Rund 150 Verwaltungsleistungen sind in Reichenau bereits digital zugänglich. Für Bürgermeister Philipp Stolz ist das trotzdem erst der Anfang. Im Digitalwandler spricht er darüber, warum echte digitale Transformation weit über Onlineformulare hinausgeht, weshalb gerade kleine Kommunen bei der Digitalisierung an Grenzen stoßen und wie eine proaktive Verwaltung Bürgerinnen und Bürger künftig entlasten könnte.
Von Philipp Stolz, Bürgermeister der Gemeinde Reichenau und Digitalisierungsexperte und Philipp Ebnet
Eine Verwaltungsleistung online anzubieten, bedeutet noch nicht, den dahinterliegenden Prozess digital transformiert zu haben. Für Philipp Stolz zeigt sich der tatsächliche Digitalisierungsgrad einer Kommune deshalb vor allem im Inneren der Verwaltung: Werden Abläufe neu gedacht? Können Mitarbeitende effektiver arbeiten? Und entstehen digitale Prozesse, die Bürgerinnen und Bürger ebenso wie die Verwaltung selbst entlasten?
Gerade für kleinere Kommunen ist das eine Herausforderung. Es fehlen häufig Personal, finanzielle Mittel und Kapazitäten für systematisches Prozessmanagement. Gleichzeitig nehmen Aufgaben und Arbeitsbelastung zu. Stolz plädiert deshalb dafür, Digitalisierung stärker nach ihrem Entlastungspotenzial zu priorisieren und standardisierte Lösungen besser zwischen Kommunen nachnutzbar zu machen.
Langfristig geht es damit um ein anderes Verständnis von Verwaltung. Statt Bürgerinnen und Bürger immer wieder Anträge stellen und bereits vorhandene Informationen übermitteln zu lassen, beschreibt Stolz die Vision eines Staates, der vorhandene Daten nutzt, Bedarfe erkennt und Leistungen aktiv anbietet. Sein Leitbild: Die Daten sollten laufen – nicht die Menschen.
Die Folge richtet sich besonders an Verantwortliche in Kommunen und öffentlichen Verwaltungen, die Digitalisierung nicht allein als technisches Projekt verstehen. Sie bietet Einblicke für Bürgermeisterinnen und Bürgermeister, Verwaltungsleitungen, Digitalisierungsverantwortliche sowie alle, die sich mit Prozessmodernisierung, Standardisierung und der Zukunft kommunaler Dienstleistungen beschäftigen.
Zum Nachlesen: das vollständige Gespräch mit Sprecherwechsel. Das Transkript wurde KI-gestützt erstellt und redaktionell geprüft.
Philipp Ebnet, CGI Deutschland: Herzlich willkommen bei einer neuen Folge unseres Podcasts Digitalwandler. Ich bin Philipp und möchte in diesem Podcast erfahren, wie es um die Digitalisierung in Deutschland steht. Dafür lade ich alle zwei Wochen Expertinnen und Experten ins virtuelle Studio ein, die meine Fragen zu Best Practices, ungenutzten Chancen und zum Verbesserungsbedarf bei der Digitalisierung beantworten.
Heute geht es um die Digitalisierung der kommunalen Verwaltung. Darüber spreche ich mit Philipp Stolz. Philipp kommt aus einer Familie mit viel politischer Erfahrung. Sein Vater war bereits 30 Jahre lang Bürgermeister der Stadt Stockach und sein Zwillingsbruder ist seit Juli 2023 Bürgermeister der Gemeinde Bodman-Ludwigshafen. Philipp selbst setzt sich ebenfalls schon lange für die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung ein.
Er war Leiter der Stabsstelle Digitalisierung in Schorndorf, bevor er am 1. Februar 2026 sein Amt als Bürgermeister in Reichenau antrat. Hi Philipp, schön, dass du da bist.
Philipp Stolz, Bürgermeister Gemeinde Reichenau: Vielen Dank, dass ich dabei sein darf.
Philipp Ebnet, CGI Deutschland: Reichenau steht auf der Welterbeliste der UNESCO. Trotzdem wissen vermutlich nicht alle, was die Gemeinde auszeichnet. Magst du Reichenau kurz beschreiben?
