Unvollständige Unterlagen, fehlende Angaben oder unklare Formulierungen führen oft dazu, dass Anträge mehrfach bearbeitet werden müssen. Statt eines durchgängigen Prozesses entstehen Wartezeiten von Wochen oder sogar Monaten.
Mit KAI, unserer Klaren Amtlichen Intelligenz, haben wir eine Lösung entwickelt, um diese Schwachstellen gezielt zu reduzieren. Unsere digitale Assistenzanalysiert eingereichte Dokumente, ordnet Inhalte automatisch zu, erkennt fehlende Informationen und fordert diese an und stellt bei Bedarf relevantes Wissen für die weitere Bearbeitung bereit. Dadurch werden Mitarbeitende spürbar entlastet und gewinnen Zeit, da vollständige Anträge bearbeitet werden können, statt auf Nachforderungen zu warten. Darüber hinaus erhalten Mitarbeitende sowie Bürgerinnen und Bürger schneller Rückmeldungen.
Der Mensch bleibt dabei unersetzlich. KAI unterstützt die Bearbeitung von Vorgängen, übernimmt jedoch weder die rechtliche Bewertung noch das Verwaltungsermessen.
Die neue digitale Assistenz von CGI unterstützt dort, wo aus vielen einzelnen Dokumenten und Angaben Schritt für Schritt ein prüffähiger Verwaltungsvorgang entstehen muss.
Dafür verbindet sie standardisierte Dokumente mit den jeweils relevanten Prüfregeln und unterstützt ein strukturiertes Nachforderungsmanagement. Fehlende Angaben und Nachweise werden erkannt, gezielt nachgefordert und die eingehenden Unterlagen für die weitere Bearbeitung zusammengeführt. So lassen sich wiederkehrende manuelle Prüfschritte deutlich reduzieren.
Ihr Nutzen zeigt sich insbesondere bei Verfahren mit umfangreichen und heterogenen Unterlagen, die auf Vollständigkeit geprüft und systematisch zusammengeführt werden müssen.
Erprobt wurde dieser Ansatz unter anderem am Antrag auf Feststellung der deutschen Staatsbürgerschaft, bei dem häufig Nachweise zu Personen, Vorfahren und historischen Dokumenten zusammengetragen und geprüft werden müssen.
KAI automatisiert die vorbereitende Sachbearbeitung. Eingehende Anträge und Nachweise werden ausgelesen, relevante Informationen strukturiert extrahiert.
Die ausgelesenen Informationen werden anhand vordefinierter fachlicher Regeln geprüft. KAI erkennt fehlende oder widersprüchliche Angaben und kann daraus Nachforderungsbedarfe ableiten. Alle bearbeiteten Anträge sowie vom Menschen getroffene Entscheidungen sind in einem Audit einsehbar.
Keine Coding-Kenntnisse nötig. Sie bringen das Wissen über Ihr Verfahren ein – CGI übernimmt die technische Umsetzung und den Betrieb.
So arbeitet unsere Assistenzlösung
PDF-, XML- und E-Mail-Dokumente werden in den Prüfprozess übernommen.
KAI erkennt Dokumenttypen und ordnet die Unterlagen dem richtigen Vorgang zu.
Angaben, Formularfelder und Markierungen werden strukturiert ausgelesen.
Fehlende Angaben, Nachweise und Pflichtfelder werden erkannt.
Fehlende Informationen können strukturiert nachgefordert und dem Vorgang wieder zugeordnet werden.
Fachliche Regeln werden konsistent und deterministisch angewendet.
Prüfergebnisse, Validierungen und Hinweise werden übersichtlich zusammengeführt.
Die zuständige Sachbearbeitung verifiziert das vorgeschlagene Ergebnis und trifft die finale Entscheidung
Sie kennen Ihr Verfahren. Wir übernehmen die technische Umsetzung.
- Verfahren auswählen: Gemeinsam identifizieren wir in fachlichen Workshops eine standardisierte Antragsstrecke mit hohem Entlastungspotenzial.
- Fachliche Grundlagen aufnehmen: Dokumenttypen, Pflichtangaben und fachliche Prüflogiken werden mit dem Fachbereich strukturiert erfasst.
- Antragsstrecke einrichten: CGI überführt die Anforderungen in einen ausführbaren Prüfprozess und stimmt die Regeln mit dem Kunden ab.
- Betrieb und Weiterentwicklung: CGI übernimmt Betrieb, Wartung, Updates und Monitoring. Weitere Verfahren können schrittweise ergänzt werden.
Unsere digitale Assistenz wird kontinuierlich weiterentwickelt. Anforderungen aus Ihren konkreten Verwaltungs- und Unternehmensverfahren können gemeinsam priorisiert und in die Weiterentwicklung einbezogen werden.
Bereitstellung als Managed Service - in einer souveränen Cloud oder in einer kundenseitigen On-Premise-Umgebung.
Anbindung an bestehende Systemlandschaften, Fachverfahren und Eingangskanäle über standardisierte Schnittstellen.
Rollen- und Berechtigungskonzepte, Protokollierung sowie nachvollziehbare Verarbeitung als integrale Bestandteile.
Schrittweise Erweiterung um zusätzliche Dokumenttypen, Antragsverfahren und organisatorische Einheiten.
KAI nutzt Machine Learning-Modelle und generative KI bei der Einrichtung und Pflege von Antragsstrecken. Die spätere Antragsprüfung erfolgt deterministisch, anhand definierter und freigegebener Regeln.
Ja. KAI ist für die Integration in bestehende Systemlandschaften und Eingangskanäle konzipiert.
Sie bringen Ihre fachlichen Herausforderungen mit, wir die Lösung. Hilfreich sind Informationen darüber, welche Antragsstrecke oder welcher Prüfprozess in Ihrer Organisation besonders viel manuellen Aufwand verursacht. Weitere Vorbereitungen sind nicht erforderlich.
