Lieferantenwechsel mit wachsendem Anspruch an Effizienz und Service
Für die Stadtwerke Kaiserslautern stand ein zentraler Prozess im Fokus: der Lieferantenwechsel für Key-Account-Kunden. In der kommunalen Versorgungswirtschaft sind solche Wechselprozesse wichtige operative Abläufe. Sie prägen die Servicequalität für wichtige Kundengruppen und beeinflussen, wie effizient ein Versorger auf Marktanforderungen reagieren kann.
Der bestehende Prozess sollte deshalb effizienter und zukunftsfähiger gestaltet werden. Dafür galt es, konkrete Optimierungspotenziale in IT, Prozess und Organisation zu identifizieren und so zu priorisieren, dass daraus ein umsetzbarer Fahrplan entstehen konnte.
Ein weiterer Schwerpunkt lag auf klaren Rollen und Verantwortlichkeiten. Bei übergreifenden Prozessen wie dem Lieferantenwechsel sind klar geregelte Aufgaben, Übergaben und Zuständigkeiten wichtig. Die Stadtwerke Kaiserslautern benötigten dafür eine Grundlage, um den Prozess strukturiert weiterzuentwickeln und erste Möglichkeiten für Automatisierung und KI einzuordnen.
Das Vorgehen
Prozessanalyse und Implementierungsplan für einen effizienteren Lieferantenwechsel
CGI unterstützte die Stadtwerke Kaiserslautern mit einer kombinierten IT-, Prozess- und Organisationsperspektive. Zunächst analysierten wir die bestehenden Abläufe und die zugrunde liegenden IT-Aspekte. Ziel war es, die wesentlichen Ansatzpunkte für eine effizientere Gestaltung des Lieferantenwechselprozesses sichtbar zu machen.
Auf Basis der Analyse entstand ein priorisierter Implementierungsplan inklusive Aufwandsschätzung. Er strukturiert die identifizierten Maßnahmen nach Priorität und Aufwand und schafft damit eine klare Grundlage für die nächsten Schritte.
Parallel dazu begleitete CGI die organisatorische Klärung. Dazu gehörte die Entwicklung einer RACI-Matrix, mit der Rollen und Verantwortlichkeiten im Prozess klarer zugeordnet wurden. Diese Struktur unterstützt die Zusammenarbeit zwischen den beteiligten Funktionen und hilft, Übergaben im Lieferantenwechsel verständlicher und verbindlicher zu gestalten.
Ein weiterer Bestandteil waren erste Ansätze für Automatisierung und KI im Rahmen der weiteren digitalen Transformation. Im Mittelpunkt stand die Frage, wie Prozessautomatisierung und KI an den identifizierten Verbesserungsfeldern ansetzen können.
Die Ergebnisse
Mehr Effizienz, klarere Verantwortlichkeiten und verbesserte Servicequalität
Durch die strukturierte Optimierung konnten die Stadtwerke Kaiserslautern den Lieferantenwechselprozess effizienter aufstellen. Zu den Ergebnissen zählen höhere Effizienz, reduzierte Prozesskosten und eine verbesserte Servicequalität für Key-Account-Kunden.
Für die operative Arbeit entstand eine besser strukturierte Optimierungsagenda. Maßnahmen konnten nach Priorität und Aufwand eingeordnet werden. Das schafft eine belastbarere Grundlage für die weitere Umsetzung und unterstützt die schrittweise Weiterentwicklung des Lieferantenwechselprozesses. Die RACI-Matrix stärkte zudem die Transparenz über Verantwortlichkeiten. Klare Zuständigkeiten erleichtern die Zusammenarbeit und unterstützen die Prozessqualität. Damit verbessert sich auch die Grundlage für einen verlässlicheren Service gegenüber Key-Account-Kunden.
Mit den ersten Automatisierungs- und KI-Ansätzen wurde zusätzlich eine Grundlage für weitere digitale Transformationsinitiativen gelegt. So verbinden die Stadtwerke Kaiserslautern Prozessoptimierung, organisatorische Klarheit und digitale Weiterentwicklung mit dem Ziel, den Lieferantenwechsel weiterzuentwickeln.