Philipp Stolz, Bürgermeister Gemeinde Reichenau: Sehr gerne. Die Gemeinde Reichenau ist vor allem für die Insel im Bodensee am südlichsten Ende Deutschlands bekannt. Etwa die Hälfte unserer Gemeinde liegt allerdings auf dem Festland. Wir sind also Insel- und Festlandbewohner. Gemüse, das sehr gesund ist, kommt von dort. Wir haben eine 1.300 Jahre alte Klostertradition. Darauf sind wir sehr stolz und fühlen uns in unserer kleinen Gemeinde im Süden Deutschlands sehr wohl.
Philipp Ebnet, CGI Deutschland: Wenn ich mir eure Website anschaue, merke ich schnell, dass ihr nicht nur Mittelalter gut könnt, sondern auch modern. Ihr bietet beispielsweise einen virtuellen Rundgang an, der zeigt, was die Gemeinde auszeichnet und warum sich ein Besuch lohnt. Wie viele eurer Verwaltungsleistungen habt ihr bisher digitalisiert?
Philipp Stolz, Bürgermeister Gemeinde Reichenau: Wenn du von „digitalisiert“ sprichst, sind wir bei ungefähr 150 Leistungen. Die Frage, wie viele davon tatsächlich digital transformiert sind, ist eine andere. Da sieht es deutlich schlechter aus.
Philipp Ebnet, CGI Deutschland: Mit wie vielen dieser Leistungen bist du aktuell zufrieden?
Philipp Stolz, Bürgermeister Gemeinde Reichenau: Aktuell noch mit keiner. Es gibt viel Optimierungspotenzial. Die meisten Leistungen sind digital zugänglich, aber es gibt noch einiges, was wir vereinfachen können.
Philipp Ebnet, CGI Deutschland: Woran merken Bürgerinnen und Bürger, dass ihre Gemeinde digitaler geworden ist?
Philipp Stolz, Bürgermeister Gemeinde Reichenau: Ein Chatbot auf der Website ist für mich kein Maßstab für den Digitalisierungsgrad einer Kommune. Entscheidend ist, wie die Kommunalverwaltung intern aufgestellt ist, ob sie systematisch darüber nachdenkt, Prozesse effektiver zu gestalten, und ob sie digitale Plattformen für die Interaktion mit Bürgerinnen und Bürgern anbietet. In Baden-Württemberg gibt es dafür beispielsweise Service-BW, über das Verwaltungsdienstleistungen digital bezogen werden können.
Ob eine Verwaltung wirklich digitalisiert ist, zeigt sich aber auch in ihrer Kultur und im Mindset der Mitarbeitenden: Wird lediglich aus einer Papierakte eine digitale Akte oder werden Prozesse tatsächlich neu gedacht und anders aufgesetzt?
Philipp Ebnet, CGI Deutschland: Welche Erwartungen haben Bürgerinnen und Bürger an dich als Bürgermeister, wenn es um Digitalisierung und moderne Verwaltung geht?
Philipp Stolz, Bürgermeister Gemeinde Reichenau: Das ist sehr vielschichtig. Wenn Bürgerinnen und Bürger von Digitalisierung sprechen, meinen sie häufig vor allem Geschwindigkeit. Sie möchten etwas per Knopfdruck abschicken und erledigt haben. Gleichzeitig erwarten viele, dass das Rathaus weiterhin geöffnet und persönlich zugänglich bleibt.
Es besteht teilweise die Sorge, dass wir die Verwaltung so schnell digitalisieren, dass das Rathaus irgendwann geschlossen wird. Diese Angst teile ich persönlich nicht, finde sie im Austausch mit Bürgerinnen und Bürgern aber sehr interessant.
Gleichzeitig wird häufig angenommen, dass eine digitalisierte Verwaltung automatisch eine bürokratieärmere Verwaltung ist. Ich würde ebenfalls sagen, dass digitale Transformation beim Bürokratieabbau helfen kann.
Das eigentliche Problem ist aus meiner Sicht, dass wir als Gesellschaft häufig noch nicht vollständig bereit sind, diesen Weg mitzugehen. Es bestehen viele Ängste und gleichzeitig der Anspruch auf hundertprozentige Sicherheit. Das erschwert es teilweise, standardisierte digitale Prozesse zu verbessern.
