Tällä hetkellä on käynnissä yksi Suomen historian merkittävimmistä hallinnollisista uudistuksista: sosiaali- ja terveydenhuollon ja pelastustoimen uudistus eli sote-uudistus. Tämä tarkoittaa henkilöstölle sopeutumista uuteen työnantajaan, toimintatapoihin ja yhteiseen kulttuuriin.

Sote-uudistuksessa muutosta on viety läpi haastavassa aikataulussa ja rajallisilla resursseilla useissa eri toiminnoissa. Yhtenä osana hyvinvointialueiden toiminnan käynnistymistä ovat olleet mittavat HR-ICT-transitioprojektit ja -hankkeet, joissa on yhtenäistetty palkka-, HR- ja työvuorosuunnitteluratkaisut sekä siirretty henkilöstön kannalta tarvittava tieto hyvinvointialueen järjestelmiin.

Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialue aloitti CGI:n kanssa HR-transitioprojektin keväällä 2022. Jo alkuvaiheessa tunnistettiin tarve keskittyä järjestelmien rinnalla HR-alueen kokonaismuutokseen henkilöstön näkökulmat huomioiden. Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueella tulee toimimaan yli 10 000 työntekijää ja se tulee palvelemaan lähes 200 000 eteläpohjalaista asukasta.

Sote-työntekijä ja asiakkaat

 

Miten HR-alueen muutos ja henkilöstön näkökulma huomioitiin?

Työ aloitettiin analysoimalla muutoksen laajuutta ja vaikutuksia keskeisiin henkilöstöryhmiin. Muutoksessa keskeisiksi ryhmiksi tunnistettiin työntekijät, esihenkilöt, hallinnolliset sihteerit, työvuorosuunnittelijat, palkka- ja HR-asiantuntijat sekä ylin johto. Haastatteluista ja keskusteluista saatu yhteinen näkemys oli kirkas: järjestelmien transitio ja käyttöönotto ei ole erillinen muutos, vaan se linkittyy vahvasti mm. koko organisaation prosessien, palvelurakenteiden, toimintamallien, roolien, vastuiden ja kulttuurin muutokseen.

Yhteinen tavoite on kirkastunut ja meidän porukka on hitsautunut yhteen. Ilman CGI:n systemaattista apua emme olisi tässä tilanteessa.

HR-alueen muutoksen johtamista lähdettiin kehittämään menetelmin, joiden avulla huomioitiin muutoksen kompleksisuus. Samalla tavoitteena oli säilyttää fokus konkreettisessa, systemaattisessa ja tehokkaassa tekemisessä, jossa muutosta viedään käytäntöön koko ajan organisaatiolle sopivin askelin.

“Yhteinen tavoite on kirkastunut ja meidän porukka on hitsautunut yhteen. Ilman CGI:n systemaattista apua emme olisi tässä tilanteessa. On ollut valtava vauhti päällä ja tämä on tuonut ryhtiä ja todellista tukea tekemiseen”, kommentoi Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueen vt. henkilöstöjohtaja Kaija Metsänranta projektin loppuhetkillä.

HR-alueen muutosjohtamisen keskiössä on ollut alusta saakka jatkuva vuoropuhelu, asiantuntijoiden välinen yhteistyö sekä aiheiden priorisointi, jolla on pystytty tarttumaan myös akuutisti ilmeneviin muutostarpeisiin. HR-toimintojen kokonaismuutosta on tuettu konkreettisin keinoin ja menetelmin.
 

Esimerkkejä syntyneistä käytännöistä

 

  • Keskeiset HR-prosessit kuvattiin auki. Näin kirkastettiin kriittisten prosessien eri vaiheet, roolit ja käytössä olevat järjestelmät. Prosessikuvaukset toimivat lähtökohtana myös muussa tekemisessä kuten toimintamallien, ohjeistusten ja koulutusten muodostamisessa.
  • Laadittiin ohjeistussuunnitelma priorisoiduin aihealuein. Tässä huomioitiin tiukan aikataulun asettamat reunaehdot sekä hyödynnettävissä olevien työryhmien ja valmistelijoiden asiantuntijuus ja osaaminen.
  • Muodostettiin koulutusmoduulit ja -suunnitelmat, joissa huomioitiin muutoksen keskeiset kohderyhmät, henkilöstön tarpeet ja kokonaismuutos. Koulutuksissa nähtiin tarve yhdistää saumattomasti hyvinvointialueen uudet toimintatavat, käytännöt ja järjestelmät siten, että henkilöstölle välittyy kokonaiskuva hyvinvointialueella toimimisesta.
  • HR-alueen näkökulmasta laadittiin viestintäsuunnitelma. Tämän avulla saatiin vastattua entistä paremmin henkilöstön tarpeisiin ja toiveisiin. Esimerkiksi osana HR-alueen viestintäsuunnitelmaa tuleville esihenkilöille kohdennettiin lisää viestintää ja mahdollisuuksia vuoropuheluun.

 

“Projektissa asioita on ajateltu eri näkökulmista ja osallistaminen on tapahtunut oikealla tavalla  ei ole valmiiksi tarjoiltu asioita, vaan ollaan itse saatu miettiä”, kuvailee Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueen rekrytointi- ja työhyvinvointijohtaja Terhi Haapala yhteisprojektia.

Projektissa asioita on ajateltu eri näkökulmista ja osallistaminen on tapahtunut oikealla tavalla.

 

Viimeisimpänä toteutettiin varautumissuunnitelmia hyvinvointialueen toiminnan käynnistämiseen, jotta mahdollisten ongelmien esiin tullessa asian selvittäminen saataisiin tehtyä mahdollisimman sujuvasti, HR-asiantuntijoiden kuormitus ei kasvaisi liikaa ja hyvinvointialueen henkilöstöasioihin liittyvä normaali toiminta saataisiin edelleen varmistettua. Kattavalla suunnitellulla ja valmistautumisella on turvallisempi suunnata muutokseen.

“Kaikkea ei voi tehdä itse, vaan pitää uskaltaa ottaa tukea vastaan ja satsata siihen. Olemme onnellisessa asemassa, että meillä on niin ammattitaitoinen henkilöstö. Tämä on meidän voimavara, jolla selvitään”, kiteyttää Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueen palvelussuhdepäällikkö Mikko Heiniluoma.
 

Sote-muutos henkilöstölle

 

  • Uudistuksen myötä vuoden 2023 alusta toimintansa aloittaa 21 uutta hyvinvointialuetta vastuunaan sosiaali- ja terveydenhuollon sekä pelastustoimen järjestäminen

  • Hyvinvointialueiden palvelukseen siirtyy 332 kunnasta tai kuntayhtymästä noin 216 000 henkilöä