CGI offre les avantages des logiciels QAD aux usines de Hood

« CGI a démontré ses compétences tout au long de la réalisation du projet de conversion. Les processus ont respecté le budget et le délai prévus. Le passage s’est effectué sans embûches. »

Todd Eby, directeur financier, Hood Flexible Packaging Corporation

La mise sur pied du système de gestion d’entreprise MFG/PRO de QAD dans ses établissements nord-américains apporte à Hood bon nombre d’avantages, tant sur le plan technique que sur celui des affaires. CGI était l’associé parfait pour rendre le projet possible en respectant budget et délai.

Hood Flexible Packaging Corporation fabrique des produits d’emballage industriels tels que : pellicule et sacs en plastique, papiers couchés et sacs en papier. La société, dont le siège social se trouve à Burlington en Ontario, emploie environ 900 personnes dans huit usines de fabrication situées à travers le Canada et les États-Unis. Le groupe de compagnies Hood emploie plus de 5 500 personnes dans plus de 60 usines et bureaux à travers l’Amérique du Nord.

Le défi
En 1998, Hood annonce qu’elle souhaite moderniser son système de logiciels de gestion en migrant à l’application MFG/PRO de QAD. Ce grand changement du système de gestion est le seul à avoir été entrepris par la compagnie jusqu’à maintenant. Mentionnons que Hood traite plus de 20 000 commandes par année et le système informatique de QAD permet de gérer toutes ces transactions efficacement en plus d’être l’hôte d’autres fonctions d’affaires.

Suivant les recommandations de QAD, Hood a choisi CGI pour être son fournisseur de services de mise en oeuvre ERP dans huit usines du Canada et des États-Unis. Après l’obtention du contrat, l’équipe de CGI en charge de la gestion du projet, de la consultation en matière d’applications et de la mise en œuvre a constaté l’énorme défi auquel elle faisait face. Premièrement, l’envergure du projet a amené l’équipe de CGI à Calgary, Burlington, Toronto, East Angus et Tayler au Texas en l’espace de 18 mois seulement. Puis, il y avait la transformation des systèmes existants par des systèmes automatisés intégrés en temps réel, exploitable sur le Web et qui prendraient en charge toutes les fonctions d’affaires de Hood. Une fois mis en place, le système de QAD sera un outil pratique pour tous les domaines d’opération de la compagnie. Il assurera une gestion des stocks et une planification de la production plus efficaces, un ordonnancement plus rigoureux, une expédition plus rapide, un service à la clientèle amélioré, une gestion comptable plus sûre et une utilisation optimale de sa capacité.

La réalisation du projet présentait également une panoplie de défis techniques à relever. Dans le cadre de son implantation, toutes les usines devront se servir de la même application ainsi que de la même base de données. Grâce au nouveau système, le siège social de Burlington et les huit usines de fabrication de plastique ou de papier seraient reliés et pourraient ainsi échanger de l’information, des ressources techniques et des fonctions d’affaires. Une base de données commune permettra à la compagnie d’avoir une vue d’ensemble des opérations de chaque usine. De plus, CGI devait préparer une stratégie afin de faciliter l’acceptation du système par les employés.

La stratégie
Environ cinq consultants de CGI ont travaillé sur les aspects techniques, financiers et commerciaux du système. En adoptant la méthodologie « formation des formateurs », l’équipe de CGI a été capable d’assurer le transfert des connaissances et la prise en charge du système par Hood. L’engagement de Hood envers la réussite du projet a été un des facteurs déterminants de la réussite du projet. En effet, il était vu comme la fondation de l’optimisation d’une entreprise florissante.

La préparation des usines a été considérée comme la pierre angulaire de la réussite du projet, sans parler de la formation des cadres supérieurs et la pré planification de l’incorporation des améliorations apportées aux processus et aux opérations. Grâce à l’équipe de CGI, les gestionnaires du projet de Hood ont pu identifier les quatre principaux domaines d’affaires que le projet toucheraient soit les Ventes, les Finances, la Fabrication et les Approvisionnements.

Un cadre de travail structuré s’est établi dès le début du projet et ce, par l’entremise de la formation, de l’entrée de données et de la conversion du pilote. La mise en oeuvre a été planifiée pour chaque usine sur une base mensuelle afin qu’elle coïncide avec la fin des périodes comptables. Monsieur Eby, Conversion Chronicles, confirme :« CGI a mis sur pied un plan efficace qui a pris en considération toutes les phases du changement organisationnel. Leur démarche a été proactive et pratique. Ils ont su nous guider tout au long du processus et ils ont eu réponse à toutes nos questions. »

La technologie

• Environnement HP/Unix
  
  
• Réseau VPN — connexion à un centre de données situé à Burlington en Ontario
  
  
• Base de données : Progress
  
  
• Logiciel de QAD, MFG/PRO, pour ERP, version eB
  
  
• Intelligence d’affaires : COGNOS et HYPERION
  
  
• Communications : Lotus Notes
  
  
• Accès de la clientèle : par Progress Webspeed en temps réel, pour une sécurité accrue, l’information du système est copiée dans un fichier en lecture seule se trouvant à l’extérieur du système. Par l’intermédiaire du courrier électronique, le service à la clientèle de Hood est avisé de tout changement que le client désire effectuer. Le point de mire de Hood dans le cadre de l’accès direct du client est la sécurité, l’efficacité des données et l’ordonnancement.
  
  

Les résultats
La conversion au système de QAD s’est effectuée avec succès en 18 mois, comme prévu. Le système de chaque usine est architecturé autour d’un même serveur et d’une même base de données d’application. Ceci assure un environnement plus uniforme ce qui détermine des coûts moindres, un accès à l’information plus aisé et une manière plus uniforme de gérer les affaires. Grâce à la méthodologie de transfert des connaissances de CGI, les utilisateurs sont maintenant autonomes et le personnel en TI de Hood gère lui-même le système. Selon monsieur Eby, le système de QAD est la meilleure opportunité d’affaires mise à la disposition de la compagnie au cours de cette décennie. Il offre, entre autres, de l’information d’actualité plus précise lors de la prise de décisions tactiques ou stratégiques. Ainsi, à partir de ses bureaux à Burlington, Hood contrôle maintenant la circulation des produit, les machines, l’analyse de la production ou des pertes de chaque usine et l’accès à toutes autres données pertinentes. Comme résultat, depuis 1998 les ventes nettes de Hood ont considérablement augmentées et les usines voient leurs niveaux des stocks et des déchets diminuer.

Le système est également plus avantageux pour le service à la clientèle. Les clients sont en mesure d’accéder à certaines données du système et d’y modifier leurs commandes, replanifier leurs livraisons, vérifier l’état de leur compte et faire un suivi en ligne de leur facturation. Dans le même ordre d’idées, les représentants commerciaux de Hood sur la route peuvent avoir accès au profil des clients en ce qui concerne la facturation, les envois ou les informations sur la commande. Le résultat d’une meilleure collecte de données : Hood peut mieux prévoir et gérer son inventaire. Elle peut également fournir des services de comptabilité plus efficaces et utiliser au maximum les économies réalisées dans les secteurs de la Fabrication, des Ventes et des Approvisionnements. En ce qui a trait à la mise en œuvre, l’équipe de CGI n’a recueilli que des éloges. « CGI a démontré ses compétences tout au long du projet de conversion. Les processus ont respecté le budget et le délai prévus. Le passage s’est effectué sans embûches. »