Philipp Ebnet, CGI Deutschland: Müssen Verwaltungsdienstleistungen deshalb weiterhin bewusst analog angeboten werden?
Philipp Stolz, Bürgermeister Gemeinde Reichenau: Aktuell müssen wir meiner Ansicht nach alle Leistungen auch analog anbieten. Das entspricht der Erwartung der Bürgerinnen und Bürger. Wir sind noch nicht so weit wie andere Länder, die stärker auf „digital only“ setzen – wobei manche davon inzwischen auch wieder zurückrudern.
Die politische und gesellschaftliche Erwartung ist momentan, dass das Rathaus weiterhin offen sein muss. Menschen müssen persönlich kommen, ein Formular auf Papier ausfüllen und mit den Mitarbeitenden ins Gespräch gehen können. Ob dieser Zustand sinnvoll ist, möchte ich offenlassen.
Philipp Ebnet, CGI Deutschland: Wie stellst du sicher, dass bei der digitalen Transformation auch künftig niemand ausgeschlossen wird?
Philipp Stolz, Bürgermeister Gemeinde Reichenau: Wir müssen digitale Transformation innerhalb unserer Verwaltung und unserer eigenen Organisation denken. Als Kommunalverwaltung sind wir aber gleichzeitig sehr nah an den Bürgerinnen und Bürgern. Deshalb müssen wir uns auch mit Digital- und Veränderungskompetenz beschäftigen.
Wir müssen Seniorinnen und Senioren, aber auch Menschen in unseren eigenen Altersgruppen vermitteln, wie sie sich sicher im digitalen Raum bewegen können. Ich kenne Freunde, Verwandte und Bekannte, die weder über 50 noch über 60 sind und sich trotzdem schwertun, digitale Dienstleistungen in Anspruch zu nehmen. Manche möchten beispielsweise kein digitales Identifikationsverfahren nutzen, weil sie nicht wissen, was mit ihren Daten passiert. Diese Bedenken sind legitim. Gleichzeitig kann das dazu führen, dass Menschen solche staatlichen Angebote nicht nutzen.
Die Frage ist deshalb, wie wir entsprechende Kompetenzen vermitteln. Eigentlich gehört es nicht zum klassischen Verwaltungsauftrag, Bürgerinnen und Bürger darin zu schulen. Anreize und Angebote können aber sehr hilfreich sein.
In meiner bisherigen Laufbahn habe ich erlebt, dass gerade Seniorinnen und Senioren schnell Begeisterung entwickeln können, wenn man ihnen zeigt, was digital möglich ist. Außerdem gibt es in diesen Altersgruppen sehr viel Wissen. Das sind schließlich auch Generationen, aus denen die ersten Informatikerinnen und Informatiker kamen und die bei Unternehmen wie SAP oder IBM gearbeitet und die ersten Systeme aufgebaut haben. Manche sind digital deutlich fitter, als man ihnen zugesteht.
Deshalb finde ich die pauschale Argumentation schwierig, dass wir allein wegen älterer Menschen immer das Rathaus offenhalten müssen. Man unterschätzt damit teilweise ganze Bevölkerungsgruppen und ihre Fähigkeiten. Onlinebanking ist beispielsweise längst selbstverständlich geworden. Man kann Menschen durchaus zutrauen, dass digitale Angebote zum normalen Alltag gehören und kein Nebenprodukt mehr sind.
Philipp Ebnet, CGI Deutschland: Die Vermittlung digitaler Kompetenz ist eigentlich keine Aufgabe der Verwaltung. Von wem würdest du dir dabei Unterstützung wünschen?
Philipp Stolz, Bürgermeister Gemeinde Reichenau: Das beginnt schon sehr früh. In meiner vorherigen Station in Schorndorf haben wir beispielsweise KI-Kurse für Seniorinnen und Senioren sowie medienpädagogische Kurse für Eltern und junge Familien angeboten.
