Großprojekt wurde in nur 13 Monaten umgesetzt

Ein kommunaler IT- und Telekommunikationsdienstleister für mehrere Gemeinden stand vor der Aufgabe, die gesamte Arbeitsplatz-IT für seine rund 6.000 Mitarbeitende zu modernisieren. Das Vorhaben umfasste zentrale Bereiche der täglichen digitalen Arbeit, wie Clients, E-Mail und Collaboration, die in Verbindung mit allen Identitäten und Berechtigungen auf einer gemeinsamen, modernen Arbeitsplatzplattform zusammengeführt werden sollten.

Diese Transformation ging weit über die Einführung einzelner Anwendungen hinaus, denn nicht nur Microsoft 365, Windows 11 und Exchange Online gehörten zum Großprojekt, sondern auch die Entwicklung neuer Konzepte für das Identitäts- und Berechtigungsmanagement auf Basis von Microsoft Entra ID. Gleichzeitig mussten datenschutzrechtliche Fragestellungen über das gesamte Programm hinweg berücksichtigt und geklärt werden.

Ziel war es, den Mitarbeitenden eine standardisierte Modern-Workplace-Plattform bereitzustellen, die eine sichere und performante Arbeitsumgebung ermöglicht, und die zugleich die technische Basis für weitere Modernisierungsvorhaben bilden sollte.
 

Das Vorgehen

Entwicklung eines integrierten Programms: von der Analyse bis zur Implementierung

CGI begleitete die Modernisierung in einem zweiphasigen Programm beginnend bei der Analyse bis hin zur Implementierung. Ein interdisziplinäres Team, bestehend aus bis zu 14 Expertinnen und Experten, brachte alle benötigten Kompetenzen, wie Architektur, Exchange, Windows, Apps oder Teams-Telefonie mit und war so in der Lage, die unterschiedlichen Bestandteile der Arbeitsplatz-IT gesamtheitlich zu betrachten, aufeinander abzustimmen und umzusetzen.

Durch die Transformation entstand eine Exchange-Hybridumgebung als Grundlage für die Migration der Postfächer zu Exchange Online. Parallel führte das Projektteam Microsoft 365 Apps und Microsoft Teams ein. Ein standardisierter Windows-11-Client bildete die neue Client-Basis für rund 6.000 Mitarbeitende.

Für das Management von Identitäten und Berechtigungen wurden Konzepte auf Basis von Microsoft Entra ID entwickelt und eingeführt und ein kontinuierliches Change Management unterstützte bei den organisatorischen Veränderungen. Datenschutzrechtliche Fragestellungen wurden über den gesamten Programmverlauf hinweg berücksichtigt und geklärt.

Das Großprogramm bestehend aus Client, Collaboration, E-Mail sowie Identitäts- und Berechtigungsmanagement wurde in einem einzigen Modernisierungsvorhaben ausgeführt und innerhalb von 13 Monaten vollständig umgesetzt.
 

Die Ergebnisse

Eine standardisierte und modernisierte Plattform

Nach 13 Monaten verfügt der kommunale IT- und Telekommunikationsdienstleister über eine state-of-the-art Arbeitsplatzplattform für rund 6.000 Mitarbeitende. Im Rahmen des Programms wurden rund 6.000 Clients auf Windows 11 migriert. Gleichzeitig wechselten mehr als 6.000 Exchange-Postfächer zu Exchange Online. Microsoft 365 Apps und Microsoft Teams ergänzen die neue Arbeitsumgebung.

Zentrale Bereiche der Arbeitsplatz-IT wurden auf einer gemeinsamen Modern-Workplace-Basis zusammengeführt. Die neue Plattform bietet eine sichere und performante technische Grundlage für die tägliche digitale Arbeit. Das kontinuierliche Change Management unterstützte die Mitarbeitenden während der Umstellung und erleichterte die Einführung und Nutzung der neuen Arbeitsumgebung. Für unseren Kunden entwickelte sich das Modernisierungsprojekt zur Blaupause für vergleichbare Transformationsvorhaben. Denn jetzt ist es möglich, mit weiteren Projekten in den Bereichen Governance, Microsoft Copilot, Intune, SharePoint und OneDrive können auf der neu geschaffenen Plattform aufzusetzen.