tietojen kokoaminen on nopeutunut merkittävästi.
Loimaan kaupungilla on noin 500 vakituista työntekijää, minkä lisäksi henkilöstödata kattaa suuren joukon sijaisia. Tietoa hyödynnetään muun muassa osavuosikatsauksissa, kuukausiraportoinnissa ja vuosittaisessa henkilöstöraportoinnissa. Loimaan kaupunki otti People Analyticsin käyttöön keväällä 2026. Ratkaisu kokoaa yhteen henkilöstödataa ja tarjoaa HR:lle, johdolle ja esihenkilöille omat näkymänsä. Käytössä on noin 20 raporttia esimerkiksi maksetuista palkoista, henkilöstörakenteesta, poissaoloista ja vaihtuvuudesta.
Henkilöstödatan hyödyntäminen osaksi arkea
People Analyticsin avulla henkilöstötieto on aiempaa laajemmin ja sujuvammin eri käyttäjäryhmien hyödynnettävissä. Ratkaisu kokoaa tiedot visuaalisiksi näkymiksi ja helpottaa niiden tarkastelua, vertailua ja rajaamista. Esimerkiksi toimialojen palkkakustannuksia tai työyksikön poissaoloja voidaan nyt tarkastella suoraan halutuilla rajauksilla.
– People Analyticsin avulla dataa voidaan tarkastella eri näkökulmista ja tuoda nopeasti näkyviin juuri se tieto, jota kulloinkin tarvitaan. Muutamalla rajauksella saa kokonaiskuvan heti näkyviin, henkilöstöasiantuntija Katri Pääkkö kertoo.
People Analytics sopii Loimaan tarpeisiin myös siksi, että ratkaisu hyödyntää suoraan kaupungin käytössä olevan CGI Populus -henkilöstöjärjestelmän tietoja. Näin erillisiä tiedonsiirtoja tai uusia manuaalisia työvaiheita ei tarvita.
Pääkkö toimi myös Loimaan People Analytics -käyttöönottoprojektin projektipäällikkönä. Hänen mukaansa on erityisen tärkeää, että tiedot siirtyvät People Analyticsiin suoraan kaupungin käyttämästä henkilöstöjärjestelmästä.
– Kun esimerkiksi poissaolo on hyväksytty henkilöstöjärjestelmässä, tieto näkyy People Analyticsissa nopeasti myös esihenkilölle. Tieto pysyy yhtenäisenä ja raportointia voidaan tehdä ajantasaisen aineiston pohjalta, Pääkkö sanoo.
Eveliina Kiiski, henkilöstöpäällikkö, Loimaan kaupunki
Raportointiin tarvittavat tiedot puolet nopeammin
People Analyticsia hyödynnetään Loimaalla jo osavuosittaiseen talous- ja henkilöstöraportointiin. Vaikka ratkaisu on ollut käytössä vasta kuukausia, konkreettisia hyötyjä on jo saatu. Pääkkö arvioi, että viimeisimmän osavuosiraportin tarvitsemien tietojen hakeminen People Analyticsista onnistui noin puolet nopeammin kuin aiemmin.
– Käyttö nopeutuu varmasti vielä, kun saamme valjastettua People Analyticsin täysimittaisesti osaksi arkeamme. Keinoja tiedon hyödyntämiseen on paljon enemmän kuin olemme vielä ehtineet ottaa käyttöön, Pääkkö sanoo.
Raportoinnin nopeutuminen vähentää samalla HR:n manuaalista työtä ja vapauttaa aikaa tiedon käsittelystä sen hyödyntämiseen. Loimaalla on tavoitteena, että raportointi sujuu aiempaa tehokkaammin osana normaalia työaikaa ja myös itse raportointityö muuttuu mielekkäämmäksi.
Loimaalla People Analyticsin hyötyjen odotetaan näkyvän jatkossa yhä vahvemmin etenkin esihenkilötyössä. Esihenkilö voi tarkastella omasta näkymästään esimerkiksi henkilöstön poissaoloja, palkkatietoja ja maksettuja ylitöitä.
Ensimmäisiä kokemuksia on jo saatu. Työkalun avulla esimerkiksi sairauspoissaoloja on voitu tarkastella työyksiköittäin ja hahmottaa paremmin, missä poissaoloja kertyy eniten.
Kohti tiedon entistä laajempaa hyödyntämistä
Loimaalla tavoitteena on hyödyntää People Analyticsia jatkossa entistä laajemmin henkilöstöraportoinnissa ja johtamisen tukena. Seuraava vuosittainen henkilöstöraportointi on tarkoitus tehdä People Analyticsin tietojen ja raporttien pohjalta.
Henkilöstödataa voidaan hyödyntää nykytilanteen seurannan lisäksi myös ennakoinnissa. Esimerkiksi eläköitymistä koskevien tietojen avulla voidaan hahmottaa nopeasti, kuinka paljon henkilöstöä on jäämässä eläkkeelle ja missä osissa organisaatiota muutokset tulevat näkymään.
– People Analyticsin tärkeimpiä hyötyjä on, että voimme ymmärtää eri ilmiöitä nyt tarkemmin. Kun opimme hyödyntämään dataa entistä paremmin, voimme myös ennakoida henkilöstöön liittyviä muutoksia yhä järjestelmällisemmin, Kiiski sanoo.
Kiinnostuitko aiheesta? Tutustu CGI:n People Analytics -analytiikkatyökaluun tarkemmin.