Wir gehören zu den ersten Generationen, die ihren Kindern vermitteln müssen, was mit einem Smartphone alles möglich ist. Das ist nicht immer einfach, gehört aber inzwischen zur Lebensrealität. So wie Eltern ihren Kindern Lesen und Schreiben beibringen, müssen wir ihnen heute auch vermitteln, wie sie verantwortungsbewusst mit digitalen Medien und Endgeräten umgehen.
Das ist aus meiner Sicht auch ein staatlicher Auftrag für Bildungseinrichtungen. Gleichzeitig sind wir Eltern gefragt, das unserem Nachwuchs zu vermitteln und uns diese Kompetenzen auch selbst anzueignen. Unsere Lebenswelt besteht nicht nur aus einem analogen, sondern auch aus einem digitalen Raum.
Wie wir uns im analogen Raum bewegen, welche Straßenverkehrsregeln gelten oder dass wir Gesetze beachten müssen, ist für uns selbstverständlich. Im digitalen Raum besteht bei einem zwar kleiner werdenden, aber weiterhin signifikanten Teil der Gesellschaft Unsicherheit: Wie bewege ich mich dort richtig und sicher? Und was bedeutet überhaupt sicher und richtig?
Philipp Ebnet, CGI Deutschland: Woran machst du fest, ob ein Digitalisierungsprojekt erfolgreich war?
Philipp Stolz, Bürgermeister Gemeinde Reichenau: Innerhalb der Verwaltung ist ein Projekt für mich erfolgreich, wenn dadurch die Arbeitsbelastung der Mitarbeitenden sinkt, sie effektiver arbeiten oder besser mit Bürgerinnen und Bürgern kommunizieren können.
Erfolg bedeutet für mich aber auch, dass Mitarbeitende neue Kompetenzen entwickeln oder Kapazitäten frei werden, um sich mit neuen Bereichen zu beschäftigen. Im besten Fall verändert sich dadurch auch grundsätzlich die Denkweise.
Wir sollten uns beispielsweise fragen, warum wir eine Dienstleistung überhaupt digital anbieten wollen. Vielleicht müssen wir zunächst darüber nachdenken, warum es diese Dienstleistung überhaupt gibt und warum man sie beantragen muss.
Wir könnten stattdessen über eine proaktive Verwaltung nachdenken, die antizipiert, was Bürgerinnen und Bürger benötigen, und ihnen Leistungen aktiv anbietet. Wenn jemand beispielsweise die Schule beendet und sich an einer Universität einschreibt, könnte der Staat anhand der Daten, die bereits in verschiedenen staatlichen Silos vorhanden sind, erkennen, dass dieser Person BAföG zusteht. Dann müsste im Idealfall nur noch die Bankverbindung abgefragt werden.
Das würde den Staat schneller machen und Bürgerinnen und Bürger entlasten. In unseren Köpfen bedeutet Verwaltung aber häufig noch, dass der Bürger zunächst einen Antrag stellen muss und anschließend eine Leistung erhält. Historisch war das notwendig. Durch digitale Transformation muss das aber nicht so bleiben.
Philipp Ebnet, CGI Deutschland: Welche Prozesse müsste man dafür gerade auf kommunaler Ebene grundsätzlich überdenken?
Philipp Stolz, Bürgermeister Gemeinde Reichenau: Davon gibt es auf kommunaler Ebene sehr viele. In der Hierarchie von Bund, Ländern und Kommunen stehen wir ziemlich weit unten und bekommen zahlreiche Aufgaben übertragen.
Dass du deinen Personalausweis in deiner Heimatkommune abholst, hat beispielsweise historische Gründe. Früher wäre es schließlich schwierig gewesen, dafür nach Berlin oder Bonn zu fahren. Deshalb wurde diese Leistung lokal angeboten.
Wenn solche Prozesse aber digital abgewickelt werden können, stellt sich die grundsätzliche Frage, warum ein Ausweis überhaupt noch zwingend ein kleines Kärtchen sein muss und warum eine solche Leistung kommunal erbracht werden muss, wenn sie keinerlei lokalen oder regionalen Bezug hat. In solchen Fällen könnte der Staat diese Leistung auch wieder zentral übernehmen.
