CGI fournit une formation essentielle au personnel du Bureau of Health Services Financing tout en respectant un échéancier serré

« Nous avons pu former nos employés en ligne à un coût minime, au moment opportun et sans perte de contenu. Nous sommes plus que satisfaits de l’expertise et des services dont nous avons bénéficié. Nous avons été particulièrement impressionnés par la coopération absolue fournie par l’équipe CGI. »

Joseph Kospa, M.A., J.D., Codirecteur de secteur, Department of Health and Hospitals de la Louisiane

Le client
Le Bureau of Health Services Financing (Medicaid) du Department of Health and Hospitals (ministère de la Santé et des Services hospitaliers) de la Louisiane est situé à Baton Rouge; ce ministère compte aussi des bureaux dans 48 autres localités de l’État. Le Bureau est responsable de l’administration du régime Medicaid de la Louisiane, le régime public d’assurance-maladie qui rembourse les frais engagés pour la prestation de soins de santé aux familles avec des enfants et personnes âgées ou handicapées à faibles revenus.

Le Bureau désirait se doter d’un site Web de cours complet afin d’assurer la formation des 1 360 membres du personnel du régime Medicaid de la Louisiane concernant les changements apportés au régime pour l’harmoniser à la réglementation découlant du Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA – Loi sur la transférabilité et l’imputabilité des régimes d’assurance-maladie). L’HIPAA, considérée comme la législation relative à l’assurance-maladie la plus complète adoptée en plus de 30 ans, produira un effet considérable sur le mode d’exploitation et les systèmes d’information de la plupart des régimes d’assurance-maladie, des fournisseurs de soins de santé et des chambres de compensation aux États-Unis.

Les organisations touchées par l’HIPAA doivent créer des politiques et des procédures pour se conformer à la réglementation découlant de cette loi. Elles doivent aussi former leur personnel afin qu’ils se conforment à cette réglementation, et documenter la formation fournie à tous les travailleurs affectés par ces changements. CGI a répondu à la demande de propositions du Bureau et a été sélectionnée parmi plusieurs concurrents pour mener à bien ce mandat.

Le défi
CGI a décroché ce contrat en raison de l’expérience acquise lors de mandats antérieurs, de ses tarifs, du matériel et des logiciels formant son robuste environnement de production, et de son expertise en contenu. Cependant, l’entreprise a dû surmonter des défis considérables.

Le ministère de la Santé de la Louisiane, un État essentiellement rural, ne dispose que de capacités limitées en matière d’informatique et de réseautage, et doit composer avec des bureaux disséminés dans l’ensemble du territoire de l’État. Le Bureau of Health Services Financing exigeait que son personnel puisse accéder à une formation individuelle 24 heures par jour et sept jours par semaine. Les employés devaient aussi disposer d’un mode d’accès à des documents de soutien concernant la matière des cours, et pouvoir obtenir un certificat au terme de chaque cours. Enfin, le système mis au point devait permettre de produire des rapports d’administration permettant de suivre la participation en ligne au programme de formation.

Toutefois, le plus grand défi du projet consistait sans doute à assurer la formation de 1 360 utilisateurs en seulement dix jours ouvrables.

La stratégie
Le Centre de formation en soins de santé mis sur pied par CGI tire parti de la vitesse et de l’efficacité du réseau Internet. Ce centre, qui constitue une solution rapide, pratique et économique pour les organisations désirant offrir une formation personnalisée à leurs employés, a été mis à contribution pour répondre aux exigences du Bureau of Health Services Financing.

Les membres de l’équipe CGI et le personnel TI du Bureau ont collaboré étroitement dès les premières étapes du projet. Avant le lancement du programme de formation, les employés du service TI du Bureau ont utilisé le site Web de CGI pour vérifier la compatibilité des installations dans chaque emplacement.

L’équipe de CGI a mis à profit sa compréhension poussée des questions réglementaires, stratégiques, opérationnelles, juridiques et technologiques liées à la mise en œuvre de l’HIPAA. L’équipe a également analysé les politiques, les procédures et les changements structuraux au sein du Bureau, pour identifier les éléments clés devant guider la conception et le développement du programme de formation.

CGI a adapté son produit aux forces et aux contraintes du réseau du Bureau of Health Services Financing pour s’assurer que le site Web du Centre de formation en soins de santé soit accessible de tous les centres de travail, quels que soient la largeur de bande du réseau ou l’âge des ordinateurs utilisés lors des séances de formation.

« Nous avons profité d’une relation de travail très satisfaisante, a souligné Joseph Kopsa, codirecteur du secteur MMIS/HIPAA et chef de la confidentialité au Department of Health and Hospitals. Le personnel de CGI était à l’écoute de nos besoins et a promptement résolu les problèmes ou les questions soulevées au cours de la réalisation du projet. »

La technologie

• Base de données : Oracle
• Système d’exploitation : Unix/Solaris
• Langages/Outils : Perl
• Fournisseur : Presenter Inc. (maintenant WebEx)

Les résultats
La formation de 1 176 utilisateurs (87 %) du Bureau of Health Services Financing a été complétée en deux semaines, tel que planifié. La base de données du Centre de formation en soins de santé de CGI a permis de suivre les progrès de chaque employé et de produire de la documentation en ligne et en temps réel sur la progression de chaque individu, telle que la liste des cours auxquels chaque employé a accédé, qu’il a complété ou réussi. À l’aide du système de formation en ligne mis sur pied par CGI, les employés du Bureau ont été en mesure de télécharger le contenu et les instructions de chaque cours, de compléter des questionnaires de satisfaction et de recevoir par Internet un certificat pour chacun des cours suivis et réussis. Les 13 % d’employés restants ont reçu la formation au cours des semaines suivantes, après leur retour de vacances, de congé personnel, etc. Les employés de l’État de la Louisiane auront accès au site Web pendant trois ans pour revoir la matière des cours et rechercher de l’information.

« Nous avons pu former nos employés en ligne à un coût minime, au moment opportun et sans perte de contenu, a conclu M. Kospa. Nous sommes plus que satisfaits de l’expertise et des services dont nous avons bénéficié. Nous avons été particulièrement impressionnés par la coopération absolue fournie par l’équipe CGI. »