Ich bin nicht in die Kommunalverwaltung gegangen, um Personalausweise auszugeben. Mich interessieren Fragen wie: Wie können wir gute frühkindliche Bildung ermöglichen? Wie können wir Quartiers- und Nachbarschaftsarbeit gestalten? Wie können wir unser lokales Gewerbe unterstützen?
Viele Verwaltungsdienstleistungen sind stark standardisiert und sehr gut skalierbar. Trotzdem werden sie in rund 11.000 Kommunen in Deutschland immer wieder neu gedacht und optimiert, anstatt sie einmal zentral zu entwickeln. Das ist eine grundlegende Schwierigkeit.
Als Kommune kann ich nicht einfach beschließen, keine Personalausweise mehr auszugeben. Wir können nur auf das Bundesland und den Bund zugehen und in Austauschformaten dafür werben, dass das Zielbild der Verwaltung im 21. Jahrhundert ein anderes sein muss. Diese Erkenntnis setzt sich langsam durch, aber dafür müssen noch einige dicke Bretter gebohrt werden.
Philipp Ebnet, CGI Deutschland: Nicht jede Kommune sollte eine eigene Lösung von Grund auf entwickeln müssen. Dafür gibt es unter anderem das Einer-für-Alle-Prinzip. Gleichzeitig fehlen vielen Kommunen finanzielle und personelle Ressourcen. Wo liegen aus deiner Sicht die größten Herausforderungen?
Philipp Stolz, Bürgermeister Gemeinde Reichenau: Ich kann das aus zwei Perspektiven betrachten. Als Bürgermeister einer kleinen Kommune mit etwa 5.000 Einwohnern sehe ich zunächst, dass rund 80 Prozent der Kommunen in Deutschland weniger als 10.000 Einwohner haben. Das ist die große Mehrheit.
Dort gibt es normalerweise keine Personalkapazität, die sich ausschließlich mit digitaler Transformation beschäftigt. Jemand übernimmt diese Aufgabe zusätzlich und ist gleichzeitig beispielsweise für ein Freibad oder andere Verwaltungsbereiche zuständig. Unter diesen Bedingungen ist echtes Prozessmanagement kaum möglich.
Es fehlt also zunächst Personal. Finanzielle Ressourcen fehlen ebenfalls.
Bei größeren kommunalen Einheiten wie Schorndorf mit rund 40.000 Einwohnern ist deutlich mehr möglich, wenn entsprechendes Personal vorhanden ist. Schorndorf hat sehr viel in diesen Bereich investiert und möchte vorangehen. Aber auch dort entstehen andere Probleme.
Nehmen wir die Einer-für-Alle-Leistungen: Ein Bundesland entwickelt eine Leistung, die andere Bundesländer nachnutzen können. Dafür muss das jeweilige Land diese Nachnutzung zunächst ermöglichen, was inzwischen deutlich besser funktioniert. Für die Kommune entstehen bei der Nachnutzung aber wiederum Anschlusskosten. Die Lösung muss in die eigene IT-Landschaft integriert werden. Das kostet Zeit, Aufwand und Geld.
Das ist problematisch bei Dienstleistungen, zu deren Bereitstellung eine Kommune staatlich verpflichtet ist. Kommunen bekommen häufig von Bund oder Ländern Aufgaben übertragen, ohne dafür ausreichende finanzielle Mittel zu erhalten.
Eine kleine Kommune wie unsere muss problemlos 200 Dienstleistungen erbringen. Wenn wir fiktiv mit 100 Euro pro Dienstleistung und Monat rechnen, entstehen daraus erhebliche jährliche Kosten. Diese Mittel hat eine kleine Kommune nicht. Auch größere Kommunen haben zunehmend Schwierigkeiten damit.
Wenn diese Dienstleistungen von übergeordneten staatlichen Ebenen vorgegeben werden, erwarte ich deshalb auch eine entsprechende Finanzierung oder zumindest ein Konzept dafür, wie rund 11.000 Kommunen diese Leistungen beziehen können. Es sollte nicht eine Kommune oder ein Bundesland eine Leistung entwickeln und anschließend müssen alle anderen jeweils für deren Nachnutzung bezahlen.
Das ist von mir etwas zugespitzt formuliert, beschreibt aber die Situation, in der sich Kommunen häufig wiederfinden.
Philipp Ebnet, CGI Deutschland: Wie priorisierst du Digitalisierungsprojekte bei begrenzten Ressourcen?
Philipp Stolz, Bürgermeister Gemeinde Reichenau: Aufgrund des demografischen Wandels, des Fachkräftemangels und der hohen Arbeitsbelastung in Kommunalverwaltungen priorisiere ich Projekte vor allem nach ihrem Entlastungspotenzial für die Gemeindeverwaltung.
Unsere Aufgaben werden quantitativ mehr und qualitativ anspruchsvoller. Gleichzeitig fehlen Fachkräfte. Wir merken, dass unsere bisherigen Arbeitsweisen nicht mehr funktionieren, weil wir mit den Aufgaben nicht mehr hinterherkommen.
Deshalb müssen wir Personalkapazitäten freisetzen, um überhaupt Raum für Veränderung zu schaffen. Häufig geht es dabei um Abläufe, die Bürgerinnen und Bürger gar nicht sehen.
Wenn wir beispielsweise künftig die Protokollierung von Gemeinderatssitzungen mit KI unterstützen, ist das für den Gemeinderat und möglicherweise auch für Bürgerinnen und Bürger sichtbar. Viele andere Prozesse finden aber intern statt und kosten trotzdem sehr viel Zeit.
Ein Beispiel ist die Übertragung von Daten aus einer Eingabemaske eines digitalen Verfahrens in ein Fachprogramm. Wenn jemand diese Daten anschließend manuell abtippen muss, ist wenig gewonnen. Das lässt sich beispielsweise mit Robotic Process Automation oder einem besseren Fachverfahren lösen.
All das sind Veränderungsprojekte, die jemand anstoßen muss. Dafür benötige ich Kapazitäten. Gleichzeitig muss die Veränderung für die Mitarbeitenden irgendwann eine Entlastung bringen. Sonst haben sie einen neuen Prozess, der vielleicht für Bürgerinnen und Bürger besser funktioniert, intern aber noch mehr Arbeit verursacht. Dann verlieren wir die Mitarbeitenden auf diesem Weg.
In den vergangenen Jahren haben wir zumindest erreicht, dass digitale Transformation in der Verwaltung inzwischen als notwendig angesehen wird. Historisch betrachtet hat die Corona-Pandemie dazu erheblich beigetragen. Davor war diese Notwendigkeit noch längst nicht in allen Köpfen und Rathäusern angekommen.
Philipp Ebnet, CGI Deutschland: Viele Investitionen in interne Digitalisierung sind für Bürgerinnen und Bürger kaum sichtbar. Wie vermittelst du ihre Notwendigkeit, wenn gleichzeitig beispielsweise Geld für eine Baustelle, eine Kita oder einen Verein benötigt wird?
Philipp Stolz, Bürgermeister Gemeinde Reichenau: Diese Verteilungskämpfe werden in den kommenden Jahren zunehmen, weil die Haushaltsmittel knapper werden. Man muss deshalb Erfolge sichtbar machen. Dann kann beispielsweise auch ein KI-Chat auf der Website sinnvoll sein. Er entlastet die Verwaltung zwar nicht so stark, wie manchmal angenommen wird, macht für die Menschen aber sichtbar, dass ihre Kommunalverwaltung sich auf den Weg gemacht hat.
Wenn Digitalisierung in einen direkten Verteilungskampf gerät, verliert sie politisch häufig gegen den Bau einer Kita, Vereinsförderung oder andere unmittelbar sichtbare Projekte. Das kann ich nachvollziehen.
Deshalb muss man das größere Bild vermitteln: Wir müssen unsere Verwaltungen verändern, weil wir sonst langfristig nicht mehr arbeitsfähig sind. Wir können nicht noch zehn Jahre genauso weiterarbeiten wie bisher.
Dafür brauchen wir Personalkapazitäten. Inzwischen bekommt man dafür eher Zustimmung als noch vor der Corona-Pandemie. Gleichzeitig müssen die Menschen verstehen, dass technische Digitalisierung allein nicht genügt. Wir brauchen auch Menschen mit den entsprechenden Kompetenzen und müssen Mitarbeitende bei der Veränderung mitnehmen. Dafür ist weiterhin Überzeugungsarbeit notwendig. Ein allgemeingültiges Patentrezept habe ich dafür nicht gefunden.
Philipp Ebnet, CGI Deutschland: Gerade in kleinen Kommunen kommen Digitalisierungsprojekte häufig zusätzlich zum Tagesgeschäft hinzu. Wie motivierst du Mitarbeitende, diese Veränderungen trotzdem anzugehen?
Philipp Stolz, Bürgermeister Gemeinde Reichenau: Wenn jemand aus eigener Motivation etwas in der Verwaltung verbessern möchte, ist bereits eine wichtige Grundlage vorhanden. Die entscheidende Frage lautet dann: Wie entwickle ich meine Verwaltung zu einer Organisation, in der solche Menschen entstehen, ihre Ideen einbringen und diese auch umsetzen können?
Mitarbeitende müssen Dinge ausprobieren dürfen. Sie brauchen ein Budget und müssen auch scheitern dürfen. Vielleicht erfüllt eine Software am Ende nicht die Erwartungen oder es entstehen zusätzliche Kosten, weil Anpassungen notwendig werden. Vielleicht entscheidet man sich für eine Kita-App und stellt ein oder zwei Jahre später fest, dass eine andere Lösung besser geeignet ist.
Natürlich kann ein Gemeinderat solche Entscheidungen kritisch hinterfragen. Dann muss ich mich als Verwaltungschef hinter mein Team stellen, Rückendeckung geben und deutlich machen, dass dieses Ausprobieren gewollt ist.
Wer Veränderungen anstößt und dabei Wände einreißen möchte, holt sich manchmal eine blutige Nase. Deshalb brauchen wir eine positive Fehlerkultur, die von der Führung vorgelebt wird.
Wenn jemand etwas verändern möchte, muss ich als Verwaltungschef sagen können: Du darfst das machen, probiere es aus, und ich unterstütze dich dabei.
Das ist nicht in allen Verwaltungen selbstverständlich. Manchmal reicht ein Vorgesetzter, der sagt: „Das haben wir schon immer so gemacht und das bleibt auch so.“ Damit kann man sehr viel Motivation zerstören.
Deshalb ist die menschliche Komponente so wichtig. Eine Verwaltung muss grundsätzlich bereit sein, an sich selbst zu arbeiten und Veränderung als selbstverständlichen Teil ihrer Organisationsentwicklung zu verstehen.
Wir haben uns schließlich schon immer verändert. Wir arbeiten heute weder mit Lochkarten noch stehen überall Schreibmaschinen auf den Tischen. Veränderung hat es immer gegeben und wird es weiterhin geben. Wie die Verwaltung in 100 Jahren aussieht, ob wir uns in einer vollständig digitalen Welt bewegen, Hologramme oder schwebende Autos haben, weiß niemand. Aber Veränderung wird es immer geben. Verwaltungen müssen lernen, sie aktiv anzugehen.
Philipp Ebnet, CGI Deutschland: Welche Kennzahlen sollten kleinere Kommunen betrachten, um zu beurteilen, ob sich ein Digitalisierungsprojekt gelohnt hat?
Philipp Stolz, Bürgermeister Gemeinde Reichenau: Die meisten Kommunen mit weniger als 10.000 Einwohnern erheben solche Kennzahlen gar nicht. Sie wissen beispielsweise nicht, wie viele Minuten oder Stunden pro Jahr für eine Gewerbe- oder Wohnungsanmeldung aufgewendet werden.
Aus meiner Sicht würde die Erhebung solcher Kennzahlen die Kapazitäten einer sehr kleinen Verwaltung teilweise bereits überfordern. Es gibt Kommunen mit nur drei, vier oder fünf Mitarbeitenden. Bei etwa 10.000 Einwohnern arbeiten vielleicht 50, 60 oder 70 Personen im Rathaus. Je kleiner eine Kommune wird, desto weniger sind es. Bei 1.000 oder 2.000 Einwohnern können es nur fünf, sechs oder sieben Personen sein. Dort wird niemand umfassende Kennzahlensysteme aufbauen.
Kleinen Kommunen würde ich deshalb vor allem empfehlen, ihre IT-Infrastruktur und ihre Systeme so weit wie möglich zu standardisieren. Wenn irgendwo eine Lösung verbessert wird, sollte man sie möglichst einfach nachnutzen können.
Dafür muss man manchmal Kompromisse eingehen. Dann nutzt man möglicherweise nicht mehr die Software, die seit Ewigkeiten im Einsatz ist und perfekt auf jede lokale Besonderheit zugeschnitten wurde, sondern entscheidet sich eher für eine 80-20-Lösung.
Das kann unbequem sein und Kraft kosten. Das Ziel muss aber sein, durch stärkere Standardisierung Lösungen zwischen Verwaltungen replizierbar zu machen. Das ist momentan häufig nicht möglich. Tausende Kommunen haben Tausende unterschiedliche IT-Landschaften.
Man kann sich das wie beim Hausbau vorstellen: Wenn es 10.000 unterschiedliche Arten von Steckdosen oder 10.000 unterschiedliche Systeme für Schrauben gäbe, könnte man ein Haus ebenfalls nicht schnell und effizient bauen. Deshalb müssen wir standardisieren.
Ich bin froh, dass mit dem Deutschland-Stack auch auf staatlicher Ebene langsam die Erkenntnis ankommt, dass wir die IT-Welt der Verwaltungen stärker vereinheitlichen müssen.
Philipp Ebnet, CGI Deutschland: Was würdest du dir für die Verwaltung in Deutschland im Jahr 2030 wünschen, und welche Rolle möchtest du als Bürgermeister dabei spielen?
Philipp Stolz, Bürgermeister Gemeinde Reichenau: Für 2030 würde ich mir wünschen, dass wir als Land eine klare Vision davon entwickelt haben, wie die Verwaltung der Zukunft aussehen soll.
Sie sollte nicht mehr ausschließlich nach dem klassischen antragsbasierten Prinzip funktionieren: Ich habe ein Problem, melde mich beim Staat und er antwortet mir. Stattdessen wünsche ich mir einen proaktiven Staat, der aktiv auf Menschen zugeht. Die Daten sollten laufen und nicht die Bürgerinnen und Bürger.
Was ich dazu beitragen kann, ist, dieses Ziel bereits heute in meiner Verwaltung zu kommunizieren und die Mitarbeitenden darauf vorzubereiten, dass sich die Art ihrer Arbeit immer wieder verändern wird.
Was sich nicht verändern wird, ist, dass wir diese Menschen weiterhin im Rathaus brauchen. Ihre Kompetenzen werden aber andere sein als früher. In zehn Jahren brauche ich wahrscheinlich niemanden mehr, der Daten aus einer Excel-Tabelle manuell in eine Software überträgt. Ich werde aber weiterhin Menschen im Rathaus brauchen, die sich für die Gemeinde Reichenau einsetzen.
Deshalb müssen wir uns fragen, welche Kompetenzen künftig notwendig sind, wenn Aufgaben wie die reine Datenübertragung wegfallen. Vielleicht brauchen wir dann Menschen, die mehr Zeit haben, auf Bürgerinnen und Bürger zuzugehen, ihre Bedarfe aufzunehmen und Lösungen zu entwickeln, die Reichenau zu einem noch lebenswerteren Ort machen.
Philipp Ebnet, CGI Deutschland: Philipp, vielen Dank für deine Antworten und die Einblicke in die kommunale Verwaltungsarbeit. Es hat mich sehr gefreut.
Philipp Stolz, Bürgermeister Gemeinde Reichenau: Vielen Dank, dass ich dabei sein durfte.
Philipp Ebnet, CGI Deutschland: Wenn du mehr wissen möchtest, schau in die Shownotes. Dort findest du Philipps Kontaktdaten und kannst dich mit ihm austauschen oder eigene Erfahrungen einbringen.
Danke auch fürs Zuhören. Wenn dir die Folge gefallen hat, like und abonniere den Podcast gerne, damit du keine Folge verpasst. Ich freue mich auf das nächste Mal. Bis dahin: Ciao, wir hören uns.
